4 Razones por las cuales su empresa necesita procesos documentados

La mayoría de las empresas emprendedoras comienzan orgánicamente y descubren "cómo hacemos las cosas aquí" más o menos sobre la marcha. Los propietarios y gerentes a menudo están demasiado ocupados para documentar sus procesos a menos que el negocio sea altamente técnico o científico, o a menos que el control del proceso sea ordenado por clientes como el gobierno. Si usted es el jefe en un negocio que abarca desde la restauración de alimentos hasta las boutiques de ropa al por menor y la administración de patrimonio, no lo despedirán por no tener procesos documentados.

(Después de todo, eres el jefe.) Pero te perderás grandes oportunidades.

Razones para crear procesos escritos

Hay razones convincentes por las que su pequeña empresa debería tener procesos escritos, incluso si usted es el único involucrado actualmente:

1. Agregar y capacitar empleados: Si sus procesos son anotado, puede entrenar empleados de manera más fácil y rápida. Si no documentas tus procesos, te resistirás a agregar empleados porque la idea de entrenarlos es demasiado desalentadora. ¡22 capturas!
2. Posibilidad de obtener préstamos comerciales: Si necesita fondos para su negocio, un banco u otro prestamista deberá comprender sus operaciones. Hace una declaración poderosa cuando puedes mostrarle a un prestamista qué tan organizado estás y que realmente tienes un control sobre los procesos.
3. Asegure mayores ganancias: La documentación de procesos expone fallas en la forma de hacer las cosas. Verás cuellos de botella e inconsistencias de las que no te habías dado cuenta que estaban allí. El movimiento adicional en un proceso comercial le cuesta tiempo y dinero. Eliminarlo equivale a ahorrar tiempo y mayores ganancias.

1. Posición para la venta eventual: Si quiere vender su negocio algún día, un comprador querrá evaluar el funcionamiento interno primero. Mostrar al comprador su manual de proceso aumenta la probabilidad de una venta, así como el valor percibido por el comprador de su empresa. Después de todo, si sus procesos están limpios y bien documentados, el comprador puede imaginarse más fácilmente entrando y continuando con lo que ha hecho. El tiempo ahorrado para el comprador equivale a un menor costo en el futuro, lo que se traduce en un mayor precio para usted.

Comenzando

Entonces, ¿cómo puede pasar de tener procesos firmemente (o no tan firmes) en su cabeza y hacer que se anoten? Debe definir y luego documentar sus procesos. Digamos que estás en el negocio de la restauración. Ya sea que se dé cuenta o no, tiene ciertos procesos primordiales que son comunes a todas las empresas de catering. Por ejemplo, cada proveedor de catering tiene que conseguir trabajos, hacer eventos y hacer un seguimiento con los clientes para que pueda obtener más trabajos. Cada una de esas acciones es su propio proceso.

Por lo tanto, para su empresa, escriba sus pasos e intente organizarlos en orden secuencial (aunque haya superposiciones).Si su proceso tiene más de siete pasos, busque consolidar varios procesos como subprocesos de otro paso clave. De lo contrario, el proceso se vuelve demasiado difícil de administrar y explicar a los demás.

Puede obtener una lista como esta para un proveedor y luego, en cada proceso, documentará los subprocesos que forman parte de ella:

1. Adquisición de trabajo: Marketing, generación de propuestas, ventas proceso, contrato
2. preparación de eventos: creación de menús, preparación de alimentos, dotación de personal, selección de lugar y de preparación
3. operación Evento: Día de trabajo lista de verificación, entrega e instalación, las asignaciones del personal, procedimiento de descomposición < posteriores al evento de seguimiento:
4. Cliente de seguimiento, interrogar en el local Recursos

es muy útil usar diagramas visuales para la gestión de procesos en lugar de una lista lineal, aunque si no estás excelente con Excel u otros programas, una lista es mejor que nada. Aprenda cómo hacer diagramas de flujo de procesos en Excel y vea si funciona para usted. La ventaja de utilizar un diagrama de flujo es que puede ver fácilmente las entradas y salidas de cada paso del proceso. Un buen proceso es como una buena pieza de escritura: hay transiciones entre párrafos. Si un paso del proceso da un salto a una acción y no está claro cómo llegó allí, retroceda y asegúrese de que la entrada y la salida sean claras y fuertes.

Si desea leer el mejor libro que se haya escrito sobre control de procesos, eche un vistazo a Reengineering the Corporation por Michael Hammer y James Champy.

A pesar de que el libro tiene casi dos décadas y fue escrito teniendo en cuenta los grandes procesos de organización, es un recurso perfecto incluso para startups jóvenes. Te ayudará a ver los cuellos de botella en lo que estás haciendo y a solucionarlos.