Cuentas por cobrar en el balance general

Las cuentas por cobrar, que a veces se reducen a solo "cuentas por cobrar", representan el dinero que sus clientes deben a una empresa por los productos o servicios que ha entregado pero que aún no han recibido el pago . La naturaleza del saldo de las cuentas por cobrar de una empresa depende en gran medida del sector y la industria en la que opera, así como de las políticas de crédito que la administración ha establecido.

Cómo se registran las cuentas por cobrar en el balance general

La mejor manera de ayudarlo a comprender las cuentas por cobrar es guiarlo a través de cómo se vería una transacción típica para que pueda ver cómo termina en el balance general En aras de la claridad, voy a simplificar un poco el proceso: en las empresas estadounidenses modernas las cosas se resuelven electrónicamente y con más controles, pero los principios básicos son los mismos, de modo que se obtiene una visión general sólida de cómo encajan las piezas .

Imagine que Wal-Mart quiere encargar un nuevo conjunto de Harry Potter en edición especial del editor, que se lanzará exclusivamente en sus tiendas. Negocia una ejecución de 50,000 unidades que no estará disponible en ningún otro lado; ilustraciones personalizadas, enlaces únicos, autógrafos, marcadores de edición limitada, las obras. Los libros se imprimen y el embalaje final se monta y el editor le cobrará a Wal-Mart $ 30 por conjunto.

Wal-Mart venderá los conjuntos a $ 90 cada uno a sus clientes.

Cuando el editor envía las 50,000 unidades a Wal-Mart, incluirá una factura por $ 1, 500, 000. Ese es el dinero que se debe al editor (50, 000 x $ 30 = $ 1, 500, 000). Wal-Mart tiene físicamente los libros, pero el editor no ha sido pagado a pesar de que tiene derecho legal a su dinero.

Los $ 1, 500, 000 figuran en el balance del editor como cuentas por cobrar. Se asienta en el balance de Wal-Mart como un activo de inventario y un pasivo por pagar.

Términos de cuentas por cobrar

Generalmente, una compañía que vende un producto a crédito establece un plazo para sus cuentas por cobrar. El término es el número de días que los clientes deben pagar su factura antes de que se les cobre una multa o, alternativamente, el saldo de las cuentas por cobrar se transfiere a una agencia de cobro o la empresa demanda a la persona o institución que le debe dinero, buscando alivio de un tribunal mediante la toma de activos.

Hay una serie de términos de cuentas por cobrar habituales. Normalmente, estos se expresarán como "Net 10", "Net 15", "Net 30", "Net 60" o "Net 90"; los números se refieren al número de días en que se espera que se pague la totalidad del importe neto (por ejemplo, Net 10 significa que tiene diez días desde el momento de la factura para pagar su saldo).Para liberar el flujo de efectivo y aumentar la velocidad a la que puede acceder a los fondos, muchas compañías ofrecerán un descuento por pronto pago en los saldos de cuentas por cobrar a más largo plazo con la esperanza de que sus clientes les paguen antes. Por lo general, es en el mejor interés del cliente hacerlo porque el descuento funciona a una tasa de crecimiento anual compuesto muy superior a lo que podría ganar en otro lugar.

Si bien tener muchas cuentas por cobrar en el balance general es bueno, ¿quién no quiere un torrente de dinero en efectivo futuro que viene en camino? - Puede traer problemas graves a un negocio si no se maneja con prudencia. ¿Qué pasa si Wal-Mart quiebra o simplemente no paga al editor? El editor se vería obligado a anotar el saldo de las cuentas por cobrar en su balance en $ 1. 5 millones. Esto podría ser devastador. Mire de cerca el libro de cuentas por cobrar de una empresa. ¿Está bien diversificado? Demasiada concentración: un cliente o cliente que representa más del cinco o el diez por ciento de las cuentas por pagar puede ser motivo de preocupación.

Normalmente, las empresas crean algo llamado reserva para prepararse para situaciones como esta. Las reservas son cargos contables específicos que reducen las ganancias cada año, con el objetivo de aproximar las pérdidas anticipadas.

(Refleje su conocimiento sobre el superávit de capital y las reservas en el balance). Si las reservas son inadecuadas o deben aumentarse, es necesario realizar cargos adicionales en el estado de resultados. Las reservas se utilizan para todo tipo de entradas contables, que van desde las expectativas de devolución de la garantía a las disposiciones de préstamos incobrables en los bancos.

Algunas empresas no requieren cuentas por cobrar

Hay algunas empresas que cobran por adelantado. En este caso, la empresa no registra una cuenta por cobrar, sino que ingresa un pasivo conocido como ingreso no devengado o ingresos prepagos. A medida que se gana el dinero, ya sea enviando productos, progresando durante todo el proceso de fabricación (cuando se utiliza el método del "porcentaje de finalización") o el paso del tiempo, se transfiere de los ingresos no ganados a los ingresos, reduciendo la responsabilidad y aumentando el ventas.

Una buena ilustración de esto es la industria de gestión de activos. Los clientes a menudo tienen las tarifas pagadas a un Asesor de Inversiones Registrado facturadas trimestralmente, por adelantado. La compañía asesora recibe el efectivo pero, en realidad, no ha obtenido ese efectivo en todo o en parte, a menos que exista una disposición que exija, por ejemplo, una notificación por escrito con treinta días de anticipación, en cuyo caso se hubiera ganado inmediatamente el primer 1/3 de los ingresos prepagos trimestrales. Cada día hábil que pasa, se gana un cierto porcentaje de tarifas y no son reembolsables. Una empresa de gestión de activos que optó por cobrar atrasos, por otro lado, tendría temporalmente un saldo de cuentas por cobrar en su balance general, por lo general por uno o dos días ya que las tarifas se deducen de las cuentas de custodia del cliente en la mayoría de los casos.