Asset Management digital y el rol que juega en marketing

Nuestros departamentos de marketing llevan muchos sombreros y lo último que tenemos tiempo es tener que buscar activos que han sido finalizados y aprobados. Los necesitamos al alcance de la mano, accesibles y con la capacidad de ordenar rápidamente, ahí es donde entra en juego la Gestión de activos digitales o DAM.

¿Cuántas veces ha escuchado lo siguiente dentro de las paredes de su propio departamento de marketing?

• ¿Tiene la versión final de ese folleto colateral?

• ¿Dónde está el artículo que escribimos sobre nuestros beneficios del servicio?
• ¿Puede ayudarme a encontrar el anuncio publicitario que utilizamos para nuestro servicio B2B más popular?
• ¿Puedes llamar a la Agencia A y pedirles que vuelvan a enviar ese archivo finalizado? No puedo encontrarlo
• Permíteme enviarte el correo electrónico con la versión final y aprobada.

¿Está luchando con los siguientes problemas dentro de su organización?

• Control de marca y la falta de ella.
  Tiene logotipos, plantillas, membretes y eslóganes de versiones múltiples que han quedado obsoletos y abandonados, pero que todavía se están utilizando. No puede abrazar a la organización y uniformar la marca debido a las variaciones que no solo existen sino que están en uso. Se avergüenza cada vez que ve los materiales que se están creando en otros departamentos porque sabe que la uniformidad de la marca dentro de su organización es un área que necesita mucha atención. Debido a la falta de control de los mensajes que se presentan al público, el mensaje de su marca se suaviza y no da el golpe que necesita. ¿Qué pasaría si tuvieras una manera de almacenar todas las fotos autorizadas, artículos, historias, imágenes y activos de marca en formatos digitales, formato electrónico e incluso imprimir, eso facilitaría tu vida y la de tu equipo de marketing?

• Múltiples proveedores y agencias que crean activos para su empresa.
  No es raro trabajar con múltiples proveedores y agencias. Tenemos agencias con las que trabajamos para canales específicos, e incluso encontrará empresas que tienen diferentes agencias para diferentes departamentos. ¿Cómo los mantienes en la misma página? ¿Están todos al tanto de la verborrea obligatoria y las pautas generales de la marca?
  Seamos honestos, la mayoría de ustedes diría que no. El uso de un sistema de gestión de activos digitales puede ayudarlo a brindarles una ubicación centralizada donde puedan recuperar los activos que desea usar en nuevas campañas. También puede publicar activos de campañas anteriores para que sus proveedores puedan verlos y utilizarlos como guías para mantenerse dentro de la "apariencia y sensación" que se creó y aprobó previamente.
• Incapacidad para reutilizar el contenido rápidamente cuando sea necesario.
  Está seguro de que se escribió un artículo reciente sobre el tema que desea cubrir, pero mientras lo vea no podrá encontrarlo.Te encantaría usar ese artículo para reutilizarlo en un correo electrónico o en una publicación en las redes sociales, pero sin él, estás empezando desde cero. Esto no solo llevará tiempo, sino que también requerirá dinero, y todos sabemos que nuestros departamentos de marketing generalmente trabajan con presupuestos bajos. ¿Qué pasaría si pudiera iniciar sesión en una ubicación centralizada y encontrar cada anuncio publicitario que se utilizó, cada artículo que no solo fue escrito sino también aprobado, así como todos los folletos centrados en un servicio específico? Tú entiendes. El uso de un sistema de administración de activos digitales nos permite no solo localizar contenido que pueda ser reutilizado, sino que mantenga a la vanguardia lo que tenemos y tal vez lo que nos falta cuando se trata de nuestro marketing de contenidos.

Si usted es como mi equipo y como yo, está experimentando los desafíos anteriores, y me sorprende que no haya dejado este artículo y haya comenzado su propia búsqueda de sistemas de administración de activos digitales. La mayoría de los especialistas en marketing, cuando mencionas la gestión de activos digitales, no están seguros de si la necesitan. Es una herramienta más y un gasto más, pero cuando empiezas a hablar sobre los desafíos que enfrentan la mayoría de los departamentos de marketing y cómo un sistema de administración de activos digitales puede ayudar, sus ojos se iluminan y entienden rápidamente la necesidad y cómo usar un sistema DAM puede ayudarlos a ahorrar tiempo y dinero.

Piénsalo de esta manera; un sistema de administración de activos digitales puede ayudarlo a contar la historia completa y crear una impresión más fuerte que enorgullece a su marca.

Ahora, dicho esto, me alegro de que haya quedado porque quiero compartir algunos consejos, pautas y sugerencias que pueden ayudarlo a seleccionar el sistema de administración digital correcto.

¿Qué buscar en un sistema de administración de activos digitales?

Seleccionar el sistema correcto es extremadamente importante, pero incluso más allá de eso, un sistema de administración de activos digitales es tan bueno como usted y su equipo para almacenar, anotar, catalogar y cómo recuperar y distribuir esos activos. Si bien el sistema de administración de activos digital adecuado ayudará a automatizar gran parte del proceso, usted sigue siendo responsable de la actualización y limpieza que mantiene y administra los activos que almacena.

Un sistema de administración de activos digitales no es una implementación manual; debe incluir lo siguiente para lograr el éxito:

1. Personas
2. Proceso identificado y socializado
3. La tecnología correcta
4. La información correcta

Piense en ello como su sistema dinámico de almacenamiento y entrega. Obviamente, hay muchos sistemas que son gratuitos y / o de bajo costo que se pueden usar, como por ejemplo:

• Dropbox
• Google Drive
• One Drive

Ahora, dicho esto, los sistemas anteriores no creado para automatizar el proceso DAM, por lo que tendrá que improvisar y unirlo para que sirva como un verdadero sistema de gestión de activos digitales. Encontrar el sistema perfecto para su organización ayudará con el crecimiento y la eficiencia, así que no escatime en el proceso de investigación e investigación que lo ayude a identificar la solución adecuada para usted.

Algunas pautas básicas para seleccionar el sistema de administración de activos digital adecuado para su organización incluyen:

• Escalabilidad: Es importante tener en cuenta dónde se encuentra su empresa y cuáles son sus necesidades actuales, pero incluso más allá de eso, debes tener en cuenta los planes de crecimiento de tu organización; por ejemplo, ¿cuántos usuarios tendrá y sus usuarios incluirán el uso interno o querrá proporcionar un uso externo a agencias y proveedores?
• Integración del sistema: ¿Hay integraciones de sistema que son importantes, por ejemplo, si desea que se integre con su sitio web, sistema de administración de contenido u otras herramientas de administración de contenido?
• Opciones de alojamiento: ¿Va a alojar la plataforma en sus instalaciones o utilizará un proveedor basado en la nube? ¿Tendrás personas fuera de la organización que necesiten acceder al sistema? Deberá tener esto en cuenta y determinar qué funciona mejor para usted y su equipo, así como lo que su departamento de TI sugiere en función de las necesidades de seguridad y de la organización.
• Accesibilidad y soporte móvil: ¿Cómo se accederá y distribuirá los activos? ¿Permitirá que los activos se carguen a través de dispositivos móviles, por ejemplo, fotos o videos nuevos? Estas son claves para identificar el sistema correcto. ¿Son importantes para usted y su organización?
• Funciones de usabilidad: Recuerde que su sistema solo se usará si es eficiente y aporta valor al equipo, por lo tanto, identifique las necesidades que tiene dentro de su departamento. Por ejemplo, ¿son importantes las miniaturas? ¿Necesita una forma fácil de ver el activo visual antes de abrirlo? ¿Qué funciones de búsqueda necesitas? Como mínimo, sugeriría poder catalogar y buscar por fecha, tipo, temas, anotaciones, etiquetas, categorías, etc.
• Formatos de archivo y almacenamiento: Identifique qué formatos de archivo desea catalogar dentro sistema y asegúrese de que cualquier sistema que seleccione soporte estos formatos de archivo fácilmente. También debe tener en cuenta el espacio de almacenamiento que necesitará y si su sistema de activos digitales servirá como su depósito de activos. Si es así, será necesario un espacio para evaluar.

Al observar los sistemas de gestión de activos digitales, tenga en cuenta que la idea detrás del sistema es optimizar la organización con sus activos de marketing y ayudar con la eficiencia y encontrar los activos que necesita cuando los necesita. Tendrá que mantenerlo organizado y catalogado de una manera predecible y consistente. Sugiero designar un administrador que pueda garantizar que los usuarios entiendan su sistema y lo usen de acuerdo con el proceso que se ha identificado durante el proceso de implementación.

Costo del sistema de administración de activos digitales

El costo variará según la cantidad de usuarios, la cantidad de almacenamiento y las opciones de alojamiento. La percepción es que los sistemas de gestión de activos digitales son caros, pero en realidad son sus requisitos los que pueden hacer subir el precio. Puede encontrar un pequeño sistema de administración de activos digitales por $ 25 por mes, pero a medida que agrega opciones y personalizaciones, el costo puede aumentar y llegar al mercado de las seis cifras rápidamente. Comience su investigación y encuentre tres sistemas para evaluar, pero solo evalúe aquellos que están dentro de su presupuesto. Sea honesto con el proveedor sobre sus limitaciones presupuestarias y la mayoría de ellos podrá ayudarlo a encontrar una solución que funcione para usted y su organización.