Brinde confianza a su jefe con un plan de gestión de riesgos

¿Sabía que medio frunce el ceño que a veces recibe de su gerente cuando habla de su proyecto? El que dice: "No me siento tan seguro de esto como obviamente lo haces". "Esas expresiones faciales son algo para evitar.

Los mejores gerentes de proyecto tienen la plena confianza de su gerente de línea y del patrocinador del proyecto. Los ejecutivos detrás de sus proyectos les creen cuando dicen que necesitan fondos adicionales, más recursos o ayudan a resolver un problema.

Cuando trabajas en situaciones de riesgo, necesitas el kit adecuado. Como un excursionista con una mochila de cuerda y crampones, también necesita las herramientas para enfrentar el riesgo del proyecto.

Puede aumentar la confianza de su gerente en su proyecto con un plan de gestión de riesgos. Un simple proceso de 5 pasos puede transformar enormemente la forma en que su jefe ve su proyecto (y usted). Pero antes de pasar a decírtelo, vamos a actualizar los conceptos básicos.

¿Qué es la gestión de riesgos en la gestión de proyectos?

La gestión de riesgos en la gestión de proyectos es el proceso de identificación, evaluación y respuesta a los riesgos del proyecto.

Los riesgos del proyecto son cosas que pueden afectar el proyecto (positiva o negativamente, pero generalmente las personas interpretan el riesgo como eventos que tendrían un impacto negativo en el proyecto).

Ya sea que su proyecto sea grande o pequeño, tendrá riesgos asociados. Estos pueden ser desde el riesgo de que su desfile escolar sea llovido hasta el riesgo de un aumento de precio a un componente crítico de su nueva placa de circuito.

El riesgo del proyecto, si no se gestiona correctamente, puede dificultar la entrega exitosa de su proyecto. Los riesgos no controlados pueden agregar tiempo a su agenda, trabajar por su tiempo y dinero a su presupuesto. Los gerentes se ponen nerviosos acerca de este tipo de cosas. Todo eso se puede evitar con un plan de gestión de riesgos.

Planificación de la gestión de riesgos

Un plan de gestión de riesgos es una excelente manera de aumentar su propia confianza en la capacidad de entrega de su equipo de proyecto, y eso se extiende a aumentar también la confianza de su gerente.

Desea que crean que puede hacerlo, y desea que estén al tanto de lo que podría impedirle realizar el proyecto correctamente. Un plan de gestión de riesgos es una herramienta perfecta para hacer eso.

¿Y adivina qué? Es realmente fácil comenzar.

La gestión de riesgos del proyecto es un proceso simple de 5 pasos. No lo hagamos más complicado de lo necesario. Esto es algo que puede comenzar hoy, prepárese para discutirlo en su próxima reunión y hágalo terminar mientras alguien escribe las minutas.

Un proceso de gestión de riesgos en 5 pasos

Al igual que con tantas partes de la gestión de proyectos, la gestión de riesgos es un proceso. Los 5 pasos son:

1. Iniciar
2. Identificar
3. Evaluar
4. Planificar respuestas
5. Implementar

Si esos términos no significan mucho para usted en este momento, por favor quédese con él - Estoy voy a explicarlo todo.

Paso 1: Iniciar

Primero, quiere establecer el contexto para su gestión de riesgos en su entorno de gestión de proyectos.

Probablemente no hay mucho trabajo por hacer aquí porque alguien en su empresa ya habrá preparado una política de riesgos corporativos y todo lo que necesita hacer es rastrearlo. Esto explicará el enfoque de riesgo de la compañía e incluso podría ordenar las plantillas que necesita. Las plantillas siempre te ahorran un trabajo, ¡así que ten cuidado con ellas también!

Incluso si no tiene una política de riesgos corporativos, alguien más que maneje proyectos junto a usted puede tener un plan de gestión de riesgos del proyecto que puede copiar. ¿Por qué reinventar la rueda? Reutilizar documentos es imprescindible si desea ahorrar tiempo y hacer más cosas.

Usa lo que has descubierto para generar un plan de gestión de riesgos para tu proyecto. Esto es parte de su plan general de gestión del proyecto y habla de cómo va a abordar la gestión del riesgo en su proyecto.

¡Si no sabes qué poner en él, sigue leyendo! Los próximos pasos le darán una mejor idea de qué hablar en su plan de gestión de riesgos.

Esto mejora la confianza de la siguiente manera: Le muestra a su gerente que tiene un enfoque para manejar la incertidumbre en su proyecto y que va a administrar el riesgo activamente.

Paso 2: identifique

Una vez que haya definido un enfoque, puede comenzar a trabajar en él.

Ahora identifica los riesgos que afectarán su proyecto. Esta es solo una instantánea en el tiempo y su registro de riesgos es algo que usted querrá volver una y otra vez para asegurarse de que allí también se coloque algo nuevo.

Puede identificar los riesgos utilizando una lista de verificación de riesgos comunes, entrevistando a las partes interesadas en el proyecto (especialmente las partes interesadas difíciles ya que generalmente tienen mucho que decir sobre lo que podría salir mal), sesiones de lluvia de ideas y uso de su sentido común.

Está buscando cosas que podrían causar problemas si alguna vez ocurrieron. (Recuerde, los riesgos aún no han sucedido. Los problemas del proyecto son cosas que ya sucedieron.)

Sin importar cómo lo haga, definitivamente debe involucrar a otras personas. Solo, no tendrás toda la imagen y terminarás perdiendo cosas.

Los riesgos pueden y deben ser identificados por cualquiera. Como gerente de proyecto, su trabajo es alentar a sus colegas a plantear riesgos con usted para que, como equipo, pueda hacer algo al respecto.

Todos los riesgos identificados deben registrarse en el registro de riesgos. Si tiene un coordinador de proyecto en el equipo o una persona de apoyo del proyecto, entonces pueden hacerlo. De lo contrario, es parte de las tareas administrativas que debe realizar.

Esto mejora la confianza al: Demostrar que conoce los riesgos clave que pueden afectar su proyecto y que tiene los medios para estar continuamente al tanto de los nuevos riesgos.

Paso 3: Evaluar

Luego, se evalúan los riesgos y el impacto. Este artículo detallado sobre cómo evaluar el riesgo de un proyecto lo cubre por eso. Dale una buena lectura si no estás familiarizado con el proceso.

Como medida adicional, también puede evaluar la proximidad, lo que significa qué tan cerca está el riesgo en el tiempo. Un riesgo con alta proximidad podría estar sucediendo pronto. Un riesgo con poca proximidad podría ocurrir en algún momento en el futuro lejano. Esto puede darle otro factor para priorizar su tiempo y energía a la hora de enfrentar los riesgos.

Esto mejora la confianza al: Asegurar que su gerente y todos los integrantes del equipo tengan una idea clara de lo que sucedería si se materializara alguno de estos riesgos.

Paso 4: Respuestas del plan

Ahora llegamos a la parte sustancial de su plan de gestión de riesgos. En este paso, se resuelve cómo gestionar el riesgo identificando una respuesta adecuada.

Hacemos esto porque hasta ahora todo lo que tienes es una lista de lo que podría suceder para tirar tu proyecto fuera de curso en el futuro y cuán grande sería ese trato. Lo que su gerente querrá saber a continuación es: ¿Qué va a hacer al respecto?

Generalmente, hay 4 cosas que puede hacer para abordar y administrar un riesgo de proyecto. Son los siguientes:

• Evitar
• Transferir
• Mitigar (es decir, Reducir)
• Aceptar.

Estos están cubiertos en detalle en esta inmersión profunda en estrategias de respuesta al riesgo de riesgo negativo.

Algunos de sus riesgos pueden tener un resultado positivo. Por ejemplo: existe el riesgo de que venda tanto de su nuevo producto que bloquee las líneas telefónicas. Eso sería un buen problema, pero aún así es un riesgo que debemos planear.

Hay varias maneras de prepararse para un riesgo positivo, como por ejemplo:

• Exploit
• Compartir
• Mejorar
• Aceptar.

Estos se discuten con más detalle en este artículo sobre estrategias de respuesta de riesgo para riesgo positivo.

Deberá determinar qué estrategia de respuesta es la mejor para cada riesgo en su registro. Por ejemplo, puede decidir que el riesgo de colapsar el techo de la fábrica es algo que simplemente aceptará ya que no es probable que suceda. Sin embargo, el riesgo de que la intoxicación alimentaria elimine a la mitad de su fuerza de trabajo es algo que usted va a mitigar activamente al volver a capacitar a su personal de catering. Si ha sucedido antes y es bastante probable a menos que haga algo al respecto, querrá mitigar el riesgo.

Una vez que se identifica y acuerda la respuesta, los propietarios del riesgo pueden ser designados para llevar a cabo el plan de acción de gestión de riesgos. En otras palabras, necesitas que alguien sea responsable de ver las tareas que aceptas.

Esto mejora la confianza al: Mostrar a su gerente que ha considerado qué hacer con las cosas que pueden causar problemas para su proyecto y que está implementando planes para reducir la incertidumbre y el riesgo en el proyecto.

Paso 5: Implemente

Su plan de gestión de riesgos debería incluir ahora quién será responsable de realizar las actividades de mitigación de riesgos para cada riesgo. Ahora deben trabajar en esas tareas para que administre activamente los riesgos abiertos.

Esto mejora la confianza al: Demostrar que usted y su equipo de proyecto pueden cumplir lo que usted dijo que haría.Al informar sobre lo que ha logrado y los riesgos que ha mitigado, le muestra a su equipo de gestión que es serio acerca de la entrega y el hacer lo que se necesita para proteger su proyecto de futuros problemas.

Una vez que ha pasado el riesgo, cuando ya no es relevante porque sucedió o ya no puede suceder, puede cerrarlo desde su registro de riesgos.

Poner este plan de gestión de riesgos del proyecto en su lugar puede diferenciarlo de otros administradores. Su propio jefe tendrá la evidencia de que puede pensar de forma estratégica y creativa sobre lo que podría hacer que su proyecto se despegue y, lo más importante, hacer algo al respecto. ¡Serás la persona que maneja los problemas de forma activa antes de que sucedan, barriendo los obstáculos y preparándose para cualquier cosa!

Ser visto como un buen administrador del riesgo del proyecto es una forma segura de ser visto como un par seguro o manos por la administración. No necesita mucha experiencia o certificados para comenzar a gestionar el riesgo del proyecto con éxito (aunque existen calificaciones formales en la gestión del riesgo). Este sencillo proceso de 5 pasos pronto significará que la gestión de riesgos del proyecto está integrada en los planes de su proyecto.