Comprender las cinco etapas de un proyecto

Mientras que algunas metodologías de proyectos, como los enfoques ágiles, comprimen o repiten las siguientes etapas en ciclos más rápidos e iterativos, el trabajo de cada etapa es visible y distinto en cada proyecto.

Proyectos formales Siga un proceso de cinco etapas como sigue

1. Iniciación: formación del equipo del proyecto, fletamento del proyecto y lanzamiento.
2. Planificación: finalizar el alcance del proyecto, definir el desglose detallado del trabajo, evaluar el riesgo, identificar los requisitos de recursos, finalizar el cronograma y prepararse para el trabajo real.

1. Ejecución: realizar el trabajo real requerido por la definición y el alcance del proyecto.
2. Monitorear y controlar: la gestión real, la generación de informes y el control de los recursos y presupuestos durante la fase de ejecución.
3. Cierre del proyecto: entrega del proyecto, evaluación de las lecciones aprendidas, aplazamiento del equipo del proyecto.

Flujo de proyecto tradicional

Independientemente del tamaño del proyecto, el movimiento a través de las etapas es el mismo. El proyecto se inicia o inicia con una carta que identifica al gerente del proyecto y describe la importancia del proyecto.

Una vez que se inició el proyecto, pasa a la fase de planificación. Aquí, los equipos centrales y de trabajo identifican el trabajo necesario para completar el alcance del proyecto y desarrollan estimaciones y evaluaciones de tiempo, costos, recursos y riesgos.

Después de la fase de planificación, el trabajo comienza y ocurre en un orden definido necesario para pasar de las actividades predecesoras o precedentes a las actividades sucesoras.

Las dependencias del proyecto juegan un papel importante en esta fase.

Mientras se lleva a cabo la ejecución, el gerente del proyecto y los miembros del equipo monitorean, informan y controlan el proyecto en general, con énfasis en las actividades de ruta crítica. Este trabajo continúa hasta que se completa la fase de ejecución y el proyecto se entrega al cliente.

La fase final, cierre del proyecto, consiste en concluir la entrega, evaluar las lecciones aprendidas y levantar el equipo del proyecto para que los miembros puedan pasar a su próxima iniciativa.

Para proyectos de desarrollo ágiles o iterativos, la planificación y la ejecución se llevan a cabo en breves etapas o sprints, repitiéndose las etapas hasta que el proyecto se complete a satisfacción del cliente.

Explicación detallada para cada etapa

Iniciación: Un inicio de proyecto sólido no solo configurará su proyecto para el éxito, sino que también sentará las bases para todas las etapas futuras. Durante la iniciación, asignará a los miembros del equipo del proyecto, les informará sobre los objetivos generales del proyecto y le hará al cliente o al propietario del proyecto la mayor cantidad de preguntas posible para que pueda planificar el proyecto de manera eficiente.También es un excelente momento para crear entusiasmo por parte del equipo sobre el proyecto y recopilar detalles de última hora que puedan influir en la planificación del proyecto. Los pasos adicionales incluyen:

• Análisis de partes interesadas
• Asignación de un patrocinador ejecutivo
• Desarrollo y comunicación de documentos de carta
• Reunión de lanzamiento formal

Planificación : Una vez que haya iniciado el proyecto y reunido toda la información relevante, entonces comenzará a planificar su proyecto. La etapa de planificación depende del tamaño de su proyecto, de cuánta información debe organizar y de su equipo.

El resultado final de la planificación debe ser un plan o cronograma del proyecto claro, a partir del cual todos seguirán sus tareas asignadas. El uso de un programa de planificación de proyectos como Microsoft Project o Basecamp es extremadamente útil cuando se planifica un proyecto. Si no tiene acceso a uno de estos programas, realice una búsqueda general en línea para obtener software de planificación de proyectos gratuito. Aunque utilizar un programa de planificación de proyectos es útil, no siempre es necesario. Usar Excel y Word para crear su plan y comunicarlo al equipo es igual de efectivo. Las tareas específicas en la fase de planificación incluyen:

• Crear un plan de comunicación para las distintas partes interesadas
• Desarrollar una estructura detallada de desglose del trabajo.
• Identificación de la ruta crítica.
• Trazar los recursos en el plan del proyecto y refinar la secuencia del trabajo en función de las dependencias del proyecto y las limitaciones de recursos.
• Desarrollar un cronograma detallado.
• Evaluar los riesgos y desarrollar un plan de priorización de riesgos y mitigación.

Ejecución: Ahora que tiene un plan de proyecto sólido, el equipo puede comenzar a ejecutar el proyecto contra sus tareas asignadas. Es el escenario donde todos realmente comienzan a hacer el trabajo. Desea iniciar oficialmente la etapa de ejecución con reuniones en persona para garantizar que todos tengan lo que necesitan para comenzar a ejecutar su parte del proyecto. Lograr que el equipo comience por el camino correcto es esencial para el éxito del proyecto, por lo que debe articular claramente el cronograma y el plan de comunicaciones.

Monitorear y controlar: Mientras el proyecto se encuentra en la etapa de ejecución, comenzará a monitorearlo y controlarlo para asegurarse de que avanza según lo planeado. Hay una variedad de formas en que puede monitorear y controlar un proyecto. Los registros casuales con los líderes de los equipos, los "stand-ups" diarios organizados o las reuniones formales semanales sobre el estado son efectivas. La información que sale de estas reuniones o canales de comunicación informará el ciclo de retroalimentación y, finalmente, cualquier nueva planificación y ajustes que sean necesarios para el proyecto. Otras actividades importantes en esta etapa incluyen:

• Cumplir con su plan de comunicación preestablecido para garantizar la conciencia de las partes interesadas sobre el estado del proyecto.

• Monitoreando equipos de trabajo y actividades de trabajo en la ruta crítica.

• Identificación de oportunidades para mejorar el rendimiento del cronograma realizando un seguimiento rápido o completando actividades en paralelo o, cuando sea necesario, bloqueando el cronograma al agregar recursos.

• Monitoreo de costos reales versus costos planificados.

• En algunos casos, monitorea, calcula e informa sobre el valor ganado para el plan del proyecto.

• Controle y mitigue los riesgos y refine el plan de riesgos según sea necesario.

Cierre del proyecto: Una vez que todos los detalles y tareas de su proyecto estén completos y aprobados por el cliente o el propietario del proyecto; finalmente puede cerrar su proyecto. El cierre de un proyecto es tan importante como su iniciación, planificación y ejecución. Deberá documentar toda la información del proyecto y organizarla cuidadosamente para que pueda volver a ella si es necesario. También es un buen momento para llevar a cabo una autopsia del proyecto para que todos los miembros del equipo puedan reflexionar sobre lo que salió bien o mal durante el proyecto. También se debe documentar para que el resultado se pueda compartir con otros miembros del proyecto y archivar en una carpeta de historial de proyectos. Finalmente, es importante suspender formalmente el equipo del proyecto, proporcionando comentarios y evaluaciones de desempeño según lo indicado por la política de su empresa.

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Actualizado por Art Petty