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Cuando una pequeña empresa realiza una transacción financiera, realiza un asiento en su diario de contabilidad para registrar esa transacción. La transacción se registra en el diario general o en una de las revistas especiales para las cuentas más activas. Las revistas especiales más comunes son el Diario de Ventas, el Diario de Compras, el Diario de Recibos de Efectivo y el Diario de Desembolsos en Efectivo.
Una revista de contabilidad es un registro detallado de las transacciones financieras de la empresa.
Las transacciones se enumeran en orden cronológico, por cantidad, por cuentas que se ven afectadas y en qué dirección se ven afectadas esas cuentas. Dependiendo del tamaño y la complejidad del negocio, se puede asignar un número de referencia a cada transacción y se puede adjuntar una nota explicando la transacción.
El diario de contabilidad es el lugar donde se encuentran los detalles. El libro mayor es donde observas el panorama general. Una página de muestra del diario de contabilidad tiene columnas para la fecha, la cuenta, el monto del débito y el monto del crédito.
Cuándo usar un débito o crédito en una entrada de diario
Una de las cosas más difíciles de manejar al configurar sus libros es cuándo usar un débito y cuándo usar un crédito. Aquí hay algunas reglas simples. Si sigue estas reglas, su vida de contabilidad será mucho más fácil.
- Siempre usará tanto un débito como un crédito para cada entrada de diario. En eso se basa el sistema de contabilidad de doble entrada. Tienes dos columnas en tu entrada de diario. Cada uno tendrá una entrada igual, una para un débito y otra para un crédito.
- Recuerde el formato de la ecuación de contabilidad donde los activos = pasivos + patrimonio de los propietarios. El lado del activo es el lado izquierdo de la ecuación y el pasivo + patrimonio del propietario es el lado derecho de la ecuación. Cuando necesite hacer una entrada en el diario, consulte su Plan de cuentas para ver si la cuenta que necesita se encuentra en el lado izquierdo o derecho de la ecuación contable.
- Si la cuenta está en el activo o en el lado izquierdo, ese es el lado del débito. Un débito aumentará esas cuentas y un crédito las disminuirá. Si la cuenta está en el pasivo y el patrimonio del propietario o en el lado derecho, ese es el lado del crédito. Un crédito aumentará esas cuentas y un débito las disminuirá.
Entradas de diario cuando las cuentas tienen saldos normales
Una manera fácil de recordar cuándo realizar un cargo y cuándo acreditar una cuenta es recordar los saldos normales de los cinco tipos de cuentas en el plan de cuentas. El saldo normal es lo que la cuenta tendría si los aumentos son más que disminuciones. Aquí hay una lista de esas cuentas y sus saldos normales.Si recuerda esta lista, le ahorrará mucho tiempo.
- Cuentas de activos - débito
- Cuentas de responsabilidad - crédito
- Patrimonio del propietario - crédito
- Cuentas de ingresos - crédito
- Cuentas de gastos - débito
Como ejemplo, si está grabando una entrada en el cuenta de activo, debitarías la cuenta del activo y acreditarías alguna otra cuenta.
Ejemplo de una entrada de diario
Aquí hay un ejemplo de una entrada de diario correcta. Este ejemplo es la entrada del diario que harías al comienzo de un nuevo negocio. Si un propietario invirtió $ 20,000 en un nuevo negocio, este sería el formato de la entrada del diario.
Habría un aumento en los activos, específicamente en la cuenta de efectivo, en la cantidad de $ 20, 000 registrados como débito y un aumento en la cuenta de capital del propietario sería un crédito.
Ejemplos de entradas de diario común
Aquí hay una lista de enlaces a algunas de las entradas de diario más comunes:
- Ejemplo de una entrada de diario para una venta en efectivo
- Ejemplo de una entrada de diario que muestra una venta de crédito
- Ejemplo de entrada de diario que muestra ventas con descuento
- Ejemplos de entrada de contabilidad para transacciones de inventario en el proceso de fabricación
- Ejemplos de entrada de contabilidad al vender inventario para efectivo
- Ejemplo de entrada de contabilidad - Cuentas por pagar < Aquí hay un tutorial muy comprensible sobre cuándo usar un débito y cuándo usar un crédito para los cinco tipos de cuentas. Si tiene alguna confusión, tome el tutorial y será de ayuda.
Formato de la entrada de diario
Negocio iniciado por el propietario
| Cuenta | ||
| Débito | Crédito | Efectivo |
| $ 20, 000 | Propietario Equidad | |
| $ 20 , 000 |
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