Facilite la presentación de declaraciones de impuestos con estos Consejos de conservación de registros

Cuando llega la hora de pagar impuestos, ¿cava frenéticamente entre montones de papeles buscando la documentación que necesita para preparar sus declaraciones de impuestos? ¿No está seguro de qué registros debe conservar y cuáles puede tirar con seguridad? ¿Por qué no hacer su vida más fácil y asegurarse de no perder ninguna deducción organizando su sistema de mantenimiento de registros a principios de año y manteniéndolo actualizado? Así es cómo.

Por qué debería mantener registros

Con gran parte de la vida financiera de todos en línea o en forma electrónica, es mucho menos probable que las personas mantengan todos sus registros relevantes en un solo lugar. Eso no quiere decir que la estrategia de mantenimiento de registros que adopte no pueda ser electrónica, simplemente significa que debe organizarse y mantener todo lo que necesita en un lugar seguro. Si mantiene registros en papel, invierta en una caja fuerte a prueba de agua y fuego. Tal vez considere guardar copias múltiples en diferentes lugares. Si decide pasar a la tecnología digital, tendrá que escanear esos registros que tiene impresos, pero lo más importante es asegurarse de mantener los archivos seguros y tener una copia de seguridad.

No solo tener registros organizados hace que sea más fácil y menos frustrante presentar su declaración de impuestos, sino que también garantiza que puede aprovechar cada deducción o crédito fiscal para el que es elegible. Lo más importante es que mantener registros también le permite explicar un artículo en su declaración que el Servicio de Rentas Internas (IRS) podría cuestionar en una auditoría.

En pocas palabras, mantener registros precisos puede obtener todos los beneficios impositivos para los que es elegible y evitar que tenga que pagar impuestos y multas adicionales por los elementos no comprobados.

Registros que debe conservar

Su chequera, su software de presupuesto personal o las herramientas de banca en línea pueden ayudarlo a recordar los ingresos y gastos que deberían declararse en su declaración de impuestos, pero el talonario de cheques o el software no están disponibles. No hay suficiente documentación para demostrar la deducibilidad de un gasto.

Además del comprobante de pago (cheques cancelados, recibos de tarjetas de crédito, etc.), también necesita facturas, recibos, comprobantes de venta u otra documentación escrita que describa exactamente lo que pagó. Las deducciones que debe documentar pueden incluir pensión alimenticia, contribuciones caritativas, intereses hipotecarios, gastos de cuidado infantil e impuestos sobre bienes inmuebles. Si realiza pagos en efectivo, obtenga un recibo fechado y firmado que muestre el monto total y una descripción detallada de lo que se compró.

Para demostrar que reclamó correctamente los ingresos de inversiones tales como acciones, bonos y fondos mutuos, necesita poder determinar su base y si tiene una ganancia o pérdida al vender.Sus registros deben mostrar el precio de compra, el precio de venta y las comisiones, los dividendos recibidos en efectivo o reinvertidos, las divisiones de acciones, los cargos por carga y el descuento de emisión original (OID). Una hoja de cálculo de Excel es una gran manera de rastrear esta información, pero incluso una declaración de su corredor o asesor financiero o un cronograma escrito a mano servirá.

Si tiene gastos deducibles retenidos de su cheque de pago, como cuotas sindicales, primas de seguro médico o contribuciones 401 (k), asegúrese de conservar sus talones de pago como comprobante de pago.

¿Aún no estás seguro de a qué debes aferrarte? Estos son algunos de los registros específicos más comunes que debe conservar:

• Formulario W-2 y 1099
• Estados de cuenta bancarios
• Declaraciones de corretaje y fondos mutuos
• Formulario K-1 (para sociedades)
• Ventas recibos
• Facturas
• Recibos de tarjetas de crédito
• Cheques cancelados u otro comprobante de pago
• Contratos de compraventa, declaraciones de cierre y registros de seguros

Por cuánto tiempo debe mantener registros

Aunque legalmente solo se le exige mantener registros impositivos durante tres años a partir de la fecha en que presentó la declaración del impuesto sobre la renta relacionada, debe conservar una copia de sus declaraciones impositivas reales, W-2s, 1099s, etc., indefinidamente. El IRS destruye las declaraciones de impuestos originales después de tres años, y usted o sus herederos pueden necesitar información de los retornos en algún momento, o eventualmente tendrá que demostrar sus ganancias para fines de la Seguridad Social.