¿Con qué frecuencia debe su organización sin fines de lucro agradecer a los donantes mensuales?

La gente a menudo me pregunta: ¿es importante agradecer a un donante recurrente todos los meses? La respuesta depende de cómo dieron en primer lugar.

Cuando la donación mensual se realiza a través de métodos fuera de línea.

Cuando alguien se convierte en un donante recurrente fuera de línea , por ejemplo, a través de correo directo, telemercadeo, cara a cara o TV, siempre recomiendo enviar una carta de agradecimiento inmediata por correo postal. Pero, después de ese primer contacto, no envíe otro agradecimiento todos los meses.

Eso es demasiado y probablemente convertirá a tu donante de amor en molestia.

Además, cuesta dinero enviar un mensaje de agradecimiento por correo postal, lo que frustra el propósito de que alguien se una como donante recurrente. Sin embargo, usted debería enviar un recibo de impuestos en enero de todos sus obsequios , así que lo tienen para sus registros y, por supuesto, siempre debe agradecerles a los donantes mensuales en su carta de apelación anual, reconociéndolos como especiales.

Recibos de donantes mensuales en línea: hágalos personales y especiales

Para los donantes mensuales de tarjetas de crédito en línea, un correo electrónico de agradecimiento generalmente se genera automáticamente cada vez que se realiza la donación.

Aunque su donante en línea reciba un recibo por correo electrónico, envíe una carta de correo postal para agradecerle por unirse a su programa mensual de donaciones. Los donantes en línea aprecian tener una carta enviada por correo tanto como cualquier otra persona. Y, además, ese correo electrónico podría no ser visto. Además, envíe el recibo de impuestos de fin de año por correo postal (y correo electrónico) en enero .

Ahora, es probable que se emita un recibo por correo electrónico cada mes cuando se realiza la contribución del donante. Pero no solo envíe el mismo recibo una y otra vez. Haga un esfuerzo extra y programe diferentes recibos de agradecimiento.

Si programar 12 recibos diferentes es demasiado, al menos programe seis y luego alternarlos.

Ciertamente no hará que estos donantes se sientan especiales si sigue enviando el mismo recibo estándar mes tras mes. Además, apenas se registrarán con sus donantes. Es posible que no sientan que han sido agradecidos en absoluto. Un recibo ciertamente no es un agradecimiento.

Aunque me gusta mucho PayPal y Network for Good por su facilidad de uso para los donantes mensuales, sus recibos por correo electrónico son bastante aburridos. En las versiones "off the shelf" de estos servicios, es posible que ni siquiera pueda cambiar los mensajes.

Aquí hay un ejemplo de un recibo por correo electrónico de PayPal, solo para expresar mi punto:

PayPal

Envió un pago automático

Hola e waasdorp,

Envió un pago automático a Marstons Mills Public Library, Inc. Aquí están los detalles:

Monto: $ 5. 00

Para: Marston Mills Public Library, Inc

Para:

URL del servicio al cliente: // www.xxxxx

Correo electrónico de servicio al cliente: smartn @ xxxxxx. org

Teléfono de atención al cliente: xxx-xxx-xxxx

Detalles de pago automático:

Piense cuidadosamente antes de confiar en su programa de donaciones mensual a un procesador de terceros. Cuando sea posible, compre los planes premium para que pueda controlar sus mensajes. Si no puedes hacer eso, sigue estas sugerencias.

Cómo hacer una mejor impresión

Hay una solución simple que no requiere mucho tiempo ni recursos adicionales, y VOLVERÁ a hacer una gran diferencia para el donante mensual que está intentando para mantener y actualizar a niveles de contribución más altos.

Ya debería haber codificado estos donantes mensuales en su lista de correo electrónico o software de CRM como un segmento particular. Si no, ¡comienza a hacer esto lo antes posible! Te beneficiarás a corto y largo plazo.

Aquí hay una recomendación simple para abordar el problema de los recibos mensuales de donantes que no toma demasiado tiempo:

1. Cree una variación única de su boletín electrónico para incluir un agradecimiento a su donante mensual.

Confío en que está enviando un boletín informativo por correo electrónico o un mensaje a sus donantes al menos una vez al mes. Si es así, recomiendo crear una pequeña variación de la introducción del correo electrónico que dice:

Gracias por ser un gran miembro del Círculo de Amigos ( escriba el nombre de su grupo de donaciones mensual ). Usted hace una diferencia para las muchas personas (animales), etc. que atendemos ( complete los detalles) … Gracias a usted podemos tener los fondos para … ( complete los detalles )

Luego proceda con el resto de su boletín informativo. No repita el monto y la fecha de su obsequio en este correo electrónico , sino enfóquese en el hecho de que son un donante tan leal a su organización, ¡y son realmente ESPECIALES! Debería poder hacer esto en las primeras líneas de su boletín informativo por correo electrónico.

De esta manera, le da a su donante mensual ese "sentimiento especial". "No es mucho trabajo adicional de su parte, y también es menos importante a la hora del mes en que envía ese correo electrónico.

Le acaba de decir a su donante mensual cuán especial es para su organización y la diferencia que hacen sus donaciones. Y, si recibe comentarios y testimonios de sus donantes mensuales, no tenga miedo de usarlos. A las personas les encanta escuchar a otros donantes que confirman que tomaron la decisión correcta de unirse a su programa de donaciones mensual.

2. Enviar al menos cuatro correos electrónicos especiales gracias.

Si todavía no está enviando un boletín informativo por correo electrónico regular, le recomiendo que haga por lo menos cuatro correos electrónicos de agradecimiento diferentes a sus donantes mensuales durante el año. Recuerde que el recibo mensual apenas se notará.

Pero es probable que sus donantes mensuales le presten atención a estos agradecimientos especiales. No tienen que ser muy largos o elaborados, solo personales y apreciativos. Muchas organizaciones tienden a cambiar sus cartas de agradecimiento una vez por trimestre, dependiendo de su calendario anual de fondos, así que simplemente haga una variación simple de correo electrónico, y trabaje en una referencia a ser un donante mensual.

Estoy totalmente a favor de mantener las cosas simples y manejables, así que trate de usar lo que ya tiene en su lugar y haga pequeños ajustes para acomodar a sus donantes mensuales. Es muy importante tratar a este grupo particular súper especial. Continuará beneficiándose de estos donantes, mes tras mes, durante muchos años más.

Erica Waasdorp es mi recurso habitual siempre que tengo una pregunta sobre donaciones mensuales. Ella es la autora de Monthly Giving: The Sleeping Giant.