Diseñar un plan para manejar las solicitudes de mantenimiento

Los inquilinos tendrán solicitudes de mantenimiento, es inevitable. Como propietario, le conviene idear un plan para entregar estas solicitudes desde el principio. Tener un sistema para manejar estas quejas ayudará a minimizar el estrés cuando en realidad está tratando con las solicitudes.

¿Cuál es su sistema para manejar las quejas?

Para facilitar el manejo de las quejas, debe contar con un sistema que los inquilinos puedan seguir cuando necesiten alertarlo sobre una solicitud de mantenimiento.

Hay dos maneras básicas en que puede ir:

1. Solicitud formal: Algunos propietarios prefieren que los inquilinos envíen solicitudes de mantenimiento a través de un proceso formal. Este proceso debe explicarse claramente como parte del contrato de alquiler.
   Este proceso generalmente implica algún tipo de solicitud por escrito. La solicitud generalmente incluirá la siguiente información:
   
   • Nombre del inquilino
   • Dirección
   • Número de unidad
   • Número de teléfono
   • Fecha de la queja
   • Tipo de queja
   • Descripción de la queja < Solicitudes especiales
   • podría ser:
   
   Un formulario en línea
   • - Si tiene un sitio web para sus inversiones inmobiliarias, le recomendamos que agregue un área para las solicitudes de mantenimiento. El inquilino simplemente tendría que ir a su sitio web, completar el formulario y presionar enviar. o
     
     Un formulario en papel
   • - Esta sería una copia impresa que el inquilino podría escanear y enviar por correo electrónico, fax, entregar a mano o colocar en algún tipo de buzón que haya dedicado para tales peticiones.
   Asegúrese de contar con procedimientos de emergencia donde los inquilinos puedan ponerse en contacto con usted, un administrador de la propiedad o un técnico después del horario comercial normal en caso de una solicitud de mantenimiento que requiera atención inmediata, como una tubería reventada o falta de calor en invierno.

   Solicitud informal:

2. Otra opción para los propietarios es la solicitud informal. Con este tipo de solicitud, cuando un inquilino tiene un problema de mantenimiento, simplemente lo llama o lo envía por correo electrónico, según su forma de comunicación preferida, y le explica la situación. Las solicitudes telefónicas se realizarán durante el horario normal de atención que haya establecido, a menos que sea una emergencia, en cuyo caso seguirán los procedimientos de emergencia que usted haya implementado. ¿Quién se encargará de las solicitudes de mantenimiento?

Debe decidir quién se encargará de atender las quejas y solicitudes de mantenimiento, para que no se sorprenda cuando lleguen las quejas. Los inquilinos deberán saber con quién deben comunicarse cuando tengan un problema.

Usted

• : ¿será responsable de gestionar las solicitudes de mantenimiento? ¿Se siente cómodo con que los inquilinos lo contacten para tales solicitudes? ¿Se siente cómodo yendo a los apartamentos de un inquilino para tales solicitudes?¿Tiene la base de conocimientos y la habilidad para manejar plomería y reparaciones eléctricas o necesitará contratar un especialista? Si decide que asumirá estas solicitudes de mantenimiento usted mismo, debe reconocer su conjunto de habilidades. Si bien puede saber cómo reparar un pomo de la puerta, cerrar una válvula de agua principal y tejar un piso, ¿sabe cómo soldar una tubería o instalar detectores de humo con cable? Es importante que comprenda sus limitaciones desde el principio para que pueda planificar adecuadamente las reparaciones que no puede manejar usted mismo.
  
  Un administrador de la propiedad
• : ¿Contratará a un administrador de la propiedad para que se encargue de las solicitudes de mantenimiento? Si no se siente cómodo realizando solicitudes de mantenimiento o simplemente no quiere que le molesten, puede contratar a una empresa de administración de propiedades para que lo haga. Tendrán un equipo hábil de hombres hábiles en el personal o contratarán contratistas externos para realizar estas solicitudes. Si bien es una opción más costosa, le ahorra el dolor de cabeza de tener que lidiar con solicitudes de mantenimiento constantes y le ahorra la oportunidad del tiempo que puede dedicar a esfuerzos más productivos.
  Alguien más
• : En caso de que no tenga la habilidad, el conocimiento o el deseo de manejar un inquilino, hágase usted mismo, y no quiera gastar el dinero para contratar una compañía de administración de propiedades para hacerlo , no puede dejar que su propiedad caiga en desorden, debe tener a alguien que se encargue de estos problemas. Con esta opción, no pagarás a alguien un salario mensual; más bien, les pagará para que se encarguen de cada problema individual a medida que surja. Debe investigar y encontrar reparadores y contratistas locales en su área. Deberá buscar:

  A Handyman

  • - ¿Quién se encargará de las reparaciones básicas? Un electricista
  • - ¿Quién se encargará de los problemas eléctricos? Un plomero
  • - ¿Quién puede lidiar con tuberías y problemas de drenaje? Noches y fines de semana
  • : asegúrese de conocer las horas en que estas personas estarán disponibles. Si no están disponibles a horas extrañas, debes asegurarte de tener a alguien que sí lo esté. No debe buscar frenéticamente a un reparador de respaldo cuando esté de luna de miel en Hawai a las 2 AM Números de contacto de emergencia
  • - Siempre tenga a mano los números de la estación de bomberos, la estación de policía y el centro de control de venenos locales .