Cinco consejos para obtener soporte ejecutivo para su proyecto

Los gerentes de proyecto tienen un trabajo difícil. Por la naturaleza de su rol, asumen la responsabilidad de formar un equipo eficaz para perseguir y tener éxito con nuevas iniciativas. Dado que los proyectos abarcan todo el trabajo realizado en una empresa, incluidas las iniciativas temporales y únicas, así como la rutina de las operaciones diarias, cada proyecto es una nueva aventura.

Agregue la realidad de que los proyectos son la forma en que innovamos; cómo ejecutamos la estrategia y cómo desarrollamos la infraestructura y las capacidades de nuestra organización, es evidente que los líderes senior deben hacer todo lo que esté a su alcance para apoyar a los gerentes de proyecto de su empresa.

Uno de los factores más importantes para promover el éxito del proyecto es la presencia de un patrocinador ejecutivo efectivo y comprometido. Este puesto ha estado asociado durante mucho tiempo al éxito del proyecto en estudios industriales, sin embargo, una revisión de la literatura que describe prácticas reales en torno al patrocinio sugiere que tenemos un largo camino por recorrer para institucionalizar la presencia y las prácticas del rol de patrocinador en nuestras organizaciones. Un poco de contexto es apropiado. Primero, repasemos las responsabilidades principales del patrocinador.

Responsabilidades principales del patrocinador ejecutivo de un proyecto:

• Asumir la responsabilidad del resultado de un proyecto. (Este punto a menudo se describe como una responsabilidad compartida con el gerente del proyecto).
• Organice el proyecto y confiera autoridad al gerente del proyecto y a los miembros del equipo central.
• Apoya al equipo del proyecto para obtener recursos y visibilidad.
• Asegurar la presencia y el apoyo de los valores efectivos del equipo, incluida la responsabilidad y la transparencia.

• Apoya al equipo frente a las dificultades extraordinarias.
• Entrenador del gerente de proyecto.
• Defiende el equipo del proyecto contra la interferencia de la organización.

¿Qué sucede cuando el patrocinador ejecutivo está fuera de la imagen?

En ausencia de un patrocinador ejecutivo de apoyo, todas las responsabilidades anteriores recaen sobre el gerente de proyecto, ya sobrecargado, que generalmente carece del ancho de banda y el peso político para cumplir con estas tareas.

La falta de un patrocinador efectivo aumenta el riesgo de problemas del proyecto, que incluyen pero no se limitan a: fallas, desempeño subóptimo en función del tiempo, objetivos de costo y calidad y una mayor agitación del equipo.

En pocas palabras, la presencia de un patrocinador ejecutivo efectivo es un factor positivo en la diferencia para el complejo trabajo de llevar nuestras iniciativas temporales y únicas más importantes a una conclusión exitosa. Dada la obvia importancia del rol, podría ser razonable suponer que la mayoría de las organizaciones toman en serio su trabajo con los patrocinadores ejecutivos. Tristemente, un poco de tiempo pasado en el mundo real sugiere lo contrario.

Una mirada a cómo nuestras organizaciones tratan el papel del patrocinador ejecutivo

Como instructor de gestión de posgrado en gestión de proyectos, tengo la buena fortuna de aprender regularmente sobre las prácticas de gestión de proyectos de los empleadores de mis alumnos en una gran área metropolitana. . Desde empresas de Fortune 100 hasta pequeñas empresas emprendedoras y organizaciones sin fines de lucro, las organizaciones representadas son una muestra representativa de nuestra economía. Si bien sería razonable esperar en esta era donde las prácticas de gestión de proyectos estén bien establecidas, que la mayoría de las empresas muestren prácticas maduras alrededor del rol del patrocinador ejecutivo, en realidad, la situación es exactamente la opuesta .

Algunos hallazgos no científicos de mi encuesta informal anual de estudiantes de MBA sobre el rol del patrocinador ejecutivo en sus empresas:

• En promedio, más del cincuenta por ciento de los estudiantes describen que su empresa no tiene prácticas formales. en torno al patrocinio ejecutivo.
• Pocas empresas tienen capacitación formalizada o descripción estandarizada para el rol y las responsabilidades del patrocinador.
• Todavía no he tenido un alumno que informe que su empresa ofrece capacitación para sus patrocinadores ejecutivos.
• Hay poco acuerdo constante sobre la responsabilidad del patrocinador para el éxito del proyecto.
• Cuando los estudiantes entrevistan a gerentes de proyecto en sus empresas sobre su satisfacción con el desempeño y el apoyo de sus patrocinadores, la mayoría de los encuestados expresaron su frustración.

Una revisión de encuestas más formalizadas de asociaciones de la industria y firmas privadas de consultoría refuerza la validez general de los aportes de mis estudiantes.

Y si bien el estado actual de la práctica del patrocinio ejecutivo puede dejar espacio para la mejora, los gerentes de proyecto no tienen más remedio que seguir adelante con sus iniciativas. Sin embargo, hay algunos pasos que los gerentes de proyectos pueden tomar para contratar el apoyo ejecutivo que tanto necesitan.

Cinco consejos para obtener soporte ejecutivo para su proyecto:

1. Reclute un patrocinador. Si su proyecto tiene implicaciones estratégicas para su empresa, ya sea directamente para los clientes o indirectamente al permitir actividades internas más eficientes y efectivas en apoyo de los clientes, debe contratar un patrocinador. Trabaje directamente con su administrador de informes o el jefe de su Oficina de administración de proyectos para reforzar la importancia del proyecto y pedir ayuda. Enfatice el rol y las responsabilidades del patrocinador como se identificó anteriormente, y señale a la investigación de la industria que correlaciona el éxito del proyecto y el patrocinio efectivo.
2. Entrena a tu patrocinador. Enfatice el rol como estratégico, no táctico o como un mascarón de proa. La mayoría de los ejecutivos asumen el papel de un patrocinador sin formación formal o incluso contexto para sus responsabilidades. Si bien tiene el rol un tanto incómodo de capacitar a un ejecutivo, la mayoría de estos individuos apreciarán su contexto y orientación. Los temas de responsabilidad, refuerzo de valores y protección del equipo deberían ser su enfoque principal al incorporar a su patrocinador ejecutivo.
3. Involucre activamente e involucre a su patrocinador. Las mejores relaciones gerente de proyecto / patrocinador ejecutivo son altamente interactivas. Es importante que las dos partes establezcan un protocolo de comunicación claro para actualizar las actividades del proyecto, así como marcar y responder a las emergencias. El gerente del proyecto debe alentar al patrocinador ejecutivo a asistir a reuniones de estado o equipo de vez en cuando para mostrar un interés genuino, y para servir como animadora activa de la organización para el éxito del equipo.
4. Solicite el apoyo de coaching de su patrocinador. Siempre es útil tener a alguien con más experiencia de la que observa y que ofrece retroalimentación constructiva y positiva y orientación sobre su desempeño. Deje que su patrocinador sepa que agradece esta contribución en su campaña para mejorar, y cuando la reciba, acéptela con elegancia.
5. Aproveche el patrocinador cuidadosamente para los grandes problemas . Tenga cuidado de no ver ni tratar demasiado a su patrocinador en cuestiones tácticas. El mayor y mejor uso de su patrocinador es para ayudar a proteger los recursos; sirviendo como portavoz del equipo del proyecto para el grupo de administración más amplio y ayudándolo a reforzar los valores esenciales del equipo. Hay un acto de equilibrio que el gerente de proyecto debe respetar cuando se considera atraer al patrocinador a las actividades del equipo.

The Bottom Line for Now:

El papel del patrocinador ejecutivo es una de las piezas importantes del rompecabezas del éxito de las iniciativas de proyectos. Los gerentes de proyectos exitosos entienden la importancia de este rol y trabajan para obtener soporte ejecutivo en el nivel e intensidad adecuados. Si el papel del patrocinador es ausente o vago, encargue y capacite a sus patrocinadores ejecutivos para que lo ayuden a usted, a su equipo y a su empresa a alcanzar el éxito.