Cómo presentar formularios W-2 y formularios W-3 en línea

ACTUALIZACIÓN: nueva fecha de presentación anterior para formularios W-2 y formulario W-3

El IRS ha anunciado que la fecha límite para la presentación de formularios W-2 y 1099 es 2016, con la Seguridad Social La administración, incluidos los formularios W-3, es el 31 de enero de 2017. Eso es un mes antes que la fecha de presentación anterior; la fecha más temprana fue establecida para ayudar a prevenir el fraude fiscal. La fecha anterior se aplica a todas las presentaciones, incluida la presentación en línea. Lea más sobre los nuevos requisitos de presentación W-2 y 1099.

¿Cómo presento formularios W-2 y formularios W-3 en línea?

Las declaraciones de salarios e impuestos W-2 para cada empleado deben enviarse a la Administración del Seguro Social (SSA) cada año para todos sus empleados, para el año calendario anterior. Los formularios W-2 para empleados se envían junto con el Formulario W-3, que es un formulario de resumen.

Los formularios W-2 se deben entregar, junto con las formas de envío resumidas W-3, a fines de febrero del año anterior. Dado que estos formularios se deben a los empleados a finales de enero, esto da tiempo para que los empleados revisen los formularios y para que se corrijan los errores.

Puede presentar electrónicamente los Formularios W-2 en línea en el sitio web de servicios empresariales en línea de la Administración del Seguro Social. Puede crear versiones de relleno de estos formularios, imprimir copias para presentarlas ante los gobiernos estatales o locales, para distribuirlas a los empleados y para sus propios registros.

Presentación de 250 o más formularios W-2? DEBE presentar en línea

La Administración del Seguro Social dice,

Si presenta 250 o más Formularios W-2 durante un año calendario, debe presentarlos electrónicamente a menos que el IRS le otorgue una exención. (Se le puede cobrar una multa si no presenta los documentos electrónicamente cuando sea necesario.)

Beneficios de presentar formularios W-2 y Formularios W-3

• La presentación electrónica, según el IRS, ahorra tiempo y esfuerzo y ayuda a asegurar la precisión.
• No necesita calcular y enviar un formulario de transmisión W-3; la Administración de Seguridad Social genera un W-3 automáticamente.
• Si presenta una solicitud electrónica, la fecha de vencimiento es a fines de marzo, un mes más tarde que si presentara estos formularios por correo.
• Puede usar el sitio de BSO para verificar los Números de Seguridad Social a los fines del informe de salarios.
• El sitio BSO ofrece un tutorial, manuales, una lista de verificación y mucha otra información útil para ayudarlo a presentar electrónicamente esos formularios W-2.
• Si comete un error en uno o más formularios W-2 después de haber presentado su solicitud, puede enviar formularios W-2c para corregir el error.

Antes de enviar estos formularios electrónicamente

Para enviar los formularios W-2 en línea, primero debe registrarse en la sección de servicios empresariales en línea de la Administración del Seguro Social.

Luego, deberá crear y guardar sus formularios W-2 utilizando un formato de archivo especial y enviarlos a BSO.

Después de enviar los archivos, puede ver los archivos cargados y ver los informes de errores, incluidos los errores de nombre y número de la Seguridad Social, y realizar correcciones.

También puede revisar el estado de su envío y ver si el archivo ha sido aceptado.

¿Todavía estás confundido con la Forma W-2? Respuestas a sus preguntas sobre el formulario W-2