¿Dónde y cómo envío formularios W-2?

ACTUALIZACIÓN: nueva fecha límite anterior para enviar formularios W-2

Se ha modificado la fecha límite para presentar formularios W-2 y W-3 en la Administración del Seguro Social. Para los formularios de 2016 (y en el futuro), el plazo de presentación finaliza el 31 de enero. La fecha límite para dar los formularios W-2 a los empleados aún es el 31 de enero del año siguiente. La fecha de envío anterior se configuró para ayudar a prevenir el fraude fiscal. Lea más acerca de los plazos anuales del informe de impuestos de nómina 2017.

La nueva fecha límite se aplica a todas las presentaciones W-2, incluso a la presentación en línea.

Antes de enviar los formularios W-2

Debe preparar un Informe de salarios e impuestos W-2 para cada empleado, que muestre los salarios ganados, impuestos federales y estatales retenidos, otras deducciones e información necesaria para que el empleado prepare su declaración de impuestos personal. Si no está presentando formularios W-2 en línea, también debe preparar un formulario W-3, resumiendo la información incluida en los formularios W-2. Asegúrese de que toda la información en el formulario W-3 sea exactamente la misma que en el formulario W-2, incluida la información de su empresa. Los totales en cada formulario deben coincidir.

Revise estos otros errores comunes al enviar formularios W-2 y W-3. Si comete un error y debe corregir un formulario W-2, también deberá enviar un formulario W-3 modificado.

Información general para enviar formularios W-2

Envíe sus formularios W-2 a la Administración del Seguro Social (SSA), NO al Servicio de Impuestos Internos. Cómo revisar y enviar estos formularios:

• Revise sus formularios W-2 completos para asegurarse de que toda la información sea clara y legible. Mantenga Copia A - la copia roja.
• Envíe la copia roja A de cada formulario W-2 al SSA. La SSA no aceptará fotocopias.

Envío de formularios W-2 a la SSA en línea

Puede presentar electrónicamente formularios W-2 en línea a la Administración de la Seguridad Social a través de la sección Servicios en línea de su negocio.

No tiene que incluir el formulario W-3 si presenta los formularios electrónicamente; el SSA calculará un total de los formularios W-2. No hay extensión de la fecha límite de presentación del 31 de enero para la presentación en línea. También puede enviar formularios corregidos en línea.

Envío de formularios W-2 a la SSA por correo

• Envíe los formularios por el Servicio Postal de los EE. UU. A la Administración del Seguro Social en: Centro de Operaciones de Datos, Wilkes-Barre, PA 18769-0001.
• Si realiza una solicitud en el último momento y debe usar un servicio de entrega privado como UPS o Federal Express para obtenerla allí de la noche a la mañana, la dirección es diferente: Centro de operaciones de datos, ATTN: W-2 Process, 1150 E. Mountain Drive , Wilkes-Barre, PA 18702-7997.
• Los formularios corregidos deben enviarse a: Centro de operaciones de datos, P. O. Box 3333, Wilkes-Barre, PA 18767-3333 si los envía por correo ordinario. Si los envía por un servicio de entrega privado, use el mismo 1150 E.La dirección de Mountain Drive que usaría para las copias originales enviadas durante la noche.

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