Activos y pasivos: cómo leer su balance general

Uno de los mayores errores que vemos entre las pequeñas empresas es confiar en los estados de cuenta bancarios para controlar el estado financiero de la empresa. Si solo está utilizando sus estados de cuenta bancarios para controlar el dinero que tiene para su negocio, le faltan varios elementos clave que afectan su presupuesto. Administrar los fondos de la compañía va más allá de saber cuánto efectivo tiene en el banco y en un análisis significativo de pasivos, capital y activos.

Es por eso que mantener un balance preciso y actualizado es esencial. Al administrar una empresa, debe saber qué fondos están ingresando, qué se está pagando y el valor actual de todo lo que usa en las operaciones diarias.

Explicación de los balances

Un balance proporciona una descripción general de los activos y pasivos de su negocio. Los activos son todo lo que su negocio POSEE. Las responsabilidades son todo lo que su negocio DEBE. Lo que queda es el "valor en libros" de su empresa, conocido como capital de capital, dependiendo de si opera como propietario único o como una corporación con accionistas.

Comprensión de los activos

Al preparar un balance general, los activos se deben dividir en diferentes categorías. El dinero obtenido de las ventas (cuentas por cobrar) es diferente del valor del inventario, y la separación de los tipos de activos le da una idea más clara de la cantidad real de efectivo con la que tiene que trabajar. Después de todo, $ 2 millones en materias primas pueden ser un activo, pero no se puede aprovechar para pagar las facturas de servicios públicos del próximo mes.

Activos líquidos

Esta categoría incluye efectivo y equivalentes de efectivo como dinero en cuentas bancarias, certificados de depósito, bonos y otras fuentes que pueden traducirse rápidamente en efectivo sin perder valor. Las cuentas por cobrar, una lista de los pagos o ventas que están por liquidarse, también se consideran activos líquidos.

Si tiene inversiones a corto plazo que pueden venderse, de ser necesario, su balance debería reflejar eso también.

Activos corrientes

Los activos corrientes son activos que se convertirán en efectivo o se agotarán en los próximos doce meses. Las cuentas por cobrar son el activo corriente más común. Otros ejemplos incluyen inversiones a corto plazo, inventario y gastos prepagos

Activos fijos

Los activos que se consideran "activos fijos" incluyen los terrenos y edificios que posee su empresa, así como los equipos, maquinaria y vehículos que usted posee. usar de forma regular. Por ejemplo, si tiene un restaurante que también ofrece un servicio de entrega, sus hornos, refrigeradores, congeladores y vagones de entrega cuentan como activos fijos.

Otros activos

La categoría se utiliza para realizar un seguimiento de los activos no líquidos que no se convertirán en efectivo en los próximos doce meses.El ejemplo más común podría ser un depósito de seguridad en su oficina que el propietario conservará durante el plazo del arrendamiento.

Para determinar sus activos totales, agregue sus activos líquidos, actuales, fijos y otros activos juntos. Es el valor total de cada forma potencial de efectivo en su negocio.

Comprensión de pasivos

Al igual que con los activos, las empresas tienen más de un tipo de responsabilidad.

Estos también se contabilizan por separado en su balance para que pueda ver con qué debe lidiar ahora y qué gastos surgirán en el futuro.

Pasivos corrientes

Todo lo que deba pagar dentro de los próximos doce meses se considera un pasivo corriente. Puede incluir cuentas por pagar, que son saldos pendientes para aquellos que proporcionan inventario y servicios a su compañía, y salarios ganados por empleados que aún no han sido pagados. Las facturas mensuales también pueden caer en esta categoría.

Pasivos a largo plazo

Si tiene gastos o pagos que van más allá del año en curso, estos se enumeran como pasivos a largo plazo. El saldo de una hipoteca es un ejemplo común de una obligación a largo plazo. Los pagos continuos o las entregas mensuales también pueden ser a largo plazo si espera que continúen por más de 12 meses.

La importancia de conciliar

Por supuesto, para saber exactamente cuántos activos y pasivos tiene su negocio, debe conciliar sus estados de cuenta bancarios y de tarjetas de crédito regularmente. Simplemente suponiendo que todas las transacciones que anotó y las que realmente pasaron son las mismas, puede meterse en problemas cuando llega el momento de pagar cuentas o presentar impuestos.

Estados de cuenta bancarios

La conciliación de los extractos bancarios es esencial para garantizar la seguridad de los fondos de su empresa. Cuando revisa un extracto mensual, verifique cada transacción con su propio registro y asegúrese de que coincida. Puede encontrar pagos o depósitos que olvidó escribir; restar o agregar estos en consecuencia. Haga coincidir todos los números de sus cheques salientes con sus registros para asegurarse de que no falta ninguno y, si corresponde, llame al banco para verificar esos gastos y actualizar su registro.

Asegurarse de que sus registros coincidan con los bancos le ayuda a evitar grandes errores y mantener una cuenta precisa del dinero que tiene disponible. Es fácil cometer un error al escribir algo cuando está en medio de otras cien cosas, y tomarse el tiempo para conciliar su estado de cuenta bancario puede evitarle un gran dolor de cabeza financiero más adelante.

Revisar sus estados de cuenta bancarios también lo alertará de cualquier fraude o robo. Desafortunadamente, este puede ser un problema no tan común cuando se trata de contabilidad y mantener una estrecha vigilancia sobre la actividad de su cuenta regular puede ayudarle a identificar los cargos incorrectos o fraudulentos antes de que comiencen a sumarse.

Estados de cuenta de tarjetas de crédito

El dinero que paga su empresa es tan importante como el dinero que ingresa. Mire su estado de cuenta mensual de la tarjeta de crédito tan pronto como llegue y esté atento a los cargos duplicados o compras no autorizadas. .Si encuentra alguna actividad que parezca sospechosa, comuníquese con la compañía emisora ​​de la tarjeta de crédito y solicítela inmediatamente.

Para compras legítimas, asegúrese de que todos los cargos sean correctos. Una doble carga accidental o un error en un precio cotizado puede hacer que su empresa pague más de lo que debería a sus proveedores. Resuelva estos problemas lo más rápido posible y vuelva a verificar para asegurarse de que ha contabilizado todas las compras realizadas a lo largo del mes.

Una vez que haya conciliado ambas declaraciones, verifique los montos resultantes con su balance general y realice los cambios necesarios para que todos coincidan. El objetivo de hacer todo esto cada mes es evitar pérdidas dañinas y controlar qué tan bien maneja los fondos comerciales en su conjunto.

Reducir la deuda

Tener una visión general completa de los activos y pasivos de su empresa hace que sea fácil ver a dónde va el dinero y cómo puede administrar mejor los gastos. Muchas pequeñas empresas comienzan con un déficit en forma de préstamos o líneas de crédito que deben pagarse con el tiempo para operar en números negros. Mientras mejor entienda las finanzas de su negocio, más fácil será encontrar formas de equilibrar sus asuntos y reducir su deuda.

Un balance adecuadamente administrado le permite estar al tanto de cada transacción que ocurre durante las operaciones diarias de su negocio. Le da algo para mostrar al banco si necesita un registro del valor de su empresa, asegura a los inversores actuales que sus finanzas están bajo control y puede ser una herramienta para obtener capital de inversión adicional. Como propietario de un negocio, un balance preciso ofrece la tranquilidad de saber que sus finanzas están en orden y tiene una idea clara de cuánto dinero hay disponible para cubrir los gastos que inevitablemente surgen al administrar su empresa.