Conceptos básicos para generar un presupuesto de evento

Como planificador de eventos, permanecer dentro del presupuesto de su cliente es clave. Y para hacer eso, necesita un presupuesto detallado para eventos en el que usted y su cliente estén de acuerdo.

Ya sea que sea nuevo en la planificación de eventos o un profesional con experiencia, mantener un presupuesto para eventos lo ayudará a mantenerse organizado y preparado para cualquier consulta con el cliente, y lo ayudará a evitar sobrepasar el presupuesto.

Para un evento básico, como un seminario o una cena, Excel u otros programas de hoja de cálculo pueden ser útiles.

Enumere las siguientes cuatro categorías en la parte superior:

• Artículo
• Gasto proyectado
• Gasto real
• Detalles

Luego, clasifique y rastree los artículos del gasto.

Administrar un presupuesto de evento

1. Hacer un seguimiento de los costos de alquiler del sitio. Al planear el evento en sí y al reunirse con el gerente de ventas de su sede, haga un seguimiento de todas las tarifas de alquiler proyectadas para el evento y el espacio funcional, el servicio de limpieza, el manejo de equipaje y los gastos relacionados.

2. Estimar los costos de catering. Esto incluye todos los cargos por comida y bebida, incluidos propinas y propinas, que pueden representar hasta un 30%.

3. Documentar los gastos de transporte. Esto incluye transbordadores, entrenadores, transferencias de eventos y cualquier gasto relacionado.

4. Agregue gastos de decoración. La mayoría de los eventos incluyen gastos de decoración, como centros de mesa, florales, alquiler de tiendas, etc. Aquí es donde enumera esos costos.

5. Documentar las tarifas de entretenimiento y equipamiento. Los gastos comunes en esta categoría incluyen el equipo de A / V, pero también es un buen lugar para hacer una lista de honorarios para los oradores o si está contratando animadores.

6. Resume los cargos de impresión. Varios cargos de artículos pequeños en realidad se combinan para hacer una línea de gasto más grande. Estos incluyen invitaciones, insignias de nombre, folletos de programas, señalización de eventos y pancartas.

7. Artículo de línea para regalos. Un consejo común es nunca permitir que un invitado se vaya con las manos vacías. Entonces, sea cual sea el obsequio o los obsequios que brinde, haga un seguimiento del costo por separado; se sorprendería de cuánto pueden costar estos artículos.

8. Identificar gastos de actividades. Si su evento incluye actividades como golf, tenis, spa, rafting, ciclismo u otras actividades, querrá saber el costo de estas tarifas por separado. Considere resumir el costo total en su hoja de cálculo y adjuntar un desglose.

9. Publique otros gastos. Si un gasto no corresponde a ninguna de las categorías anteriores, enumérelas aquí como un gasto misceláneo.

10. Otórguese una categoría de fondo de contingencia. Dependiendo del tamaño o la complejidad de un evento, es posible que desee darse hasta aquí hasta un 20% del presupuesto del evento. A pesar de la mejor planificación, los cargos van a exceder los planes proyectados con gastos que nunca se tienen en cuenta. Esto evitará que revises el presupuesto cada vez.

11. Resume los gastos proyectados. A medida que construyes tu programa de eventos, tendrás una buena proyección de los gastos totales. Esta es la información que compartirás con el cliente del evento para asegurarte de que conocen el presupuesto del evento para que no haya sorpresas más adelante.

12. Resume los gastos reales. Esto sucede después de que el evento ha concluido. Subtotal las facturas en las 10 categorías anteriores y documente el presupuesto real. Si es extremadamente favorable, identifique los ahorros en el presupuesto real frente al presupuesto proyectado, lo que demuestra el valor que aportó al puesto.