Elegir el software de administración de donantes para su organización sin fines de lucro

Siempre llega el momento en que el software de administración de donantes de su organización sin fines de lucro debe actualizarse o reemplazarse por completo.

¿Cuándo sabes cuándo ha llegado ese momento, y luego qué haces? Varias profesionales sin fines de lucro dieron estas respuestas cuando les pedí que completaran esta oración: "Sabía que era hora de obtener un nuevo sistema de gestión de donantes cuando …"

• cuando el que teníamos no podía informar los datos de la forma en que necesario.

• cuando el perro se comió mis tarjetas de índice.
• cuando quería saber cosas sobre mis donantes, y me llevó una cantidad absurda de tiempo encontrar la respuesta.
• cuando el último "sistema" lo dejó en su cabeza.
• cuando se retiraba la única persona que tenía una pista sobre cómo usar el sistema (una antigua base de datos de Access).
• cuando la computadora de un voluntario se colgó y perdimos todo.

¿Estas razones son ciertas para tu organización sin fines de lucro?

Decidir que necesita un nuevo sistema es, sin embargo, la parte fácil. Existe un mundo de información confusa sobre sistemas que compiten por ahí, y no es una manera fácil de ponerlo todo junto.

Pasé a los "Informes del consumidor" de tecnología sin fines de lucro para encontrar las respuestas. Idealware es una organización sin fines de lucro que ayuda a otras organizaciones sin fines de lucro a tomar decisiones inteligentes sobre software al realizar una investigación imparcial y luego traducirla a informes, artículos y capacitación fáciles de comprender.

Andrea Berry, Directora de Alianzas y Aprendizaje en Idealware, acordó hablar conmigo sobre cómo debería una organización elegir un nuevo sistema de gestión de donantes.

Estos son los pasos que sugirió Berry:

Averiguar si realmente necesita un nuevo sistema.

Berry dice que empiece evaluando por qué no le gusta su sistema. El problema puede no ser lo que piensas, y no es fácil cambiar. Se necesita tiempo, esfuerzo y dinero.

Berry dijo: "No hay ningún sistema milagroso, así que asegúrese de que su sistema actual sea realmente inadecuado.

Por ejemplo, puede que necesite aprender más sobre el sistema que tiene, en lugar de cambiarlo por completo. a un nuevo sistema. "

Determine cuál es realmente el problema. Podría ser uno de los siguientes?

• Necesitas más entrenamiento. Tal vez su sistema actual tenga características que no entiende o no sabe cómo usar. Pregúntele a su proveedor si hay opciones de capacitación que puede aprovechar.
• Necesitas más ayuda. ¿Cuáles son las opciones de soporte para su sistema actual? ¿Hay ayuda disponible y asequible? ¿El vendedor entiende sus problemas y trata de ayudar, o le hablan a usted? ¿Tienen una solución para su problema particular?
• No comprende todas las capacidades de su sistema actual. ¿De verdad sabes con certeza que no hace lo que quieres? ¿Hay documentación accesible?Algunos proveedores están trabajando arduamente para proporcionar más ayuda, como videos, foros donde puedes hacer preguntas y documentación escrita para personas que no son tecnológicas
• Tu sistema es demasiado débil o demasiado robusto. Ajustar correctamente un sistema a su proceso y su presupuesto es importante.
• Su sistema es demasiado caro. ¿Pagas por más funcionalidades de las que necesitas? Berry dice: "Cuando hable con un proveedor, recuerde que esta es una venta … la naturaleza es 'vender.' Entender sus necesidades lo ayudará a no distraerse con el 'síndrome de objetos brillantes'".
• Su sistema es fuera de plazo. Quizás le falten nuevas características. Debe ser actualizado regularmente, por usted o por el proveedor. La mayoría de los sistemas en línea se actualizan regularmente. Solo tenga en cuenta cómo su sistema se mantiene actualizado.
• Su sistema ya no es compatible con el proveedor. Berry dice que esto no es común, pero sucede, especialmente si un vendedor más pequeño es comprado por uno más grande.

Idealware proporciona un libro de trabajo, ¿Necesita un nuevo sistema de gestión de donantes? eso lo ayudará a guiarlo a través de este proceso de autoevaluación.

Identifique un equipo de partes interesadas.

Entonces tomó la decisión de cambiar. ¿Lo que sigue?

Berry dijo: "Lo que vemos todo el tiempo es que el director de desarrollo decide obtener un nuevo sistema, pero no consulta con el departamento de marketing, el director ejecutivo o el coordinador de voluntarios, todos los cuales usarán el sistema. "

Es una buena idea consultar a todos los que van a usar el sistema. Cuando piense en las características que necesita, deje que todos tengan algo que decir. Asegúrese de que estén representados todos los que usarán o se verán afectados por el sistema.

Comprenda sus procesos actuales.

Haga una lista detallada de sus procesos de recaudación de fondos. Luego estandarícelos. Evalúa todo lo que haces con tus bases de datos. Pregunta por qué lo hacemos de esta manera? ¿Tenemos que seguir haciendo las cosas de esa manera?

Berry dijo: "La estandarización le da flexibilidad para elegir un sistema … los sistemas menos costosos no ofrecen una gran flexibilidad, por lo que cuanto menos 'rarezas' mejor. Busque las mejores prácticas en el campo y evite por completo procedimientos únicos. "

Elimine las redundancias antes de invertir. ¿Cuántas veces ingresas una dirección, por ejemplo … lo necesitas? No lleve a cabo tácticas extravagantes que han proliferado a lo largo de los años.

Prioriza una lista de deseos de características.

Reúna a todos los que usarán el sistema o quienes recibirán informes al respecto. Haga una lluvia de ideas sobre todo lo que pueda desear, y luego clasifique estas características. Determine lo que absolutamente necesita, sin el cual el sistema es inútil. Hacer esto primero evitará que se desplace a un nivel de complejidad que podría arruinar su presupuesto.

Berry recomienda crear una lista de tres niveles:

• ¿Qué necesita o de lo contrario el sistema es inútil?
• ¿Qué sería bueno tener pero no es un factor decisivo?
• ¿Qué te gustaría si el dinero no fuera una opción?

Esta es una continuación de "Cómo elegir el software de administración de donantes para su organización sin fines de lucro"."¿Cómo sabe cuándo necesita un nuevo software de administración de donantes y cómo elige el sistema adecuado para su organización sin fines de lucro?

Haga su investigación.

Use Idealware. Han realizado la investigación básica por usted. redujo el campo, eligió sistemas que son sistemas dedicados de administración de donantes, y luego sacó los diez mejores sistemas y proporcionó una lista de características.

Consulte la Guía del consumidor de bajo costo Donor Management Systems.

Utilizando el informe, haga una breve lista de tres o cuatro sistemas viables.

Programe demostraciones de proveedores.

Algunos proveedores se acercarán a usted, o puede acudir a ellos. Pero muchas demostraciones son en línea donde puede usar una herramienta de intercambio web o descargar una versión de prueba.

Asegúrese de usar ejemplos reales para ver cómo funcionará cada sistema para sus necesidades. Una gran ayuda son los seis consejos de Idealware para navegar por la demostración de proveedor.

Clasifique los sistemas en función de su lista de deseos: necesidades extravagantes vs. centrales y de alto costo versus asequibles, y elija la sistema correcto para usted

Es posible que pueda comprar su nuevo sistema con una tarjeta de crédito en línea, pero los sistemas más grandes pueden tener un contrato que debe procesarse y firmarse.

Berry dijo: "A veces puede comenzar a usar su nuevo sistema de inmediato, mientras que otros sistemas necesitan ser personalizados. DonorPerfect Online es bien conocido por personalizar un sistema antes de comenzar, mientras que otros sistemas, como GiftWorks, son fáciles de usar. desde el principio.

Algunos sistemas crearán la necesidad de contratar a un consultor para que se establezca. "

Berry también sugiere estos artículos en el sitio Idealware:

• Cuatro principios en la elección de un sistema de administración de donantes > Diez errores comunes en la selección de bases de datos de donantes