Cómo crear un sistema de gestión de documentos

La gestión de documentos es el proceso de manejo de documentos de tal forma que la información se puede crear, compartir, organizar y almacenar de manera eficiente y adecuada. Como tal, aprender a crear un sistema de gestión de documentos es fundamental para las empresas.

Para muchas empresas, la gestión de documentos se centra en la organización y el almacenamiento de documentos. Quieren poder almacenar documentos de una manera organizada y segura que aún permita encontrar documentos fácilmente.

Este artículo le mostrará cómo crear un sistema de administración de documentos que haga exactamente eso.

Si escribe "administración de documentos" en cualquier motor de búsqueda, obtendrá largas listas de "soluciones" de administración de documentos, muchas de ellas con software o aplicaciones que publicitan las ventajas de tener una oficina sin papel.

El software o aplicaciones de administración de documentos, sin embargo, están diseñados para mejorar el manejo de archivos electrónicos de su empresa. El problema es que muchas pequeñas empresas tienen que lidiar con mezclas de datos pasados ​​de moda en papel y archivos electrónicos, y en algunos casos, la proporción de datos en papel es mucho mayor.

Una solución al problema de tener un entorno de datos mixto sería usar un sistema de imágenes de documentos para convertir todos los documentos de su empresa a formato electrónico. Pero esto es demasiado costoso y requiere mucho tiempo para muchas pequeñas empresas.

La buena noticia es que puede implementar los principios básicos de un sistema de administración de documentos sin tener que comprar ningún software especial ni pasar por la obtención de imágenes de documentos al por mayor.

El sistema no tiene que ser complejo; solo tienes que invertir algo de tiempo en planificarlo e implementarlo.

Cómo crear un sistema de gestión de documentos

La configuración de un sistema de gestión de documentos implica tres pasos;

• creando un plan de administración de documentos,
• implementando el plan de administración de documentos,
• y siguiendo.

El primer paso, crear el plan, implica responder estas cuatro preguntas:

1. ¿Cuáles son las reglas para crear documentos?

Facturas, cartas de recordatorio de pago, folletos de ventas, correo electrónico, hojas de balance, hojas de cálculo e informes: todas las empresas crean una variedad de documentos en el transcurso de las operaciones y realizan un seguimiento de los negocios. Y para mantener las cosas organizadas, todas las empresas deben establecer reglas sobre la creación de documentos.

Por ejemplo, ¿hay plantillas internas para algunos de sus documentos comerciales estándar, como cartas y facturas, y dónde están ubicados?

¿Hay alguna guía de estilo interna que deba seguirse?

¿Deberían los documentos nuevos estar fechados y / o con sello de tiempo?

¿Qué procedimientos se deben seguir para compartir o revisar documentos?

Para algunas pequeñas empresas, el único punto sobre la creación de documentos que importa será dónde se encuentran las plantillas para varios documentos comerciales y cómo usarlas.Pero si la creación de documentos dentro de su empresa involucra a diferentes personas que colaboran en, revisan o actualizan documentos, necesitará dedicar un tiempo a decidir cómo deben hacerse estas cosas para garantizar la eficiencia y la coherencia.

2. ¿Cómo almacenaremos los documentos?

En realidad, hay dos aspectos en esta pregunta.

El primero involucra los aspectos físicos del almacenamiento. Incluso si su pequeña empresa está almacenando documentos en archivadores, existen costos asociados con el almacenamiento; no solo el costo de los archivadores, sino también el costo del tiempo cuando usted y / o sus empleados presentan documentos o van a recuperarlos. De hecho, el mayor costo asociado con el almacenamiento, para la mayoría de las pequeñas empresas, es probablemente el costo del tiempo perdido cuando las personas buscan documentos.

El segundo aspecto del almacenamiento de documentos es organizativo; ¿cómo se archivarán los documentos? La clave para archivar documentos es seguir buenas prácticas de administración de archivos. Jill Chongva explica cómo configurar un sistema de archivo para una presentación rápida y eficiente en Mastering Your Filing System, mientras que 10 File Management Tips explica cómo mantener los archivos en su sistema informático organizados y actualizados.

También necesita saber cómo archivará documentos. ¿Cómo manejará los archivos que están desactualizados o listos para ser transferidos a un segundo plano en su sistema de administración de documentos?

Cerca del comienzo de cada año, por ejemplo, reviso los diversos archivos relacionados con el trabajo en mi computadora, eliminándolos de los que ya no son actuales y creo nuevas carpetas etiquetadas por año y / o asunto, moviendo archivos como necesario.

Lo mismo se puede hacer con archivos en papel; no es difícil eliminar documentos antiguos de una carpeta de archivos y etiquetar y crear uno nuevo con "Viejo" en el título. Algunos programas de software ofrecen opciones de archivo automáticas. Microsoft Outlook, por ejemplo, le permite archivar correos electrónicos viejos.

3. ¿Cómo se puede simplificar la recuperación de documentos?

Esta pregunta es el corazón de su sistema de gestión de documentos. En una encuesta realizada por Leger Marketing para Xerox Canadá, los dueños y gerentes de pequeñas y medianas empresas canadienses en promedio dijeron que costaba $ 2, 152 al año para administrar y almacenar documentos y aproximadamente una hora al día para buscar estos documentos (globeandmail.com).

Una vez más, las buenas prácticas de archivo pueden ser de gran ayuda para resolver el problema. Navegar por los artículos de Data Management en este sitio lo ayudará a comenzar. Si hace cosas como seguir consistentemente las convenciones de nomenclatura de archivos descritas en 10 formas de mantener sus archivos digitales organizados, por ejemplo, los documentos serán mucho más fáciles de encontrar.

Y tanto si es un propietario único que trabaja solo o propietario de una empresa con empleados, le recomiendo que cree una Lista de ubicaciones de archivos , que recordará a los usuarios dónde van determinados tipos de archivos y dónde encontrarlos. documentos particulares. Si su empresa es como la mayoría, recuerde incluir si el archivo estará o no en su sistema informático, en un servidor interno, en la nube o si está en papel archivado en una ubicación física, como un archivador.Por ejemplo, supongamos que usa imágenes, videos o incluso fotografías en papel en mi negocio. Una entrada en su Lista de ubicaciones de archivos podría ser:

Imágenes digitales / video: computadora (o servidor) - unidad E: / fotos - archivo en la carpeta correspondiente
Fotos en papel: archivador 3 - Fotos - alfa por tema

Las unidades compartidas de red o en la nube deben etiquetarse de acuerdo con el contenido, al igual que los cajones del archivador.

4. ¿Cómo podemos hacer / mantener nuestros documentos seguros?

La primera línea de defensa para la seguridad de documentos es proteger físicamente las instalaciones comerciales. Todas las empresas necesitan tener sistemas de seguridad, como sistemas de alarma, instalados, incluso negocios basados ​​en el hogar.

Las empresas también pueden necesitar o querer invertir en otros dispositivos de seguridad, como barras de ventana / rejillas, cámaras de seguridad y / o servicios de patrulla. Puede pasar todo el tiempo que desee creando contraseñas y encriptando archivos en un intento de proteger sus archivos electrónicos, pero no importa mucho si alguien puede entrar y robar su computadora y el disco duro que la acompaña.

Todos los archivadores deben ser bloqueables y mantenerse cerrados después del horario comercial (y bloqueados a la hora del almuerzo si no hay nadie confiable cerca).

Los procedimientos de seguridad generales para documentos electrónicos implican realizar copias de seguridad de los documentos con regularidad y conservar las copias de seguridad de los documentos en un lugar que no sea el mismo disco duro donde se encuentran los documentos originales. Fuera del sitio es mejor evitar que los datos de su empresa sean aniquilados por desastres naturales, una razón más por la cual la nube es ideal para los negocios. Para obtener más información sobre la configuración y el uso de un sistema de respaldo efectivo, consulte Cómo configurar un sistema de respaldo exitoso.

Las pequeñas empresas con colegas o empleados que comparten la misma red informática también pueden querer restringir el acceso de algunos usuarios para que solo puedan usar o ver algunos de los recursos de la red. Por ejemplo, puede tener un directorio compartido en la red o en la nube llamado "Contabilidad" que tenga acceso restringido solo a la administración. Incluso si un usuario tiene permiso para acceder a un recurso, como una aplicación, determinados documentos pueden estar protegidos por contraseña. El contenido de los documentos también se puede encriptar, haciéndolos accesibles solo para aquellos que tienen la clave de encriptación requerida.

El robo de empleados es otra amenaza para la seguridad de los datos. Las pequeñas empresas con empleados deben hacer una verificación de hechos curriculares y obtener verificaciones de antecedentes de los empleados como cuestión de política.

Implementación del sistema de administración de documentos

Una vez que haya creado su plan de administración de documentos respondiendo las preguntas anteriores, está listo para implementarlo, asegurándose de que todo su personal conozca los detalles del sistema de administración de documentos de su empresa y seguir los procedimientos apropiados al crear, almacenar y recuperar documentos.

También deberá asegurarse de que todos los que acceden y usan documentos dentro de su organización lo hagan, haciendo cosas tales como nombrar y almacenar documentos de manera apropiada. Controle periódicamente para comprobar si se pueden encontrar archivos en particular y evitar falsificaciones.

Puede configurar un sistema de administración de documentos en un día, pero implementarlo de manera consistente a lo largo del tiempo será la clave de su éxito. Las recompensas son enormes, ya que puedes encontrar lo que quieres encontrar cuando lo quieres y tranquilidad.