Guía de planificación de contingencia para pequeñas empresas

Un plan de contingencia comercial bien pensado puede significar la diferencia entre la supervivencia y el fracaso de su negocio si ocurre un desastre. Un incendio, una inundación, un fallo en el disco duro o el robo de datos: cualquiera o todos estos podrían poner su negocio fuera de servicio. Tomarse el tiempo para hacer algunos planes comerciales de contingencia ayudará a garantizar que su empresa pueda reanudar sus operaciones en el menor tiempo posible.

Use la siguiente guía para crear un plan de desastre para su negocio.

Para crear un plan de contingencia comercial:

1) Determine cuáles son los principales riesgos para su pequeña empresa.

¿Es un robo de datos? ¿Inundación? ¿Terremoto? Averiguar qué tipos de desastres son más probables lo ayudará a enfocar su plan de contingencia y no perder tiempo y dinero preparándose para algo que es muy poco probable que suceda. No tiene sentido planificar cómo recuperarse de un terremoto, por ejemplo, si su empresa no se encuentra en una zona sísmica.

2) Prepare un plan de evacuación.

Revíselo con el personal y publíquelo visiblemente en todas las instalaciones de su empresa. ¿Cómo sabrá el personal que necesita evacuar? ¿Qué deberían hacer cuando son notificados de una evacuación? ¿Qué rutas están disponibles fuera del edificio (s)? ¿Dónde debería encontrarse la gente fuera del edificio (s)? ¿Quién es el responsable de verificar que todos estén fuera de peligro?

3) Crear un sistema de despliegue de comunicaciones.

Si sucediera algo en su negocio, ¿quién sería responsable de notificar a cada persona que trabaja allí? Asegúrese de que las listas de contactos de teléfono y correo electrónico estén actualizadas y de que las personas responsables de contactar a otras personas tengan listas impresas ya que toda la tecnología falla tarde o temprano y generalmente en el momento más inoportuno.

También decida quién será responsable de comunicarse con el público y cómo (actualizar el sitio web comercial, publicar en las redes sociales, comunicados de prensa, carteles en las ventanas, anuncios de radio, etc.)

4) Asegúrese de que su Los kits de emergencia del sitio están completos y actualizados.

Esta lista de verificación del kit de primeros auxilios para empresas muestra exactamente qué botiquines de primeros auxilios deben contener las pequeñas empresas. Dependiendo de los tipos de desastres que puedan ocurrir en su área, es posible que desee agregar otros suministros. Por ejemplo, un galón de agua por persona por día es uno de los suministros recomendados en esta lista de suministros de emergencia para la tienda minorista.

5) Tome medidas ahora para proteger sus datos comerciales.

Los datos de su empresa son su activo más valioso. Si fue robado o destruido, ¿su empresa podría comenzar a funcionar rápidamente o incluso continuar? 6 Reglas de protección de datos explica cómo puede obtener la tranquilidad de saber que los datos de su empresa están protegidos y que serán accesibles de nuevo rápidamente.La protección de datos es una de las muchas ventajas de cambiar su negocio a la computación en la nube.

6) Asegúrese de que su negocio tenga un seguro adecuado.

El seguro contra incendios es del tipo que nos viene a la mente, pero el fuego ciertamente no es el único desastre posible que su pequeña empresa podría experimentar.

Además de otros desastres físicos obvios como inundaciones o daños causados ​​por el viento, considere el daño que podría ocasionar el robo, por ejemplo. Y luego está el posible factor de responsabilidad si su pequeña empresa se dedica a actividades que podrían abrirle a demandas.

Elegir el tipo de seguro adecuado para cubrir sus riesgos y contar con una buena cobertura de seguro actualizada le ayudará mucho para que su pequeña empresa vuelva a funcionar nuevamente si ocurre un desastre.

7) Decida qué sería absolutamente esencial para que su pequeña empresa comience a operar nuevamente si un desastre comercial lo cerró y toma medidas para garantizar que esos elementos esenciales estén disponibles rápidamente.

En el caso de nuestro negocio primario, desarrollo de TI, básicamente necesitamos nuestros datos comerciales y una o dos computadoras, y podríamos volver a estar en funcionamiento (ver Copia de seguridad de datos es La mejor protección y programas de software de respaldo).

Su pequeña empresa puede necesitar más personas y materiales antes de poder reabrir. ¿Qué personas son clave para sus operaciones? ¿Necesitas un equipo en particular? Tal vez se pueda hacer un arreglo con otra empresa que tenga el equipo que necesita. ¿Necesitarías ciertos suministros? Averigüe ahora quiénes serían los proveedores alternativos o los expedidores.

8) Conozca a sus vecinos.

Abrir las líneas de comunicación con los propietarios de negocios a su alrededor puede beneficiar realmente la planificación de contingencia de su negocio. Hágales saber lo que espera hacer y vea si puede involucrarlos. Es posible que pueda compartir los costos de algunos gastos relacionados con la planificación de contingencia o hacer arreglos de ojo por ojo para ayudarse mutuamente en caso de desastre.

9) Consulte los programas y recursos locales.

Su ciudad o pueblo puede tener planes de contingencia / planes de respuesta a desastres en su lugar o proporcionar recursos que le facilitarán la tarea de armar su propio plan. Por ejemplo, la ciudad de Ottawa ofrece información sobre la preparación para emergencias para las empresas de Ottawa en su sitio web y ofrece talleres de capacitación sobre el tema. Vea lo que está disponible en su ciudad antes de comenzar a escribir su propio plan de desastre comercial.

10) Ponlo todo junto.

Mientras trabaja en su plan de contingencia, junte todas las piezas en forma impresa. (Las copias digitales son agradables pero no muy útiles si se corta la corriente y / o no se pueden usar dispositivos digitales). Una carpeta de tres anillos funciona bien. Incluya el plan de evacuación de su empresa, plan de comunicación, información sobre kits de emergencia y pólizas de seguro, medidas de protección de datos y aspectos operativos esenciales, así como detalles de cualquier arreglo que haya realizado para mantener o poner en marcha las cosas nuevamente.

11) Mantenga a mano su plan de contingencia de negocios.

Por último, pero no por eso menos importante, debe asegurarse de mantener su plan de desastres en un lugar fácilmente accesible y asegurarse de que todos los que necesitan saber dónde se encuentren conozcan su ubicación. También debe asignar una persona y un segundo para tomar el plan de contingencia comercial en el camino de salida si el desastre comercial requiere abandonar el lugar.

12) Use su sitio web comercial y redes sociales

El sitio web de su empresa y las redes sociales como Facebook, LinkedIn y Twitter son excelentes maneras de comunicarse con clientes y socios comerciales en caso de una emergencia. No permita que sus clientes se pregunten si está abierto o no cuando ocurre un desastre: una publicación rápida en Facebook puede mantenerlos al día.

La planificación de contingencia comercial rinde frutos

Es fácil posponer la planificación de contingencia comercial. Siempre hay "crisis" inmediatas que demandan nuestra atención. ¿Pero qué tan significativos son realmente comparados con un evento que cierra su negocio durante horas, días o semanas? Tomarse el tiempo para preparar un plan de contingencia comercial tendrá una gran recompensa si el desastre llegara a ocurrir.