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La evaluación de propuestas para el proceso de selección de proveedores para proyectos y productos más pequeños será relativamente sencilla. Para proyectos más grandes, partes complejas o servicios multifacéticos, la evaluación de propuestas y llegar a un consenso será más complicado. El objetivo principal de esta fase es minimizar las emociones humanas y el posicionamiento político para llegar a una decisión que sea lo mejor para la compañía.
Sea minucioso en su investigación, solicite información de todas las partes interesadas y utilice la siguiente metodología para llevar al equipo a una decisión de selección de proveedor unificada.
1. Revisión preliminar de todas las propuestas de proveedores
Antes de que el equipo de selección de proveedores inicie su proceso de evaluación y selección, todas las propuestas deben revisarse para verificar su integridad y claridad. Cualquier omisión y ambigüedad obvias deben ser aclaradas por el proveedor que envía. Esto asegurará que el proceso de evaluación y selección, una vez que haya comenzado, será completo y eficiente.
2. Registre los requisitos comerciales y los requisitos del proveedor
En una hoja de cálculo, enumere los requisitos del negocio y luego los requisitos del proveedor que se compilaron en el primer paso, Analizar requisitos empresariales. Una lista exhaustiva y detallada de todos los requisitos es esencial para llegar a una decisión justa y equitativa.
3. Asignar valor de importancia para cada requisito
Para cada uno de los requisitos, asigne un "valor de importancia" usando una escala del uno al diez; donde 1 es extremadamente poco importante y 10 es extremadamente importante.
Si el equipo de selección de proveedores no puede ponerse de acuerdo sobre un valor de importancia, entonces acumule el valor individual de cada uno y calcule un "promedio" entre todos los miembros. Si un miembro del equipo siente que no están calificados para emitir una opinión sobre un determinado requisito, pueden abstenerse de presentar un valor. Use la puntuación promedio de todos los valores enviados del equipo como valor de importancia para ese requisito.
Si un requisito es dicotómico hasta el punto en el que desea eliminar al proveedor de inmediato si no puede cumplir con el requisito, marque ese requisito como "Aprobar / Fallar". Por ejemplo, si su aseguradora requiere que todos los contratistas externos que realizan trabajos en áreas protegidas estén "vinculados y asegurados", cualquier proveedor que no cumpla con este requisito será inmediatamente eliminado de una mayor consideración.
4. Asignar un valor de rendimiento para cada requisito
Este paso puede ser el más largo y el más prolongado de todo el proceso de selección de proveedores. El equipo deberá asignar un "valor de rendimiento" que crean que cada proveedor cumple con cada uno de los requisitos. Para proyectos más grandes, es posible que deba otorgar tiempo a cada miembro del equipo para evaluar cada propuesta a fin de obtener un puntaje de desempeño para cada objetivo.
Una vez más, si el equipo no puede ponerse de acuerdo sobre un valor de rendimiento, entonces acumule el valor individual de cada uno y calcule un "promedio" entre todos los miembros. Si un miembro del equipo siente que no están calificados para emitir una opinión sobre un determinado requisito, pueden abstenerse de presentar un valor. Use la puntuación promedio de todos los valores enviados del equipo como el valor de rendimiento para ese requisito para ese proveedor individual.
Si se indica que un requisito es "aprobado / reprobado" y el equipo acepta que el proveedor individual no cumplió con el requisito, ese proveedor puede ser inmediatamente retirado de una consideración posterior.
5. Calcule un puntaje de rendimiento total
Ahora que tiene un "valor de importancia" para cada requisito y un "puntaje de rendimiento" para cada proveedor en cada requisito, puede calcular un puntaje de rendimiento total para cada proveedor. Calcule el puntaje de Desempeño Total al multiplicar el Valor de Importancia individual por el Valor de Desempeño del proveedor. Sume la suma de todos los puntajes de desempeño de un proveedor individual para llegar a un puntaje de desempeño total para el proveedor.
6. Seleccione un vendedor ganador
El puntaje total de desempeño no pretende ser un valor absoluto de determinación de la propuesta de un proveedor. Se debe utilizar como una guía para resaltar las diferencias entre los proveedores y provocar una discusión significativa entre los miembros del equipo.
Las propuestas que cayeron órdenes de magnitud por debajo de los corredores delanteros pueden eliminarse si el equipo está de acuerdo.
Siguiente paso: negociación de contrato
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