Contabilidad para pequeños negocios con Quickbooks Camille Wright

Mientras estaba en la conferencia BlogHer en San Francisco, tuve la oportunidad de hablar con Camille Wright, asesora de contabilidad de pequeñas empresas. Su firma, Wright Solution, les enseña a los dueños de pequeñas empresas cómo hacer un seguimiento de sus finanzas y obtener una mejor idea de cómo están funcionando sus empresas.

Tres puntos clave en esta entrevista con Camille Wright, una consultora de pequeñas empresas y experta de QuickBooks:

1. La mayoría de las pequeñas empresas (especialmente los propietarios únicos) no tienen idea de cómo está su negocio financieramente porque no tienen libros bien mantenidos.
2. Muchos usuarios de software financiero, como Quickbooks, no están utilizando del todo el poder del software de contabilidad moderno.
3. Intuit tiene una tonelada de diferentes versiones de sus software Quickbooks (contabilidad comercial) y Quicken (finanzas personales). Probablemente haya una versión que atienda específicamente a su negocio.

Después de la conferencia, Camille respondió gentilmente más preguntas en la siguiente entrevista:

1. ¿Cuáles son algunas de las deducciones fiscales más pasadas por alto para probloggers y empresarios en línea? ¿Qué deducciones son las más incomprendidas?

Creo que la deducción que más se pasa por alto es el kilometraje. Como la mayoría de los bloggers trabajan fuera de sus hogares, todas las millas conducidas desde ese sitio a cualquier lugar que esté relacionado con el negocio calificarán como una deducción comercial.

Con la tasa de millaje federal actualmente en $. 585 por milla, esto podría ser una deducción considerable.

Diría que la deducción más incomprendida es la deducción de "Office In Home". El IRS tiene pautas muy específicas relacionadas con el espacio de trabajo en el hogar y, si los propietarios de negocios deciden reclamar esta deducción, deben asegurarse de que el espacio esté dentro de los parámetros establecidos por el IRS.

Esto no es realmente una deducción, pero considero que el elemento más olvidado para una pequeña empresa que presenta como propietarios únicos es el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia del que son responsables y que deben pagar en cuotas cuatro veces al año. El impuesto al trabajo por cuenta propia (seguridad social y Medicare) representa aproximadamente el 15. 3% de los ingresos netos de su negocio. Eso puede ser una gran cantidad adeudada al final del año si no ha estado haciendo los pagos correctamente estimados durante todo el año según sea necesario. Y, por supuesto, también deberá agregar intereses sobre el pago incompleto.

2. Muchos empresarios en línea piensan que, dado que no ganan mucho dinero, no necesitan preocuparse por la contabilidad. ¿Estás de acuerdo con eso? Si no lo haces, ¿cómo les convences para que cambien su forma de pensar?

Esta es una pregunta fácil para mí. Si no mantiene registros precisos, ¿cómo sabe si está ganando dinero o no?

Aunque, no solo se trata de saber si se gana dinero, sino también de cómo se usa el dinero que se gana.

Muchos propietarios de pequeñas empresas son los que consideramos clientes de "caja de zapatos", lo que significa que se presentan una vez al año en la oficina de su contador con el sobre lleno de recibos o presentan páginas y páginas de hojas de cálculo de Excel.

De cualquier manera, no tienen idea de cómo les está yendo (aparte de que tienen dinero en su cuenta bancaria) hasta que su contador les dice después de que ha descifrado todos esos papeles. Puede ser un verdadero shock saber que debe dinero en sus impuestos cuando pensó que no había ganado lo suficiente como para deber algo.

Además, considero que la contabilidad es invaluable como herramienta de presupuesto. Si se mantiene al día con el registro de sus ingresos y gastos, podrá ver mensualmente de un vistazo cuándo está ocupado y cuándo podría necesitar aumentar su comercialización para atraer más negocios.

También le puede mostrar exactamente cuándo y cuánto está gastando en diversos gastos para su negocio. Al observar sus gastos mensualmente, puede determinar cuándo y cuánto dinero podría necesitar para cubrir esos gastos.

Por otro lado, puede mostrarle los artículos en los que podría estar gastando demasiado para que pueda encontrar la forma de reducirlos en el futuro o distribuirlos de una manera diferente.

3. ¿Tiene alguna sugerencia sobre cómo elegir un buen contador?

Me gustaría decir que todos los contadores saben lo que están haciendo, pero no siempre he encontrado que sea así. Lo mejor que puedo decir es comprar. No solo necesita encontrar a alguien que tenga los conocimientos necesarios, sino también a alguien que esté dispuesto a trabajar con usted, esté allí cuando tenga una pregunta o un problema. Durante una breve conversación con un contador potencial, debería poder decir si hace clic.

Una última cosa sobre los contadores, el hecho de que tengan una designación de CPA no significa que serán los mejores para usted. Usted quiere a alguien que conozca las reglas, pero también debe buscar a alguien que pueda trabajar y crecer con usted.

4. Has estado consultando a propietarios de pequeñas empresas durante casi dos décadas. ¿Crees que los empresarios en línea (probloggers, vendedores de eBay, personas de la web 2.0) tienen diferentes necesidades de contabilidad en comparación con las personas que inician negocios de ladrillo y mortero? ¿Se enfrentan a diferentes desafíos?

Realmente, el negocio es un negocio. Todos trabajamos con números para contar nuestra historia. Aunque, creo que un problema que enfrentan los empresarios en línea sería la integración de sus registros financieros con el software estándar. Todos sabemos que la programación está aquí hoy y es obsoleta al día siguiente, por lo que depende de la industria del software de contabilidad mantenerse al día con las necesidades de la comunidad en línea.

Hay muchas empresas de software de terceros que tienen y continúan desarrollando programas que funcionarán como complementos del software de contabilidad estándar. Estos vienen en programas básicos o específicos de la industria, por lo que todo es cuestión de encontrar la mejor opción para su negocio.

5. ¿Puede contarnos un poco sobre cómo comenzó Wright Solution y por qué quería trabajar con pequeñas empresas?

Siempre he considerado los negocios como una especie de juego, un rompecabezas y amo los rompecabezas. Hay un lugar y una razón para todo y la persona de negocios solo necesita descubrir cómo juntar todas las piezas para contar su historia.

El problema que vi al principio fue que la mayoría de las startups o pequeñas empresas se centraban en la operación de su negocio. Esto es lo que deberían hacer, pero tienden a dejar de lado los conceptos básicos que les mostrarán si lo que están haciendo es efectivo y rentable.

Cuando trabajo con pequeñas empresas, me gusta ver cómo se enciende la bombilla cuando ven la imagen precisa de cómo funciona su negocio financieramente.

6. Usted es miembro de la oficina de conferenciantes contables de Intuit. ¿Puede decirnos por qué decidió trabajar con Intuit?

Cuando varios de mis clientes me pidieron que buscara en QuickBooks para ellos, pasé un tiempo aprendiendo todo lo que pude sobre el programa. A lo largo de los años, he descubierto que muchas personas que usan el programa no comprenden realmente lo que están haciendo o el poder del programa, por lo que dedico gran parte de mi tiempo a corregir el trabajo o a capacitar a mis clientes en el programa.

El Intuit Speakers Bureau está formado por profesionales como yo que disfrutan de ayudar a las personas a aprovechar al máximo los productos que Intuit produce. Odio ver a la gente luchar cuando lo único que necesitan es un poco de guía para encaminarlos por el camino correcto.

Los productos de QuickBooks son una solución asequible para el propietario de la pequeña empresa y me di cuenta de que si quería mantenerme en el negocio, debía dominar los productos que usaban mis clientes.

7. Recientemente, se presentó como experta en negocios en la conferencia de BlogHer en San Francisco, la principal conferencia de blogs para mujeres. ¿Cuáles fueron algunas de las preguntas más frecuentes de las blogueras?

La mayoría de las mujeres con las que hablé llegaron muy temprano en sus negocios, por lo que estaban buscando información sobre cómo deberían estructurar sus negocios: como propietario único, LLC o corporación.

También hubo dudas sobre si realmente necesitaban presentar una declaración de impuestos si no ganaban demasiado dinero.

Luego, por supuesto, estaban las preguntas estándar sobre cuánto podían cancelar por los diferentes gastos en los que incurrían.

8. He oído de muchos clientes de pequeñas empresas que QuickBooks tiene muchas características que no usan porque no tienen tiempo para explorar y aprender. ¿Dónde pueden encontrar ayuda competente? Tanto de forma gratuita como para una consulta más extensa.

La base de datos de QuickBooks ProAdvisor es un excelente lugar para buscar ayuda. También es accesible dentro de cualquier programa de QuickBooks. Este no es un servicio gratuito y no está respaldado por Intuit, las personas que figuran en la base de datos son propietarios de pequeñas empresas y cobran una amplia gama de tarifas en función de su competencia en diversas áreas. Al igual que encontrar un contador, si necesita ayuda de un ProAdvisor, le sugiero que llame a varios para encontrar el más adecuado para usted.

Para obtener ayuda gratuita, puede unirse a la comunidad en línea de QuickBooks.Aquí puede preguntarle a los Expertos de QuickBook y otros usuarios de QuickBook cómo usar características específicas.

9. Intuit tiene muchos productos nuevos que parecen ser útiles para los propietarios de pequeñas empresas. Pero hay tantas opciones. ¿Dónde debe ir el nuevo propietario de una pequeña empresa para encontrar los productos adecuados para comenzar?

Un buen lugar para comenzar es ir a libros rápidos. com y haciendo clic en Productos y servicios. Aquí puede ver un mapa de todos los productos y servicios de Intuit para pequeñas empresas desde software financiero y soluciones de nómina hasta servicios de creación y pago de sitios web.

Lo único que agregaría es que, cuando compren cuál producto sería el más adecuado si están comenzando, son de un tamaño más pequeño y bastante básico, iría con una versión más básica en lugar de ir directamente al la versión más cara. Todas las versiones se reescriben cada año con nuevas características para que pueda actualizar a una versión más robusta dentro de un año si es necesario. Desea comenzar con un programa que sea adecuado para sus necesidades actuales, pero no demasiado complicado y caro que lo abrume desde el primer momento.

Si tiene necesidades financieras relativamente simples, puede comenzar con QuickBooks Simple Start, una versión básica gratuita de QuickBooks, y actualizar a una versión más robusta si necesita más funcionalidad más adelante.

10. Billing Manager parece una gran herramienta para los trabajadores independientes. ¿Puede decirnos algo sobre lo que le gusta de él y cómo se compara con otras herramientas de facturación basadas en la Web como Blinksale o FreshBooks?

Intuit Billing Manager ayuda a las pequeñas empresas de servicios, incluidos los autónomos, a crear y gestionar sus facturas en línea. Principalmente para propietarios de empresas que usan Excel y Word, y desean una forma más efectiva de administrar sus facturas, pero aún no están listos para obtener QuickBooks. Lo que me gusta de Billing Manager es que es un trampolín para el software de contabilidad y definitivamente mejor que las hojas de cálculo. Es simple de usar, lo que le permite enviar facturas con un mínimo esfuerzo, y es gratis en billingmanager. com - no puedes vencer eso.

No estoy tan familiarizado con Freshbooks y Blinksale, así que no puedo comentar cómo se comparan directamente con Billing Manager. Puedo decir que Billing Manager es de Intuit, por lo que está aquí para quedarse y se integra bien con otros productos Intuit, como las soluciones de pago de la empresa. Entonces, una vez que haya facturado a un cliente, puede recibir un pago más rápido al aceptar el pago con tarjeta de crédito en línea.

[Nota del editor: Aquí están mis reseñas de las principales aplicaciones de facturación basadas en web.]

11. Muchos bloggers semiprofesionales ganan unos pocos cientos (o miles) de dólares al mes. Están usando hojas de cálculo de Excel y quieren un sistema contable más robusto (pero aún asequible). ¿Que recomiendas?

Como mencioné anteriormente, creo que cualquier sistema de contabilidad es mejor que las hojas de cálculo o los sobres. Existen varios paquetes de software en el mercado, pero creo que los productos QuickBooks son perfectos para el propietario de la pequeña empresa.Los programas van desde los más básicos a un producto que puede manejar negocios de un millón de dólares que necesitan más funcionalidad.

Una de las mejores cosas de QuickBooks es el precio. He consultado con clientes que han gastado muchos miles de dólares en productos de nombre más grande y que no han tenido experiencias favorables. QuickBooks es una solución asequible para las pequeñas empresas que necesitan ponerse en marcha en un corto período de tiempo sin mucha molestia. A medida que pasa el tiempo y superan el programa, pueden pasar a un producto final superior, pero al comenzar creo que QuickBooks es la mejor manera de hacerlo.

Sé que probablemente suene como un vendedor de QuickBooks, pero he tratado con muchas pequeñas empresas y he descubierto que los programas funcionan muy bien para ellos.

Nuevamente, recuerde que la clave no es realmente el programa de software que usa, sino que usa algo para organizar sus registros en un solo lugar para darle la mejor imagen de su negocio en un momento dado.

12. ¿Puede darnos algunos ejemplos de cómo un emprendedor en línea puede usar QuickBooks para organizarse?

QuickBooks puede ser utilizado por cualquier empresa, en línea o no. Todo es cuestión de configurar un archivo para hacer exactamente lo que necesita. Hay aspectos básicos de la contabilidad que deben seguirse, pero después de eso, es hora de jugar y diseñar un programa que se ajuste a sus necesidades específicas. Un par de posibilidades sería personalizar las facturas con su estilo personal o configurar diferentes categorías para rastrear varias divisiones de su negocio. Hay muchas maneras de usar QuickBooks más allá de lo básico, solo se necesita tiempo y pensamiento para diseñar el programa y obtener la información más importante que lo ayude a administrar su negocio.

13. ¿Puede la versión en línea reemplazar por completo mi software QuickBooks de escritorio? ¿Tendré que actualizar a una versión de escritorio más tarde?

QuickBooks Online Plus no tiene un conjunto de características idénticas a las de otros productos de escritorio de QuickBooks. Es mejor para las empresas basadas en servicios que necesitan acceder a sus libros de forma remota y / o permitir que varias personas trabajen simultáneamente. Algunas de sus características son únicas, mientras que muchas son iguales o similares a otros productos de QuickBooks. Puede consultar esta tabla para una comparación lado a lado de las versiones en línea y de escritorio de Quickbooks. Como QuickBooks Online es diferente de las versiones de escritorio, es mejor decidir si es adecuado para usted desde el principio en lugar de cambiar a la versión de escritorio más adelante.