Construyendo su equipo de contabilidad para pequeñas empresas

Los números son una parte importante del negocio. Para conocer mejor la contabilidad y finanzas de su pequeña empresa, ¿debería contratar un tenedor de libros, un contador, un controlador o un director financiero (CFO)? Cada profesional puede ser utilizado en alguna etapa del ciclo de vida de su negocio. ¿Cuándo es el mejor momento para contratar a cada tipo de profesional?

La información financiera de su pequeña empresa en cualquier etapa, proporciona una herramienta de gestión del desempeño para ayudarlo a tomar las decisiones correctas para maximizar la rentabilidad, manejar el flujo de efectivo y proporcionar un punto de referencia competitivo.

El mundo de las finanzas empresariales puede ser complejo y confuso. A menudo es más fácil dejar de lado los números importantes al comienzo del juego y hacer los aspectos más "divertidos" de la creación de empresas.

Los empresarios experimentados conocen el impacto que tiene un sistema financiero en la tasa de éxito de una empresa. Más del 28% de las empresas que declaran quiebra citan problemas con la estructura financiera de la empresa como la principal causa de fracaso, según un estudio de la Administración de Pequeñas Empresas, "Dificultades financieras de las pequeñas empresas y razones de su fracaso".

Si bien no existen reglas claras sobre cuándo contratar o ampliar el equipo de contabilidad de su pequeña empresa, tenga en cuenta las siguientes pautas para facilitar su decisión:

Cuándo contratar a un contable

• Puesta en marcha de la empresa: Los servicios de un contable tienen sentido para las empresas de nueva creación que no tienen planes de construir un imperio. Un tenedor de libros en el equipo de contabilidad de su pequeña empresa lo ayudará a comenzar con un buen sistema de mantenimiento de registros, manejar transacciones financieras y producir estados financieros.

• Comprensión de la falta de números: Si la planificación del flujo de caja y los balances hacen que su cabeza gire, necesita ayuda. Obtener los servicios de un tenedor de libros puede ayudarlo a obtener una comprensión básica de los aspectos financieros de administrar un negocio.
• Compañía para una sola persona: Un negocio de estilo de vida basado en el hogar tendrá la necesidad de mantener los gastos bajos. El costo de un contador mensualmente puede ser demasiado para un pequeño negocio de una sola persona. Prepare los libros usted mismo o haga que un contable participe en el proceso. Use el contador para su planificación fiscal de fin de año.

Cuándo contratar a un contable

• Cómo agregar empleados: En un punto del ciclo de vida de su negocio, considerará crecer más allá de la operación de una persona y formar un equipo. Contratar a un contador para el equipo de contabilidad de su pequeña empresa lo ayudará con todos los asuntos financieros, como asesoramiento sobre nómina, costos de personal e ideas para mejorar sus ganancias.
• Cambiando la Estructura de Negocio: Contratar los servicios de un contador es útil cuando toma la decisión de cambiar la estructura de propiedad de su compañía.Un contador puede ayudarlo a guiarlo a través de las implicaciones financieras y tributarias que cambian de un propietario único o sociedad a una corporación o corporación de responsabilidad limitada.
• Financiamiento externo: Cuando su pequeña empresa está buscando capital externo, como un préstamo bancario, es aconsejable usar los servicios de un auditor. Tener sus estados financieros puestos en orden por un contador puede ayudar en el proceso de aprobación del préstamo.
• Facturación compleja: Cualquier empresa con un ciclo de facturación complejo y administración de cuentas a menudo requerirá la experiencia de un contador sobre un tenedor de libros o el propietario. Su profesional de la contabilidad puede ayudar en la administración del efectivo y la facturación para mantener a su compañía en un terreno financiero estable.

Cuándo contratar un controlador

• Sin tiempo: Un negocio establecido con un equipo de administración sólido querrá enfocarse más en los asuntos estratégicos más grandes y contratar un controlador para administrar el presupuesto y el presupuesto diario. operaciones.
• Cambio de software financiero: Llega un momento en el crecimiento de un negocio cuando ya no funciona un programa de software de contabilidad estándar. El equipo de contabilidad de su pequeña empresa puede agregar un controlador no solo para administrar sus finanzas, sino también para ayudar a seleccionar un sistema de software financiero apropiado.
• Bring Financials In-House: Como propietario de una pequeña empresa, puede decidir depender menos de un contador y centrarse en contratar un controlador para tener un miembro de la administración a tiempo completo para ejecutar los presupuestos operativos diarios, cuentas por cobrar, y finanzas.

Cuándo contratar a un CFO

• Etapa de expansión de la empresa: Las empresas que experimentan un rápido crecimiento o planean una gran expansión pueden beneficiarse al agregar un CFO al equipo contable de su pequeña empresa. Un CFO puede proporcionar asesoramiento estratégico a las empresas que agregan múltiples líneas de productos y requieren una gestión financiera de problemas complejos.
• Financiamiento avanzado: Simplemente solicitar una nueva línea de crédito comercial en el banco no requerirá la experiencia de un director financiero. Sin embargo, si está planeando una Oferta Pública Inicial (IPO), o tácticas de recaudación de dinero más complejas, entonces un CFO puede agregar valor al equipo de contabilidad de su pequeña empresa. No se trata de alcanzar un número de ingresos específico que facilite la necesidad de un CFO, sino el requisito de tratar con inversores externos.

Agregue un Temp CFO al equipo de contabilidad de pequeñas empresas

Muchas pequeñas empresas nunca podrán pagar el salario de $ 250, 000 de un CFO a tiempo completo. Una alternativa atractiva para muchas pequeñas empresas con problemas de liquidez es contratar un CFO temporal. Compañías como CFO Associates brindan negocios en crecimiento con el asesoramiento de un CFO "según sea necesario". Jerry Charlup, Director General de CFO Associates, dice: "La mayoría de mis clientes acuden a mí cuando un tercero les ha pedido información financiera más sofisticada de la que suelen proporcionar. Por lo general, el tercero es un prestamista o inversor". < La decisión de crear un equipo contable para pequeñas empresas depende de las aspiraciones del propietario de la empresa.Si opera un negocio no incorporado de una sola persona con transacciones simples y tiene un conocimiento básico de cómo llevar un registro, entonces lo hará un programa de software de contabilidad financiera. Recuerde, muchas empresas fracasan debido a la falta de comprensión financiera y administración del dinero. Se honesto contigo mismo. Un folleto de glosario puede ser menos importante que el asesoramiento financiero de un profesional.