¿Cuánto inventario debería tener mi pequeña empresa?

La respuesta a la pregunta, "¿Cuánto inventario debería tener mi pequeña empresa?" es simple: suficiente, pero no demasiado.

Debe tener suficiente inventario para cubrir la demanda de sus clientes, pero no demasiado para que el costo de ese inventario perjudique financieramente a su pequeña empresa.

Entonces, hay un número por el que quieres golpear. El trabajo de su cadena de suministro optimizada es encontrar ese número usando datos que son imprecisos y en ocasiones muy inexactos.

Piense en sus líderes de la cadena de suministro como Indiana Jones y su objetivo de inventario como el Arca Perdida. Sus líderes de la cadena de suministro están tratando de encontrar el Arca Perdida y lo único que saben es que podría estar en algún lugar de África . Así es exactamente la cadena de suministro heroica.

¿Cómo se llega a ese número? ¿Ese objetivo de inventario es suficiente, pero no demasiado? Hay varios controladores que pueden ayudarlo a llegar:

• Gestión de la demanda del cliente
• Gestión interna del tiempo de entrega
• Gestión del tiempo de entrega del suministro
• Costo de los productos
• Gastos de transporte

¿Cómo sabrá que ha logrado el éxito? ¿Has alcanzado tu objetivo óptimo de inventario? Bueno, a diferencia de Indiana Jones, no vas a tener que viajar en el exterior de un submarino para averiguarlo, pero tendrás que llegar al final de este artículo.

Customer Demand Management

Los clientes generalmente te dan una idea de lo que quieren usando una de dos herramientas:

• Pedidos
• Pronósticos

Fantástico, dices. Ahora sé la demanda de mi cliente.

Siguiente.

No tan rápido.

Pedidos

¿Con qué frecuencia ha pedido algo y luego ha querido cambiar o cancelar su pedido?

Estas son las buenas noticias sobre los pedidos: vienen con algún nivel de obligación financiera de su cliente hacia usted.

Estas son las malas noticias sobre los pedidos: es posible que a algunos clientes no les importe que tengan una obligación financiera con usted y que intenten cancelar o cambiar pedidos.

Y eso se debe a que su cliente, al igual que usted, tiene algún profesional de la cadena de suministro que intenta descubrir cómo optimizar el inventario. Y a veces eso significa cambiar órdenes que ya ha colocado, lo que puede significar:

• Aumentar un pedido
• Disminuir un pedido
• Retirar un pedido (es decir, agilizar)
• Reanudar un pedido
• Cancelación un pedido

Por lo tanto, Customer Demand Management no es tan simple como tomar los pedidos de sus clientes y cumplirlos.

Pronósticos

Los pronósticos son incluso más dudosos que los pedidos. Los pronósticos generalmente no tienen ninguna obligación financiera vinculada a ellos.

Por ejemplo, su cliente podría decirle, "pronostico que ordenaré 100,000 unidades de su producto el próximo año". Y luego podrían ordenar cero unidades de su producto y no tendrían ningún recurso si gastaran una tonelada de dinero ganando 100, 000 unidades para venderles.

Aquí está la otra cosa que necesita saber sobre los pronósticos:

Los pronósticos siempre son incorrectos.

Van a estar fuera por uno o por diez o por un millón, pero estarán equivocados. No es muy inteligente hacer ningún tipo de planificación utilizando las previsiones de sus clientes.

Pedidos generales

Bien, ahora estamos hablando. Más o menos Los pedidos combinados son la manera en que sus clientes le dicen que tienen un grado de confianza lo suficientemente alto en sus propios pronósticos internos como para estar preparados para hacer un compromiso financiero a largo plazo con usted.

En lugar de las 100,000 unidades pronosticadas arriba, digamos que su cliente colocó una orden de compra general para 100,000 unidades y dentro de esa orden de compra general, dijo que compraría 10,000 unidades cada mes durante diez meses. Eso le da el apalancamiento financiero que necesita para comenzar a construir su inventario de 100, 000 unidades, en lugar de 10, 000 unidades a la vez.

Al construir 100, 000 unidades, puede optimizar los programas de producción y las compras de materias primas y ayudar a reducir los costos unitarios. Pero también está gastando el dinero para construir mayores volúmenes de inventario y ninguna orden de compra general es a prueba de balas.

Entonces, ¿cómo hago la gestión de la demanda del cliente?

El truco para la gestión de la demanda de los clientes es utilizar lo que sabes para conocer mejor la demanda de sus clientes que ellos. Su cliente puede proporcionarle pronósticos o pedidos de compra o incluso órdenes de compra generales, pero solo debe usarlos como puntos de datos para realizar una planificación robusta de la demanda.

Al combinar los datos que recibe de sus clientes, también puede usar otros factores para ayudarlo con su planificación de demanda:

• Sus envíos históricos reales (¿cuál es el pedido de sus clientes frente al historial de pronósticos?)
• Estacionalidad (es ¿su cliente está planificando para la fiebre de las vacaciones?)
• Panorama competitivo (¿los competidores de su cliente lanzaron productos similares que afectarán la demanda real de sus clientes)?
• Promociones de marketing / ventas (¿hay algún descuento o "compre uno, obtenga uno" que aumentará la demanda?)

Si puede administrar la demanda de sus clientes, le dará a su pequeña empresa un compárese para saber exactamente cuánto inventario debe mantener.

Administración interna del tiempo de entrega

Si un envío llegó de su proveedor a las 8 a.m. de esta mañana, ¿cuánto tiempo le tomará convertir los productos en un artículo apto para envío y luego sacarlo de la tienda?

Digamos que no sabes la respuesta a esa pregunta. Eso significaría que usted no sabe cuáles son sus plazos de entrega internos. No estoy aquí para decirte que deberías poder convertir la entrega de un proveedor en un envío del cliente en 8 horas, 24 horas o 72 horas, pero te aconsejaría saber cuál es ese número de horas.

Varios factores afectan los tiempos de entrega internos:

• Tiempo de recepción
• Tiempo de almacenamiento
• Tiempo de inspección
• Tiempos de ciclo de producción (si corresponde)
• Tiempo de procesamiento del envío

Todo eso demorará una hora, si todo lo que hace es abrir una caja de UPS, asegurándose de que es lo que ordenó y poner en un sobre para sus clientes, o podría llevarle semanas (si tiene inspecciones de productos detalladas y valor agregado). producción que haces).

Cualquier extremo está bien, siempre y cuando sea lo que es y planifique su inventario en consecuencia. Si su tiempo de entrega interno para procesar 100 piezas es una semana y su cliente ordena 100 piezas de su producto dos veces por semana, debe tener suficiente inventario a mano para cubrir la demanda de una semana (es decir, 200 piezas).

Gestión de plazos de entrega del proveedor

Cuando solicita un producto a su proveedor, ¿cuánto tarda ese producto en llegar a su base (o en el buzón de entrada o fuera del sitio, o donde su pequeña empresa recibe entregas)? Hay dos formas de saber esto.

1. Pregunte a su proveedor
2. Mantenga un registro del rendimiento de su proveedor

Si su proveedor le dice que pueden entregarle en cuatro semanas, pero ha estado haciendo un seguimiento de su rendimiento y debido a problemas de producción, retrasos en el envío, cuelga en la aduana y otros retrasos inexplicables, realmente ha estado recibiendo sus entregas en ocho semanas, ¿adivina qué? Te entregan en ocho semanas.

Entonces, si sus clientes piden 200 piezas de usted cada semana y sus proveedores le entregan en ocho semanas, tendrá que pedir 8x200 piezas a sus proveedores. Tal vez pueda hacer un pedido general a sus proveedores y hacer que se los entreguen semanalmente.

Y si, como en el ejemplo anterior, su tiempo de entrega interno es de una semana, debe agregarlo a lo que tiene en su cadena de suministro. Eso es 1, 800 piezas de inventario en su cadena de suministro en un momento dado para satisfacer la demanda de sus clientes.

Costo de los bienes y costos de transporte

¿Cuánto cuesta su inventario? ¿Y cuánto puede permitirse comprar y mantener? En el ejemplo anterior, es posible que tengas la tentación de pedir más a tu proveedor que solo esas 1, 800 piezas. Si hay retrasos de proveedores o picos de demanda de los clientes que desea proteger contra? Tener inventario adicional a mano es una forma de asegurarse de tener suficiente.

A menos que no puedas pagarlo.

Su costo de bienes (es decir, cuánto le cuesta realmente el producto que vende) es solo una medida de lo que tendrá que pagar. También hay costos de mantenimiento de inventario (espacio de almacenamiento y seguro, por ejemplo) a considerar. Es posible que desee llevar más, pero quiere asegurarse de que el costo de su inventario no sea tan grande como para superar los ingresos que genera en esas ventas.

¿Cuál es el número de inventario correcto?

Cuando tiene la cantidad correcta de inventario, puede entregar a sus clientes lo que quieren, cuando lo desean y gastar la menor cantidad de dinero posible para hacerlo. ¿Está entregando a tiempo? ¿Sus clientes obtienen lo que quieren? ¿Son buenas las finanzas de su pequeña empresa? ¿Sí? ¿Estupendo? ¿No? Entonces no tienes la cantidad correcta de inventario.