Asesoramiento de expertos sobre la planificación de un orador profesional

Seleccionar un orador principal, un maestro de ceremonias o un animador para un evento corporativo u organizativo requiere una planificación cuidadosa y una comprensión de los objetivos de la reunión. Es por eso que los planificadores de eventos confían en la experiencia de una oficina de conferenciantes.

En la primera parte de esta serie, hablé con Diane Goodman, presidenta de The Goodman Speakers Bureau, Inc., sobre los pasos básicos para seleccionar y contratar un orador profesional.

Diane ha ayudado a las organizaciones a asegurar oradores desde 1979. Es una líder reconocida en esta industria y trabaja con reuniones y convenciones corporativas y nacionales e internacionales, entre otras.

Diane continuó su conversación conmigo para compartir algunas de sus perspectivas y experiencias sobre la contratación de un orador profesional.

Acerca de planear contratar un orador profesional

P: Diane, usted recomienda que los planificadores de eventos primero trabajen con sus ejecutivos internos para identificar objetivos y plazos claros, y planear lo antes posible para obtener los mejores oradores, especialmente los oradores principales. ¿Puedes compartir tus pensamientos sobre por qué esto es importante?

R: Como todos, queremos estar seguros de que nuestro tiempo se usa de la manera más significativa. No queremos ir por el camino equivocado con un cliente o un orador, y luego no ser capaces de obtener el horario del orador que el cliente selecciona por última vez.

Para evitar este escenario, recomendamos encarecidamente a los planificadores que pongan a sus ejecutivos en la misma página desde el principio en el proceso de selección de locutores. Esto se puede lograr fácilmente al pasar 15 o 20 minutos con los responsables de la toma de decisiones al inicio del proceso de selección, para que se realice un seguimiento por escrito para confirmar la dirección que está tomando.

Esto finalmente aumentará el valor de los planificadores para el equipo ejecutivo al presentar oradores que se relacionen con las metas y objetivos de la reunión, así como con la misión y visión estratégica general de la organización. Las actualizaciones escritas a lo largo del camino también pueden ser útiles, dependiendo de la cultura y el estilo de su empresa.

P: ¿Puede identificar tres o cinco de los tipos más comunes de oradores solicitados y por qué?

A: Absolutamente. Aquí hay cinco tipos de oradores que todo planificador debe saber:

1. Motivacional: No importa si son tiempos buenos o malos, las personas siempre necesitan un poco de motivación en su trabajo y en su vida. Las reuniones de alto contenido, educativas o orientadas a la capacitación necesitan cierta ligereza. Ahí es cuando se usa y se recibe siempre al orador motivacional gracioso o al orador de tipo edutainment … la risa hace que la gente se sienta bien y también es un gran rompehielos.
2. Team Building: A medida que las empresas se reorganizan, fusionan, adquieren o son adquiridas, deben reconstruir o fortalecer las relaciones internas.Los programas interactivos de formación de equipos ayudan a lograr estos objetivos.
3. Aventurero: Sus historias de coraje y determinación se encuentran entre las más inspiradoras. El público está al borde de sus asientos escuchando a estas personas increíbles.

1. Liderazgo / gestión: ¿Qué características hacen a un gran líder? ¿Cuáles son las últimas tendencias en desarrollo de gestión? ¿Cómo pueden las empresas reconocer y recompensar a los empleados para aumentar la retención de empleados? ¿Cómo pueden las empresas ser más innovadoras para mantenerse competitivas? Estas son solo algunas de las cosas que los ejecutivos quieren escuchar.
2. Generacional: Si bien este no es un tema nuevo, está aumentando su popularidad a medida que más generaciones ingresan a la fuerza de trabajo. Afecta a todo tipo de grupos, desde ventas y marketing hasta administración y recursos humanos.

P: ¿Qué hay de contratar animadores para que sirvan como maestros de ceremonias? ¿Qué tipos de organizaciones están haciendo eso y para qué tipos de reuniones?

R: Realmente se trata del tipo de reunión que la empresa está tratando de crear, en lugar del tipo de empresa que celebra la reunión. Por lo general, los grupos que usan MC buscan presentar una reunión muy unificada con excelente flujo y continuidad, a veces con un ojo hacia un tema.

A menudo, las reuniones orientadas a contenidos pesados ​​utilizarán a los artistas como MC para alegrar la atmósfera y hacer que una reunión que de otra forma sería desalentadora resulte agradable. Vemos una variedad de diferentes tipos de reuniones usando animadores como MC.

Acerca de las tendencias en el habla profesional

P: ¿Notan nuevas tendencias en la selección de oradores? Por ejemplo, ¿hay un cambio para que los expertos de la industria sirvan como oradores principales más a menudo?

Los autores comerciales más vendidos suelen estar muy solicitados. Parece que muchos autores, aunque no todos, llegan al circuito de oratoria tan pronto como su libro comienza a recibir notoriedad. Además, parece haber mucho más interés en escuchar de los ejecutivos de negocios exitosos y en lo que llamamos "gurús" empresariales, aquellos que han estado allí, que lo han hecho y ahora están hablando de ello.

De hecho, trabajamos con expertos de la industria, que pueden ser académicos o especialistas en un campo determinado. Si bien cumplen un propósito maravilloso, tenga en cuenta que los "expertos" de la industria no son necesariamente oradores experimentados. Su oficina de conferenciantes debe conocer el estilo, la fortaleza y la debilidad de cada experto de la industria como lo haría con cualquier otro experto para proporcionar una orientación adecuada.

P: ¿Qué tipo de organizaciones eligen expertos sobre celebridades o figuras deportivas reconocibles y bajo qué circunstancias?

R: Esto depende más del tipo de reunión que la compañía está tratando de crear. Las reuniones de incentivo, o reuniones para personas que han tenido que ganarse el derecho de asistir, usarán más tipos de celebridades para recompensar a los asistentes con una experiencia "inolvidable". Más contenido o reuniones dirigidas educativamente se inclinarán hacia más expertos de la industria y oradores de contenido.

Vemos ahora una tendencia muy agradable hacia la combinación de los tipos de oradores que las empresas utilizarán en sus diversas reuniones.Más planificadores están mirando la imagen general y utilizando oradores de contenido o de la industria, así como oradores motivadores, y algunas veces animadores, en una variedad más amplia de tipos de reuniones.

Acerca de contratar un orador profesional

P: ¿Los oradores suelen tener requisitos específicos (aparte del pago de su tarifa de intervención) que los organizadores de eventos deben conocer?

R: Los requisitos específicos de cada hablante son diferentes. Como mínimo, un planificador debe esperar ser responsable del pago de pasaje aéreo, alojamiento durante la noche, transporte terrestre, comidas y requisitos AV. A veces, un hablante puede tener una tarifa fija para viajar o requerir una dieta específica para cubrir comidas y gastos imprevistos. También puede haber tarifas para folletos específicos o el derecho a grabar la dirección o el habla.

Las oficinas de oradores deben proporcionarle cualquier requisito extenso al planificador antes de tomar una decisión final para que no haya sorpresas.

Acerca de los honorarios de un orador profesional

P: ¿Qué tipo de tarifas deben esperar los planificadores de eventos para un presupuesto para un orador profesional? ¿Hay alguna manera de ayudar a categorizar los rangos de honorarios que se esperan para varios tipos de altavoces?

R: Buena pregunta. Los honorarios van desde unos pocos miles de dólares hasta más de cien mil dólares. Los oradores establecen sus tarifas y no existen criterios o estándares específicos para la forma en que lo hacen.

Analicemos tres de los diferentes tipos de oradores: profesional, experto y famoso.

1. Los oradores profesionales son aquellos que han elegido hablar para ganarse la vida. Hay miles de este tipo de altavoces en el mercado. Me gusta pensar que basan sus honorarios en su experiencia, conocimiento y habilidades para hablar, pero a menudo es lo que perciben que es su valor.
2. Los oradores expertos son aquellos que hablan como resultado de su experiencia en un área determinada. No es su vocación primaria.
3. Los oradores famosos son solo eso: celebridades. Muchas veces pagará mucho dinero solo para tener una celebridad en la plataforma. ¡El planificador tiene que determinar el valor de eso!

P: ¿Los honorarios para una oficina de oradores están incluidos en la tarifa del conferencista? ¿Debería un planificador de eventos presupuestar tarifas adicionales? De ser así, bajo qué circunstancias)?

R: Generalmente, el orador le paga una comisión a la agencia. Lo hacen porque la oficina ha asegurado el compromiso para ellos y asume todas las obligaciones logísticas y contractuales. Hay excepciones, como en cualquier negocio, y puede haber ocasiones en que una oficina puede cobrar sus propias tarifas al proporcionar servicios tales como una extensa investigación o planificación estratégica para empresas u organizaciones.

Acerca de Speaking Engagement Cancellations and Speakers Bureaus

P: Pueden ocurrir muchas situaciones que requieran que un orador cancele un compromiso. ¿Qué pasos puede tomar un planificador de eventos para abordar esta situación al contratar un orador?

R: Aquí es donde una relación entre la oficina y el orador puede realmente marcar una gran diferencia, ya que podemos "reunir" oradores para ayudarnos en situaciones de emergencia.

Afortunadamente, se produce una cancelación con tiempo suficiente para encontrar un reemplazo comparable. Pero el tiempo no suele estar de nuestro lado cuando ocurren cancelaciones.

Entonces, cuando un planificador se entera de una cancelación, debe llamar inmediatamente a su oficina para un plan de "respaldo", incluso si son solo unas horas antes del discurso. Si se trata de un gran evento con más de un orador, es posible que podamos pedirle a uno de nuestros oradores que ya estén en el evento que haga "doble tarea". "O, si sabemos que otro orador está geográficamente cerca, podemos pedirle que desvíe nuestro evento y salve el día.

Siempre hay soluciones; con suerte, usted está trabajando con una oficina que conoce a sus oradores lo suficientemente bien como para superar estos desafíos frustrantes.

P: Tal escenario es probablemente uno de los momentos más importantes para trabajar con una oficina de conferenciantes. ¿Puedes compartir un ejemplo de cómo aseguraste a alguien más en el último minuto?

R: Estábamos en el lugar administrando los altavoces para un importante cliente de seguros que estaba celebrando una reunión de incentivos. Aproximadamente 5 a. metro. un domingo por la mañana, mi miembro del personal recibió una llamada del cliente en pánico. El único orador que reservaron sin nuestra ayuda no apareció. Aparentemente había algún problema con el transporte del hablante, pero nadie realmente sabía lo que sucedió.

¡El cliente ahora tenía un gran vacío en su agenda donde pertenecía el keynoter de apertura! Entonces, comenzamos a trabajar de inmediato para generar ideas para reemplazar ideas.

Conocíamos bien a este cliente y a su público, y determinamos que teníamos el candidato perfecto a poca distancia en automóvil. ¡Llamamos a su oficina, teléfono celular, hogar y a su esposa! Cuando lo encontramos, le explicamos la situación, y él acordó venir de inmediato a la reunión. Una vez que llegó, tuvimos una breve reunión con el cliente y hablamos sobre los objetivos, y sin más preámbulos el orador subió al escenario.

¡Al finalizar, el orador recibió una ovación de pie de la audiencia! Resultó que, probablemente, era una opción mejor para la presentación inaugural que la persona que terminó por no presentarse.

¡Las relaciones realmente importan!