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La conciliación bancaria es la práctica de comparar sus registros con los registros bancarios. Una conciliación mensual lo ayuda a identificar cualquier transacción inusual que pueda ser causada por fraude o errores contables.
Conciliación bancaria
Para conciliar sus cuentas, compare su registro de transacciones y saldos con su extracto bancario mensual. Revise cada transacción individualmente, asegurándose de que las cantidades coincidan perfectamente.
También querrá asegurarse de que sus estados de cuenta bancarios muestren un saldo final de la cuenta con el que usted está de acuerdo.
Si está familiarizado con el saldo de su chequera, entonces ya está familiarizado con la conciliación bancaria. Básicamente estás haciendo lo mismo por la misma razón.
Es normal ver pequeñas diferencias debido al tiempo, pero deberías ser capaz de explicar fácilmente esas diferencias. Por ejemplo, puede escribir un cheque a un proveedor y reducir el saldo de su cuenta en consecuencia, pero su banco mostrará un saldo más alto hasta que llegue a su cuenta (también se conocen como cheques pendientes).
Del mismo modo, un pago electrónico automático podría llegar a su cuenta un día antes o después de fin de mes, y es posible que haya esperado verlo en un mes diferente. Mientras estas discrepancias puedan ser fácilmente contabilizadas, probablemente no haya necesidad de preocuparse.
Por qué es importante conciliar
Una revisión periódica de sus cuentas puede ayudarlo a identificar problemas antes de que se salgan de control.
Las cuentas bancarias comerciales no están tan protegidas como las cuentas de los consumidores según la ley federal, lo que significa que no puede contar con el banco para cubrir el fraude y los errores en su cuenta. Una cuenta comercial agotada puede ser devastadora.
Catch Fraud
Una de las principales cosas que debe buscar es cualquier señal de fraude.
- ¿Los cheques legítimos emitidos fueron duplicados o cambiados, lo que resulta en más dinero al salir de su cuenta corriente?
- ¿Se emitieron cheques sin autorización?
- ¿Hay transferencias no autorizadas de la cuenta o alguien ha realizado retiros no autorizados?
Prevenir problemas
Conciliar su cuenta también lo ayuda a identificar problemas que podrían necesitar atención. Por ejemplo, puede que necesite reevaluar la forma en que maneja el flujo de caja y las cuentas por cobrar, o puede necesitar cambiar su sistema de contabilidad y los procesos contables que utiliza.
- Sepa cuánto realmente tiene disponible en sus cuentas
- Evite los cheques sin fondos (o hacer pagos electrónicos fallidos) a socios y proveedores
- Evite los aranceles bancarios por fondos insuficientes o entre líneas de crédito crédito cuando realmente no necesita saber
- si los pagos del cliente han rebotado o fallado y si se necesita alguna acción
- Mantenga un registro de sus cheques pendientes
- Asegúrese de que todo ingrese correctamente en su sistema contable > Catch bank errors
- When reconciliar
Es aconsejable revisar sus cuentas al menos mensualmente.Para negocios de alto volumen o situaciones donde el fraude es un riesgo, con mayor frecuencia es mejor. Algunas empresas concilian sus cuentas bancarias a diario. También puede crear protección en sus cuentas bancarias; solicite ideas a su banco. Una solución es el pago positivo, que muchos bancos ofrecen, evitando que su banco apruebe los pagos a menos que usted haya notificado previamente el pago.
Cómo conciliar
El proceso puede ser tan formal o informal como desee. Algunas empresas crean una declaración de conciliación bancaria, pero lo más importante es revisar todas y cada una de las transacciones de cada fuente (
sus registros y los registros del banco): compare esas transacciones y compare su saldo de la cuenta al final de cada período. Una vez más, el período podría ser mensual, diario o cualquier otro período que elija. ¿Dónde puede encontrar la información que necesita? Su sistema de contabilidad debe tener todo lo que necesita, o puede mantenerlo en un registro de cheques. Su banco debe proporcionar acceso en línea a su cuenta, lo que le permite ver y descargar transacciones regularmente.
Para una explicación más detallada, junto con las plantillas de muestra (en formato electrónico y en papel), vea cómo equilibrar una cuenta bancaria.
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