ÉTica en los materiales y servicios de compras

Introducción

Todos los días, los medios tienen informes de casos de sobornos y prácticas comerciales poco éticas que implican la compra de materiales o servicios en casi todos los países del mundo.

Aunque nos gusta pensar que las personas que determinan los contratos y los acuerdos de compra son justas y éticas, hay algunos que aceptarán la coacción que puede afectar la adjudicación de contratos que valen miles de dólares para aquellos que valen millones de dólares .

Estándares de compras

Todas las compañías llevarán a cabo un estándar de compras con procesos, métodos y reglas para garantizar que el proceso de adquisición sea lo más equitativo posible.

Sin embargo, la compra de materiales y servicios es un proceso que involucra la interacción del personal de compras y proveedores potenciales, lo que conduce a relaciones y contactos personales.

Naturalmente, un profesional de compras llamará a un proveedor con el que tenga conocimiento personal antes de llamar en frío a otros posibles proveedores. La relación entre una empresa y sus proveedores se desarrolla a lo largo de un período de tiempo y se basa en las relaciones personales.

Sin embargo, el profesional de compras está obligado por su empleador a determinar el mejor producto o servicio al mejor costo, de la manera más puntual. Estándares de compra establecidos para garantizar que las necesidades de la empresa sean las más importantes en cualquier negociación con proveedores potenciales.

Las primeras normas éticas para los profesionales de compras fueron publicadas por la Asociación de Administración de Compras en 1929.

Acciones de Proveedores

Aunque esperamos que los profesionales de compras sean tan éticos como sea humanamente posible, la mayoría las empresas tienen un departamento de ventas cuyo trabajo es vender su producto y eso puede significa tener contacto con los empleados de clientes potenciales, que pueden ser personal de compras o no compradores.

Estos equipos de ventas tendrán presupuestos para promocionar productos con recuerdos publicitarios, como bolígrafos, calendarios, diarios, etc., o regalos más tangibles, como almuerzos.

En una serie de estudios sobre compras, se ha encontrado que casi todos los profesionales de compras aceptan algo de los proveedores, incluso si es tan pequeño como un artículo fijo.

Aunque la mayoría de las empresas requerirá que los empleados con y sin compra firmen y respeten una política ética, es menos probable que las empresas más pequeñas tengan o de hecho acaten un código de ética. El fracaso de las pequeñas empresas es alto y es vital para las empresas para ganar negocios, y eso puede hacerse a expensas de la ética.

Empleados no compradores

Aunque las grandes empresas insisten en contratar profesionales que cumplan estrictamente los códigos de ética, no ocurre lo mismo con el personal que no compra.En muchas empresas, la compra está permitida por los jefes de departamento o incluso por el personal de línea que pasa por alto el departamento de compras en su totalidad.

Esto significa que los departamentos de ventas de los proveedores pueden dirigirse al personal que no compra para obtener ventas donde quizás hayan sido rechazados por el departamento de compras. Gran parte de esta adquisición deshonesta nunca se ve en el departamento de compras, ya que se paga por el centro de costos de un departamento o por el departamento de contabilidad.

Las compras deshonestas tienen dos inconvenientes principales para una empresa. En primer lugar, el gasto nunca se canaliza a través del departamento de compras, por lo que no hay forma de saber si el comprador obtuvo el mejor precio por el artículo. En segundo lugar, el comprador puede haber sido influenciado indebidamente para realizar la compra; tal vez por regalos, relaciones personales o incluso un conflicto de intereses.

Las compras ilegales pueden representar el cincuenta por ciento del gasto total de una compañía durante un año. Si los empleados que no compran están restringidos a compras menores o incluso cero, la empresa estaría segura de que las compras se realizaron de manera ética y que el mejor producto se seleccionó en función del precio, la calidad y el tiempo de entrega.

Resumen

Los profesionales de compras son un activo para cualquier empresa. Pueden ahorrarle a una empresa miles o incluso millones de dólares al año.

La forma en que compran los artículos es vital para el éxito de una empresa y un código de ética estricto garantiza que todos los vendedores potenciales reciban el mismo trato.