Cómo planear un evento exitoso para reunir fondos

Los planificadores de eventos especiales, especialmente aquellos en el mundo sin fines de lucro, saben que organizar una actividad de recaudación de fondos al aire libre es una gran idea. Este tipo de eventos, al igual que otras ideas de recaudación de fondos de la comunidad, requieren que la planificación del evento del próximo año comience inmediatamente después de que finalice el evento de recaudación de fondos de este año. Es importante informar el evento y discutir qué fue bien y qué podría mejorarse mientras el evento todavía está fresco en la mente del equipo.

Discutir los éxitos y las mejoras aseguran que esas características se puedan incluir o mejorar para el evento del próximo año. Tal planificación proactiva también agrega valor para los patrocinadores. E, inevitablemente, todas las caminatas comunitarias exitosas esperan crecer y expandirse de año en año.

Pero es importante mantenerse enfocado en el objetivo principal de realizar tales eventos: recaudación de fondos. Entonces, para los planificadores de eventos que previamente realizaron una caminata por la comunidad, uno de los momentos más importantes para planificar realmente sucede una vez que termina la caminata. Para aprender sobre los muchos aspectos de la planificación y ejecución de una caminata de recaudación de fondos de la comunidad, vamos a tener una mirada entre bastidores en el evento del Día de la Madre auspiciado por la Organización de Cáncer de Seno Y-ME de Chicago.

La Caminata de recaudación de fondos para el cáncer de mama del Día de la Madre Y-ME

Y-ME fue fundada por dos sobrevivientes de cáncer de mama en 1979. La organización sin fines de lucro fue mejor conocida por su cáncer de mama nacional multilingüe Programa de línea directa para pacientes con cáncer de mama.

El programa saltó a la fama como la única línea de ayuda gratuita de 24 horas del país atendida exclusivamente por supervivientes de cáncer de mama que son asesoras entrenadas. Pero la organización también organizó una caminata anual para recaudar fondos el Día de la Madre, que apoyó sus programas y servicios. En 2007, Y-ME recaudó más de $ 7 millones con casi 43,000 caminantes de 12 ciudades.

En 2008, participaron 15 ciudades. Desafortunadamente, Y-ME cerró sus puertas en 2012, pero el legado de su recaudación de fondos anual sigue siendo un gran estudio de caso para los planificadores de eventos sin fines de lucro.

Gran parte del éxito de la recaudación de fondos de Y-ME se puede atribuir a un enfoque organizado de la planificación y observar primero los objetivos más importantes. Liz Klug, ex directora de eventos especiales de la organización, dijo esto después de su año récord en 2007: "Tenemos un plan para varios puntos en el tiempo durante el proceso de planificación. Por lo tanto, tomaremos medidas para promover los puntos más críticos a tiempo para asegurarnos de que tengamos éxito. Por ejemplo, en una ciudad en la que organizamos un evento por primera vez, debemos centrarnos en asegurarnos de que tengamos un excelente lugar y lugar donde la gente quiera volver. Más adelante, podemos centrarnos en las cafeterías en las que entregaremos folletos."Echemos un vistazo a cómo Klug y el equipo de planificación de eventos Y-ME organizaron un evento tan exitoso.

Planificación Paso 1: Analizar los números

Organizar una caminata comunitaria o un evento similar requiere juntar varios objetivos constituyentes diferentes, pero en última instancia, la asociación o entidad benéfica anfitriona del evento lo está haciendo para recaudar dinero para su causa.

Por lo tanto, el primer paso en la planificación del próximo evento ocurre cuando el evento actual finaliza, y la mayor parte de ese trabajo rodea a los "números".

"Observamos detenidamente los números una vez que concluye el evento", explica Liz Klug , "Comparamos cómo lo hicimos este año versus el [año] anterior. Miramos la experiencia de los participantes. Evaluamos nuestras categorías de patrocinio. Respondimos a cualquier correo electrónico inmediato sobre los eventos. "Los planificadores de eventos también tomarán medidas inmediatas para asegurar que todos los involucrados en el evento de este año continúen el próximo año.

Klug también buscó los detalles. En sus evaluaciones, analizó todo, desde la cantidad de voluntarios que participaron en el volumen de camisetas distribuidas. Ella luego le preguntaría si necesitaba más o menos para el próximo año.

Línea de tiempo de planificación

Para aquellos que están organizando una caminata de recaudación de fondos de la comunidad, es importante saber qué pasos se deben seguir en varias ocasiones.

La mayoría de las organizaciones sin fines de lucro no tienen el lujo de contar con una gran cantidad de personal y miembros del comité de voluntarios para impulsar el éxito del evento. Pero los planificadores reconocen que deben asegurarse de que trabajen en estrecha colaboración con la oficina del alcalde de la ciudad y el departamento de obras públicas para que el evento esté en el calendario público.

Klug sugiere que el primer paso después de analizar las cifras del año pasado sea centrarse en el reclutamiento corporativo. Si el evento no es un programa nuevo, es importante obtener el apoyo corporativo para el evento del próximo año inmediatamente después de que concluya el evento de este año. "Nos centramos en renovar los patrocinios cuando entregamos el informe de recapitulación del evento", dice Klug. También ofrece los siguientes aspectos destacados para los planificadores interesados ​​en organizar una caminata comunitaria como evento de recaudación de fondos:

• Identificar patrocinadores corporativos
• Desarrollar programas de equipos para caminar
• Determinar actividades del evento
• Iniciar contratación peatonal
• Finalizar la logística del evento
• Realizar el evento
• Realizar un evento de "agradecimiento"
• Evaluar y comenzar el evento subsiguiente

Y-ME también contrataría una empresa de logística externa para manejar muchos de sus requisitos logísticos. Pero uno de los más útiles fue la implementación de un sistema de registro en línea.

Sistema de registro en línea Éxito

Y-ME aprendió rápidamente sobre la importancia de utilizar la web para el registro en línea y desde entonces ha abogado firmemente por el uso de la tecnología para el registro en línea y la recaudación de fondos.

Invertieron en un sistema de administración de relaciones constituyentes en línea para que sirviera como su sitio web de carreras de 2003. Este tipo de sistema sirve como un sitio web personal para que los voluntarios realicen llamamientos personalizados para donaciones y otras actividades. Captura información en una sola base de datos y sirve como una herramienta para que los capitanes de los equipos de caminata alienten a sus miembros.Los resultados fueron geniales

Los participantes en línea aumentaron de 4, 000 a 11, 594. Las donaciones en línea aumentaron de 5, 000 a 19, 650. El equipo de Y-ME creyó que contribuyó a alcanzar los $ 2. 35 millones de meta, y como beneficio adicional, la tecnología redujo los costos administrativos en alrededor de $ 20. 000.

Tal sistema también puede servir como una herramienta de comunicación importante que permite a una organización dar seguimiento y continuar involucrando a los constituyentes más allá del día de la carrera en sí.

Cronograma del Día de la Raza

Las caminatas comunitarias se programan con mayor frecuencia por la mañana. Dependiendo de la complejidad de la señalización y la ubicación, la configuración para el evento por lo general puede comenzar tan pronto como una semana antes del evento, y la mayoría de la actividad ocurre un par de días antes de la caminata.

Cuando Y-ME planearía su evento anual de recaudación de fondos, el equipo normalmente trataría de limitar el área donde realizaron la caminata para que no requiriera una cantidad significativa de tiempo de recursos para ejecutar ciertas tareas de operaciones como cerrar por las calles. En general, su caminata no fue competitiva, por lo que también ayuda que no tengan que considerar los requisitos necesarios para un entorno de carrera más competitivo.

El calendario del día de la carrera generalmente fluye de la siguiente manera:

• Llega el equipo de planificación de eventos (2. 5 horas antes de la caminata)
• Registro voluntario (2 horas antes de la caminata)
• Cheque patrocinado- En y Configuración (2 horas antes de la caminata)
• Comienza la inscripción (1. 5 horas antes de la caminata)
• Configuración de la línea de inicio (30 minutos antes de la caminata)
• Ceremonias de apertura (10 minutos antes de la caminata) < Comienza la carrera
• Comienza la etapa principal de entretenimiento (1 hora después de la caminata)
• Observaciones oficiales de la etapa principal (después de la caminata concluye, en 1. marca de 5 horas)
• Finaliza oficialmente el programa (3 horas después de la caminata)
• Comienza el desglose del evento (después de que el evento finalice oficialmente)
• Consejos para planear un paseo comunitario o ejecute

Para aquellas organizaciones interesadas en realizar una caminata comunitaria o correr por primera vez, Klug ofrece varias sugerencias que ayudarán a garantizar un evento exitoso.

Comience con contactos cordiales, incluidos voluntarios bien conectados, patrocinadores o un equipo grande. Definir resultados medibles.

• Evalúe los eventos de la competencia en su ciudad / ubicación para identificar sus mejores prácticas y áreas de mejora.
• Trabaje con la oficina del alcalde de la ciudad y los distritos de parques para analizar los permisos necesarios y la logística de su evento: hora, ubicación y número de participantes. Asegúrate de estar preparado para esas reuniones.
• Conozca su presupuesto y asegúrese de mantener sus gastos operativos en un 25-30% para un nuevo evento. Algunas organizaciones benéficas lucharán por un 15-20% de los gastos totales.
• Patrocinios seguros para absorber el 100% de los gastos operativos de su evento.