Preparar y utilizar un informe de antigüedad de cuentas por cobrar

Un informe de antigüedad de las cuentas por cobrar es un informe importante que debe revisarse al menos mensualmente, o con más frecuencia, para asegurarse de que sus clientes lo estén pagando.

¿Qué son las cuentas por cobrar?

Cuentas por cobrar (a veces llamadas "cuentas por cobrar" o "A / R") son aquellas cantidades adeudadas a una compañía por sus clientes. Puede considerarlos como "pagos debido a mi negocio".

Las cuentas por cobrar se consideran un activo comercial porque tienen valor, como el monto total adeudado a su negocio.

Las cuentas por cobrar ocupan un lugar destacado en la lista de activos debido a su capacidad para convertirse en efectivo. Las cuentas por cobrar aparecen en el balance general de la compañía, porque estas cantidades adeudadas se consideran activos. Tan pronto como se paguen, esperamos, se convertirán en efectivo.

Algunas empresas o negocios en efectivo que dependen en gran medida del uso de tarjetas de crédito por parte de los clientes pueden no tener muchas cuentas por cobrar. Pero si tiene un negocio en el que factura a los clientes y les ofrece términos (el pago a lo largo del tiempo, deberá poder ejecutar un informe de antigüedad de A / R que le permite ver lo que le corresponde a cada cliente).

Método de contabilidad y cuentas por cobrar

Si su empresa tiene clientes que no pagan inmediatamente, probablemente esté utilizando el método de contabilidad de acumulación (en lugar de la contabilidad de caja). Este método de contabilidad reconoce ingreso cuando se factura, no cuando se recolecta el dinero. Eso significa que debe pagar impuestos en función de los ingresos que posiblemente no haya recibido.

El proceso de recaudación de dinero de los clientes en este tipo de negocios comienza con una factura - una factura a un cliente. La factura indica el monto adeudado y el vencimiento, incluidas las condiciones de pago. Las condiciones de pago a veces incluyen un descuento por pronto pago.

informe de cuentas por cobrar se basa en el monto y los términos establecidos en la factura para ese cliente.

¿Qué es un Informe de envejecimiento de cuentas por cobrar?

Envejecimiento de Cuentas por Cobrar (a veces llamado conciliación de cuentas por cobrar) es un proceso de categorización de todos los montos adeudados por todos los clientes, incluyendo el tiempo que los montos han estado pendientes (sin pagar), por lo tanto usted considerando su edad, o "envejeciendo" esta información. Las categorías estándar para este tipo de informe son:

• Actual - con vencimiento inmediato
• 1 - 30 días - con vencimiento dentro de los próximos 30 días
• 31-60 días - un mes vencido
• 61 - 90 días - dos meses de retraso
• 91 y más: más de dos meses de retraso

Si un cliente tiene varias facturas incurridas en diferentes momentos, el informe mostrará cuánto se debe y en qué momento. Por ejemplo, para Jim Jones:

• $ 230 30 días
• $ 120 60 días
• $ 390 Más de 90 días.

El objetivo de este vencimiento de cuentas por cobrar es mostrarle al propietario de la empresa qué deudas deben tratarse con más urgencia porque han estado vencidas por más tiempo.

El informe de antigüedad de cuentas por cobrar es un informe estándar proporcionado con todos los programas de software de contabilidad empresarial, incluidos los sistemas en línea.

¿Por qué es tan importante un Informe de antigüedad de cuentas por cobrar?

La regla n. ° 1 en la recolección de deudas es: "Mientras más se adeude una deuda, es menos probable que usted pueda cobrarla". Por lo tanto, conocer sus clientes y sus deudas es vital para obtener de ellos.

Una de sus herramientas de cobro de deudas más importantes es un informe de vencimiento de cuentas por cobrar.

¿Cómo leo y uso un informe de envejecimiento de A / R?

Leer un informe de antigüedad de cuentas por cobrar recordando la Regla # 1 de Cobros / Aquí hay algunas pautas a considerar al leer un informe de antigüedad de a / r:

Primero, observe t las mayores cantidades de dinero que todos deben clientes. ¿Estas cantidades son actuales? ¿Son 30 días? ¿O estas facturas han sido pendientes por 120 días o más? Trabajando según el principio 80/20, perseguir a los delincuentes más grandes (usando su sistema de gestión de colecciones, por supuesto) le reportará el mayor rendimiento. Determine cómo manejará cada una de estas facturas grandes, redactará un plan y hará que su administrador de cuentas por cobrar comience a funcionar.

A continuación, observe las facturas que vencían desde hace mucho tiempo. Determine si está listo para llevar a este cliente al siguiente paso del proceso de cobranza: agencia de cobros o tribunal de reclamos menores.

¿O crees que esta factura no es pagadera?

Finalmente, use su sistema de cobros para determinar cómo contactará a todos los clientes con facturas con 30 días de retraso o más. Deje que el sistema lo guíe, pero no dude en hacer excepciones. Por ejemplo, es posible que sepa que la esposa de un cliente tiene cáncer terminal, y puede decidir no llevar a esa persona a los tribunales. Es tu compañía; tienes que decidir

También podría querer calcular una razón de análisis comercial llamada "período de cobro promedio". Este cálculo muestra el número de días que, en promedio, se tarda en cobrar las ventas de su negocio. Con el tiempo, puede ver si esta relación aumenta (tarda más tiempo en cobrar).

Si trabaja para mejorar su tasa de cobranza, utilizando el informe de antigüedad de las cuentas por cobrar y otras herramientas de análisis financiero, como el período promedio de cobranza, puede mejorar los pagos y tener más dinero en efectivo en su negocio.

En conclusión, puede usar un informe de antigüedad de cuentas por cobrar para tomar decisiones sobre los próximos pasos para todos los clientes que le deben dinero. Use el proceso de cobros que configuró y siempre recuerde la Regla # 1.

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