Herramienta de evaluación del sistema de seguimiento del solicitante

Encontrar el sistema de seguimiento de candidatos adecuado que satisfaga todas las necesidades de su organización puede ser una tarea abrumadora. Puede ser un desafío incluso saber por dónde empezar cuando se consideran los sistemas de seguimiento de candidatos y cómo comparar cada solución.

Aquí encontrará áreas importantes para investigar, preguntas para hacer y respuestas para analizar durante el proceso de evaluación de los sistemas de seguimiento del solicitante. Esta información guiará a su empresa en la búsqueda del sistema de seguimiento de candidatos adecuado para satisfacer sus necesidades.

Identifique los responsables de la toma de decisiones del sistema de seguimiento de solicitantes

Una empresa debe organizarse internamente antes de iniciar cualquier proceso de evaluación de sistemas de seguimiento de solicitantes. Al prepararse para evaluar un sistema de seguimiento de solicitantes, es esencial formar una colaboración de partes interesadas y dar a estos tomadores de decisiones tiempo para llegar a una decisión informada.

Su comité de selección debe estar preparado para evaluar las fortalezas y debilidades de cada proveedor de sistema de seguimiento de candidatos. El comité de selección debe incluir estos miembros.

• Ejecutivo de selección: por lo general, es un Vicepresidente Senior (SVP) o Vicepresidente (VP) de Recursos Humanos que puede empoderar a los otros miembros del comité con una directiva y una visión claras. La persona también debe tener la capacidad de explicar la selección del proveedor en términos de retorno de la inversión (ROI) a sus contrapartes.
• Selection Manager: Esta persona debe tener un conocimiento completo del proceso de contratación y los puntos débiles de la compañía para crear tácticas de búsqueda y selección adecuadas.
• Miembro del comité: para garantizar que se represente la voz de los usuarios y que se produzca una adopción exitosa de la solución elegida.
• Colaboradores del comité: son miembros de otros departamentos que brindan información adicional al proceso de selección del sistema de seguimiento del solicitante. Aquellos con experiencia financiera pueden dar su opinión sobre la estabilidad financiera de los proveedores o comparar el costo total de cada sistema de seguimiento de los solicitantes en relación con el presupuesto del proyecto. Los contribuyentes de TI pueden educar a los miembros del comité sobre las capacidades técnicas de los sistemas de seguimiento de los solicitantes de los proveedores y ayudarlos a comparar cada solución con su sistema actual.
  Los miembros del comité deben ser personas que puedan reconocer el valor de las herramientas tecnológicas, la optimización de procesos y el servicio al cliente en lo que respecta a su visión corporativa de la gestión del talento.

Documente su proceso de contratación actual

Después de haber reunido su comité de selección de sistema de seguimiento de candidatos, su primera tarea es crear un documento que rastree el proceso de solicitud de empleado, su proceso de contratación y el rol del gerente de contratación , el reclutador y el candidato para completar un alquiler.Luego, su comité debería analizar por qué cada paso es necesario y qué sucedería si se eliminara.

Simplifique su proceso de contratación y asegúrese de que cada paso realmente esté agregando valor y ayudándole a producir empleados de calidad. Esto permitirá que su comité compare las necesidades de su proceso de contratación con las capacidades de cada sistema de seguimiento de candidatos. Esta evaluación es una gran oportunidad para aprender sobre las mejores prácticas en la contratación y para revisar y optimizar su proceso actual de contratación.

Identifique los requisitos para su sistema de seguimiento de solicitantes

Ahora que ha identificado claramente el proceso de contratación de su empresa, su comité está completamente preparado para identificar los requisitos de su empresa para un sistema de seguimiento de solicitantes. Tenga en cuenta que desea tener una respuesta clara a las siguientes preguntas:

• ¿Por qué está comprando este sistema de seguimiento de candidatos?
• ¿Su proceso de contratación actual está alineado con los objetivos de su empresa?

Mantener estas preguntas en mente ayudará a su comité a presentar argumentos sólidos para comprar una solución de seguimiento de candidatos. Para que el sistema de seguimiento de los solicitantes elija tener una fuerte conexión con el ROI, su comité debe crear expectativas claras sobre lo que desea en un sistema de seguimiento de solicitantes.

El sistema de seguimiento de los solicitantes debe construir una mejor relación entre los reclutadores y los gerentes de recursos humanos, agilizar el proceso de creación y aprobación de solicitudes, y mejorar la calidad de sus contrataciones. El sistema de seguimiento del solicitante debe simplificar los esfuerzos de reclutamiento de los profesionales de Recursos Humanos a través de la automatización, creando un proceso de contratación más eficiente y rentable. Este es el momento perfecto para abordar los desafíos comunes de recursos humanos, tales como:

• Alto volumen de currículos sin una forma efectiva de aceptar, revisar y administrar.
• Alto volumen de oportunidades de trabajo con engorrosa comunicación interna.
• Incapacidad para acceder a la información rápidamente e informar sobre todas las métricas de reclutamiento.
• Perdiendo solicitantes calificados debido al almacenamiento fortuito de hojas de vida.
• Duplicación de esfuerzos de reclutamiento entre varias sucursales y divisiones localmente o en el extranjero.
• Excesivo mantenimiento de TI y gastos de soporte con tecnología de cosecha propia.
• Seguimiento ineficaz de los datos de cumplimiento de EEO-OFCCP.
• Luchando para obtener la atención adecuada de TI para actualizaciones y mejoras tecnológicas.

Además, aproveche esta oportunidad para considerar el valor de las mejoras de nuevos procesos y tecnologías, tales como:

• evitar el uso de diferentes módulos,
• mejorar la comunicación y
• abordar problemas globales.

Para mantener esto manejable, debe identificar los "imprescindibles" esenciales para eliminar proveedores no calificados. Por ejemplo, como un factor fundamental, su comité puede decidir que solo considere los proveedores que brindan una solución basada en la web en lugar de un sistema instalado, ya que la solución alojada elimina cualquier carga en su equipo de TI.

Identifique los requisitos para su sistema de seguimiento de solicitantes

La identificación de objetivos comerciales claros conectará sus prioridades con sus requisitos.Es imperativo que su comité se concentre en sus requisitos iniciales del sistema. El comité debe evitar distraerse con elementos del sistema que no estén en línea con las prioridades de su empresa. Ha reconocido los objetivos comerciales importantes y los requisitos clave a considerar al formar sus propios objetivos.

Requisitos clave a tener en cuenta en un sistema de seguimiento de solicitantes

• Eficiencias de proceso: la centralización de un proceso puede mejorar una variedad de tareas que incluyen, entre otras, requisiciones de trabajo, seguimiento, administración de referencias de empleados y programas de transferencia.
• Permite a los candidatos aplicar rápida y fácilmente a su organización para obtener un salario y contratar por hora sin tener que pasar por varias páginas de preguntas.
• Puede facilitar el reclutamiento de gran volumen sin dejar de ser rentable.
• Una solución altamente configurable y escalable que puede configurarse para nuestro exclusivo proceso de administración de contrataciones y es capaz de adaptarse a nuestras cambiantes necesidades a medida que nuestra organización crece o nuestros procesos cambian.
• Capacidades de informes mejoradas: muchas organizaciones tienen el desafío de determinar el gasto total en proveedores, fuentes y comparación de métricas. La coordinación a través de una única fuente permitirá informes centralizados precisos.
• Permite que los reclutadores busquen en la base de datos toda la información y parámetros específicos.
• Incluye un Centro de informes que permite a los usuarios ejecutar informes ad-hoc y guardar criterios para su uso futuro, así como ejecutar informes estándar de la industria, que incluyen costo por contratación, tiempo para completar, efectividad de la fuente y más.

Crear identidad de marca y conciencia

• Crear una conexión entre un solicitante y una experiencia laboral positiva creará el reconocimiento de la marca. Una marca sólida puede generar confianza que impulsará el tráfico de los solicitantes y mejorará su grupo de talentos.
• Las páginas web de Branded Career Center pueden ser accesibles a través del sitio web de su compañía.
• Permite a los reclutadores publicar fácilmente información profesional en el sitio web de la compañía.
• Proporcionar capacidades multilingües para soporte global.
• Cumple con EEO / AAP.
• La capacidad de mantener una medida precisa de dicha información se mantendrá de acuerdo con las regulaciones federales y evitará cualquier acción legal en contra de la organización. También ayudará a establecer la calidad del solicitante.
• Capaz de capturar, rastrear e informar datos EEO voluntarios, sin dejar de cumplir con los lineamientos establecidos por EEO / OFCCP.
• Capaz de preseleccionar a los candidatos con preguntas de eliminación para indicar aquellos que cumplen con los requisitos básicos para el puesto.
• Comunicaciones mejoradas.
• Establece un entorno que informa eficazmente, unificará a todos los usuarios y agilizará las operaciones de la organización.
• Incluye un Centro de comunicaciones para facilitar la comunicación entre los reclutadores, los gerentes de contratación y los candidatos. También permite a los usuarios programar citas, dejar notas y comentarios de la entrevista, enviar mensajes masivos y responder automáticamente a los solicitantes al recibir el currículum.

Atención al cliente para el sistema de seguimiento de solicitantes

• La adopción total por parte del usuario depende del nivel de atención al cliente que brinde el proveedor durante y después de la implementación.
• Equipo de soporte de disponibilidad inmediata, dedicado a administrar problemas de la compañía y del usuario al tiempo que emplea las mejores prácticas de la industria.
• El nivel de soporte más alto disponible sin cargo para su empresa.

Evaluación de proveedores de sistemas de seguimiento de solicitantes

Se recomienda que solicite una Solicitud de propuesta (RFP) a los proveedores potenciales que su comité haya decidido considerar. Esta es su oportunidad de obtener aclaraciones sobre cualquier tema para ayudar a su comité a determinar si el software de seguimiento del solicitante puede realizar el trabajo requerido. Su comité debe considerar los siguientes asuntos principales para diseñar un RFP efectivo:

• ¿El sistema respalda las principales preocupaciones de su comité? Esto se relaciona con la parte previa del proceso de evaluación; debe conocer su proceso por completo antes de poder determinar qué características necesita. Su comité no puede distraerse con soluciones que pueden ofrecer funciones que no son su principal prioridad. Si bien pueden parecer atractivos, muchas características y funciones llamativas no crearán ningún valor para su organización si sus usuarios no las adoptan.
• ¿Ha instalado el proveedor el sistema en otra organización de un tamaño similar?
• Su comité debe tener acceso a referencias que le pueden brindar información sobre cuestiones como la satisfacción del cliente y el seguimiento, el proceso de implementación y las tarifas ocultas. Recuerde, las características no tienen ningún valor sin una fuerte adopción por parte del usuario.
• ¿Qué implica el proceso de implementación? Tener una tasa de adopción exitosa comienza con la implementación adecuada. Desea asegurarse de que su proveedor elegido no deje a sus usuarios sin la capacitación adecuada y el soporte continuo. La implementación debe centrarse en el proceso de contratación de su organización, no aprendiendo cómo adaptarse a su sistema.
  Nunca debe tener la sensación de que su programa de implementación lo hará sentir perdido e inseguro de las capacidades del proveedor. Durante el proceso de evaluación, su comité debe tener la impresión de que, de acuerdo con las prioridades de su departamento y los objetivos comerciales, su implementación creará una base sólida para una asociación larga con su proveedor de sistema de seguimiento de candidatos. Recuerde que la alta adopción por parte del usuario del sistema de seguimiento de los solicitantes generará un ROI más alto.

Más información sobre los sistemas de seguimiento de solicitantes Evaluación de proveedores

• ¿Cuál es la visión y estrategia de crecimiento del proveedor? El vendedor debe demostrar liderazgo y previsión como líder del mercado. Para presentar una solución integral, el proveedor debe tener en cuenta sus necesidades específicas y prepararse para el cambio y el crecimiento en el futuro.
• ¿Determina si esta solución contribuye a su plan comercial general? Al final, es probable que el Ejecutivo de Selección tenga que mostrar un ROI esperado para poder defender la solución.
  El ejecutivo de selección debe buscar ahorros en aspectos tales como la publicidad de contratación, el valor de los empleados para el uso de firmas de búsqueda y la optimización de procesos proporcionada por el proveedor. La compañía también debe ahorrar en la retención de empleados y la calidad del candidato. Puede ser abrumador crear un documento de consultas completamente detallado que abarque todos los temas necesarios para evaluar un sistema de seguimiento de candidatos.
• Más allá de las características y funciones, su comité debe asegurarse de analizar la capacidad del proveedor de servir como socio a largo plazo para su organización. A medida que su comité lleva a cabo el proceso de evaluación de proveedores, debe asegurarse de considerar factores como los siguientes:
• Estabilidad financiera: lleve a cabo la debida diligencia en los estados financieros de todos los posibles proveedores que se encuentran en revisión. Encontrará que este es un tema perfecto a través del cual el contribuyente de su comité financiero puede guiarlo.
• Cualidades de los socios estratégicos: para ofrecer una solución completa, algunos proveedores se asociarán con otras compañías de servicios para ofrecer a sus clientes un conjunto más completo de servicios. Su comité debe conocer las asociaciones que están involucradas con los proveedores competidores. La información puede proporcionar una idea de la posible asociación entre su empresa y el proveedor.
• Capacidades de reclutamiento: independientemente del tamaño de su empresa, debe asegurarse de que el proveedor tenga la capacidad de respaldar todo el ciclo de vida del empleado, desde el seguimiento de los solicitantes, el embarque, la planificación de la sucesión hasta el embarque. Esto evitará que su empresa crezca fuera de su solución, lo que probablemente resulte en agravamiento, una nueva evaluación y costosas tarifas de implementación.
• Desarrollo de productos futuros: asegúrese de que el proveedor transmita una sólida comprensión de los desafíos que enfrenta el reclutamiento ahora y en el futuro. El proveedor que elija debe estar al tanto de la tecnología y las noticias de la industria para ajustarse a sus necesidades cambiantes y garantizar que las configuraciones de la solución se utilicen al máximo.
• Integración con HRIS: aunque es posible que desee que su colaborador del comité de TI brinde su opinión sobre este asunto, no debe influir en su comité para que use un sistema de seguimiento de candidatos que no sirva adecuadamente a todo el departamento. Cualquier proveedor que valga la pena considerar debería proporcionar la capacidad de trasladar la información clave de su sistema a su sistema HRIS con la mínima dificultad.

Resumen de selección de proveedores para sistemas de seguimiento de solicitantes

La línea de tiempo para un proceso de selección de proveedores para un sistema de seguimiento de solicitantes puede variar de un mes a seis o más para completarse. El siguiente es un calendario sugerido que le permitirá a su comité proyectar un cronograma para el proceso de selección de proveedores para un sistema de seguimiento de solicitantes.

Tenga en cuenta que esto está sujeto a cambios en función de la fecha de implementación preferida.

Cronograma para la selección de proveedores para sistemas de seguimiento de solicitantes

• Forme un comité de selección: 1 semana
• Identifique las necesidades de la empresa: 1-2 semanas

Evalúe objetivamente a los proveedores según las necesidades identificadas de la empresa con el siguiente proceso: < Crear una larga lista de proveedores posibles - 1 semana

1. Solicitar solicitudes de propuesta para aclarar cualquier tema o inquietud - 4 semanas
2. Crear una lista con sus criterios de evaluación clave - 1-2 semanas
3. Finalizar un proveedor - 3-6 semanas
4. Demuestre varios sistemas, lo antes posible
5. Presentaciones de ventas, tan pronto como sea posible
6. Visitas al sitio, según sea necesario
7. Tenga en cuenta que el objetivo principal de un sistema de seguimiento de candidatos es para empoderar a tus usuarios.Los miembros del comité deben ser capaces de reconocer y valorar las herramientas tecnológicas, la optimización de procesos, la visión de la empresa y el soporte al cliente para reducir estratégicamente a los proveedores a una lista corta de posibilidades reales.

Es probable que su lista corta no tenga muchas diferencias funcionales distintivas; por lo tanto, es importante tener en mente los elementos menos tangibles de ese proveedor.

Su comité debería buscar fuentes de información tales como el sitio web del vendedor, grupos de noticias, portales de recursos humanos y ferias comerciales. Conéctese con colegas de otras compañías similares en tamaño, necesidades e industria para que aprendan de sus experiencias.

Asociarse con un proveedor orientado a servicios que sea el más compatible con la visión y los objetivos de su organización para el futuro será invaluable para todos los actores clave en la evaluación, selección e implementación de su sistema de seguimiento de solicitantes.

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