12 Cosas que HR debe considerar cuando se trata de un permiso familiar

Pagado o no, el 80 por ciento de los padres toman un permiso familiar después del nacimiento de un niño. Entonces, mientras los empleados que pronto serán padres están ocupados pintando guarderías y leyendo "Qué esperar cuando está esperando", puede comenzar a planificar su permiso familiar.

Cuando se trata de permisos familiares, los Recursos Humanos deben cubrir muchas bases. Se le exige legalmente que haga algunas cosas mientras que usted debe hacer otras para mantener el flujo de trabajo y cuidar a los empleados que son nuevos padres.

La lista de verificación de su familia debe considerar estos doce elementos.

Conozca las reglas sobre la licencia familiar

Estados Unidos es uno de los pocos países del mundo que no requiere licencia pagada de maternidad o paternidad, pero la Ley de licencia médica familiar (FMLA) exige que brinde 12 semanas. de licencia no pagada para empleados elegibles.

Comprenda esta ley y lo que los empleados tienen derecho a recibir. Por ejemplo, no se requiere que los empleados tomen las 12 semanas completas en un solo trozo; pueden tomar el tiempo de forma intermitente.

Las madres biológicas, las parejas y los padres adoptivos califican (suponiendo que cumplan con los criterios). Conozca esta ley, así como cualquier otra ley en su estado (California, Hawai, Nueva Jersey, Nueva York y Rhode Island tienen leyes específicas de licencia pagada-parental, así que fíjese bien). Más leyes de empleo se adoptan con regularidad, por lo que es útil mantenerse informado sobre las leyes en su jurisdicción.

Escriba una política formal sobre la licencia familiar

Documente la política de la compañía sobre la licencia familiar.

Sí, cumpla con las leyes, pero su empresa puede decidir otros detalles. Considere estas opciones cuando piense en la licencia familiar.

• ¿Ofrecerá tiempo libre remunerado por vacaciones familiares? No es requerido por la ley federal, pero hay muchos beneficios por hacerlo. Google aumentó la retención de nuevas madres en un 50 por ciento simplemente ofreciendo un poco más de tiempo libre remunerado. Si ofrece tiempo libre remunerado, indique específicamente cuánto tiempo se ofrece y qué empleados califican. Por ejemplo, los empleados a tiempo completo reciben x cantidad, pero los empleados a tiempo parcial no califican.
• ¿El tiempo libre pagado por el permiso familiar se ejecutará concurrentemente con el tiempo FMLA? Si los empleados reciben dos semanas de tiempo libre pagado, decida si ese tiempo se ejecutará por separado o al mismo tiempo que FMLA. Si se ejecuta por separado, los empleados podrían tomarse 14 semanas de descanso. Si se ejecuta al mismo tiempo, simplemente debe pagar al empleado durante dos de las 12 semanas a las que tiene derecho a través de FMLA.
• ¿Tendrás un plan universal para vacaciones familiares? Si ofrece un período de tiempo libre remunerado a los empleados, decida si todos los padres recibirán la misma cantidad de tiempo o si diferentes situaciones recibirán un tratamiento diferente.Por ejemplo, ¿deberían las madres biológicas recibir dos semanas de tiempo libre remunerado, pero los padres adoptivos o las parejas que no son parturientas reciben una semana de pago? Eso depende de la compañía, pero anote la política de licencia familiar para que las situaciones similares se traten de manera consistente.

Coordinar trabajo para permiso familiar

Asegúrese de que los gerentes trabajen con los empleados mucho antes de la licencia familiar para coordinar el trabajo mientras el empleado no está. Obtenga todos los detalles cubiertos, borre sus correos electrónicos enviados a un compañero de trabajo (si es necesario).

Esto disminuirá el estrés de los compañeros de trabajo y eliminará posibles cuellos de botella.

Los gerentes pueden trabajar con su equipo para coordinar las responsabilidades, lo que resulta útil no solo para el tiempo de ausencia familiar sino también para perder un empleado por otros motivos.

Recuerde la privacidad del empleado Acerca de la licencia familiar

No todos quieren que toda la compañía sepa que están esperando o han tenido un bebé. Y, de hecho, RR.HH. no está obligado a decirle a los gerentes específicamente por qué un empleado está fuera de FMLA (aunque es probable que sepa por qué un empleado obviamente embarazado se va de repente por unas semanas).

Considere cuán abiertamente el empleado discutió el embarazo con sus compañeros de trabajo y actúa con respeto. Si el empleado quiere hacer circular fotos del recién nacido en el sitio social de la compañía, en Facebook o por correo electrónico, genial. Pero usted no debería hacerlo.

Haga que los beneficios sean accesibles

Los beneficios son importantes durante el embarazo y el parto, y la falta de ellos o la confusión sobre ellos genera estrés para los empleados.

Casi todos los empleados quieren comunicación de beneficios personalizada para eventos de la vida. Si bien las necesidades de salud son imposibles de predecir, ciertamente son más fáciles de anticipar cuando alguien está esperando un hijo.

Es una línea delgada para caminar, pero brinde tanta ayuda como sea posible sin faltarle el respeto a la privacidad del empleado. Por ejemplo, es inapropiado decirle a una empleada embarazada que su proveedor de servicios de salud tiene una línea de ayuda de enfermería, a menos que pregunte específicamente.

No tiene idea de qué opciones tomarán para su hijo), pero aún puede ayudar recordándoles que el Programa de Asistencia para Empleados (EAP) tiene buenos recursos de apoyo.

Disponga de un sistema seguro en línea donde los empleados puedan tener acceso a los detalles de los beneficios o darles a los empleados copias de los trámites correspondientes. Siempre que sea posible, dirija a los empleados a lugares donde puedan buscar y encontrar respuestas. Esto se traduce en menos trabajo para usted y les permite navegar y explorar los beneficios por su cuenta, todo respetando su privacidad.

Proporcionar flexibilidad

La gente quiere flexibilidad pero dibuja las líneas necesarias. El nuevo título de padre no permite que los empleados de tiempo completo solo trabajen 25 horas a la semana. Probablemente no sea razonable que los empleados traigan a su nuevo bebé a trabajar todo el tiempo. Sin embargo, probablemente no sea un gran problema si Erica llega a las 9:15 a.m. mientras calcula el horario de entrega de la guardería.

La flexibilidad puede ayudar a los empleados a ajustarse a su nueva responsabilidad.Los empleados deben tener un equipo de personas que los apoyan en el trabajo, y ofrecer horarios flexibles ilustra su apoyo.

Algunas compañías consideran mutuamente beneficioso permitir que los empleados regresen lentamente al trabajo. Permitir que los empleados vuelvan a trabajar a tiempo parcial durante algunas semanas después del permiso familiar les da la opción de traer dinero sin sentirse abrumados. También alivia la carga de tener un empleado fuera de la oficina.

Si los empleados usan todo su tiempo de FMLA pero aún necesitan un poco más de tiempo para recuperarse, intente extenderlo con tiempo libre sin pagar. O, si los empleados no califican para la FMLA (y de acuerdo con los defensores del permiso parental remunerado, el 40 por ciento de los empleados de los EE. UU. No lo hacen), trate de acomodarlos de todos modos.

Crear un plan de contingencia

La flexibilidad también puede beneficiar a la compañía si se solicita un cambio de posición antes o después de que un empleado tome el permiso parental. Por ejemplo, un padre puede querer reducir las horas o cambiar parte (o todo) de su tiempo de trabajo al trabajo a distancia para quedarse en casa con su nuevo hijo.

Solo está legalmente obligado a restablecer una posición de igual salario, beneficios y prestigio a un empleado que regresa de FMLA, pero los empleados pueden trabajar de manera más efectiva si se realizan ajustes adicionales.

No todas las empresas pueden darse el lujo de hacer estos cambios, pero a veces las adaptaciones son posibles. Algunos padres quieren cambiar su plan de trabajo después de un nacimiento y pueden eliminar completamente el plan. Y no asuma que solo las mujeres elegirán abandonar la fuerza de trabajo.

De acuerdo con National At-Home Dad Network, "el conteo más exacto de los padres que se quedan en casa fue estimado en 1. 4 millones por la Dra. Beth Latshaw en 2009. Esa cifra probablemente ha aumentado en base a las tendencias de otros fuentes por lo menos a 1,75 millones. "

Considere los Cambios en los Beneficios del Empleado

Con toda la emoción de un nuevo bebé, los empleados pueden olvidar que el nuevo paquete de alegría también es un nuevo dependiente que necesitan agregar a su salud planes de seguro Recuérdeles a los empleados las fechas y ventanas donde pueden y necesitan cambiar sus elecciones de beneficios.

Otros cambios de beneficios para considerar se relacionan con los empleados que toman licencia. Durante el permiso FMLA no pagado, los empleados no cobrarán un cheque de pago. ¿Cómo pagarán sus primas de beneficios? (Legalmente, si están usando el tiempo FMLA, la compañía debe proporcionar cobertura, así que averigüe de qué forma pueden hacer su contribución).

Debe tomar decisiones sobre varios otros asuntos de política para su manual del empleado y implementación.

• Decida si los empleados continuarán acumulando tiempo libre durante su licencia. Si no se acumulan, tenga esto en cuenta cuando calcule el tiempo libre o ajuste para esta licencia en el software de tiempo libre de la compañía.
• Si los empleados no regresarán después del nacimiento, canjee el tiempo de vacaciones en el último cheque de pago si así lo estipula la política de vacaciones de la compañía.
• Consulte la política de vacaciones para determinar si los empleados pueden agregar cualquier tiempo de vacaciones acumulado al permiso parental o al tiempo FMLA que ya están tomando.

Todos estos detalles deben incluirse en sus políticas de tiempo libre. Si no lo están, agréguelos para que cada empleado reciba el mismo trato.

Sea sensible

Ocasionalmente, el nacimiento de un niño no es un evento festivo en la vida de las personas. Los embarazos no planeados suceden. Los abortos espontáneos a largo plazo y la mortalidad infantil son devastadores. Un empleado puede optar por colocar a su hijo en adopción o terminar un embarazo. Acércate a cualquiera de estas situaciones con sensibilidad y respeto.

Trabaje con el empleado y el gerente del empleado para gestionar con sensibilidad la transición al trabajo. Además, considere algunas situaciones (como abortos involuntarios) en la política de duelo de la compañía.

Los eventos dolorosos de la vida son difíciles para los empleados pero también son difíciles para las personas que trabajan que se preocupan por ellos. Piense en cómo la empresa puede manejar estas situaciones de manera sensible (y privada) de antemano.

Celebrate

Un gesto pequeño y agradable de la organización les recordará a los empleados que tienen un equipo de compañeros de trabajo que los animan en la oficina. Espere unos días después del nacimiento para asegurarse de que todo vaya bien y luego envíe algunas flores, una tarjeta o un mono. Considere lo que apreciará ese empleado (si son muy privados, téngalo en cuenta) y trate de individualizar el gesto.

Piense en el alojamiento posterior al bebé

Para muchas empresas, los beneficios parentales no terminan cuando lo hace la licencia familiar. Considere qué adaptaciones los empleados necesitarán o apreciarán. La Ley de Normas Laborales Justas (FLSA, por sus siglas en inglés) exige que las empresas proporcionen a las madres lactantes tiempo de descanso y en algún lugar privado para extraer leche materna.

Es probable que los padres que trabajan sin un compañero que se quede en casa también necesiten cuidado de niños, que es el mayor ítem de presupuesto para las familias estadounidenses. En promedio, las familias estadounidenses gastan $ 9, 589 por año en cuidado de niños hasta $ 28,335 por un cuidador en el hogar.

Considere los beneficios adicionales para los empleados

Considere la posibilidad de crear algún tipo de beneficio de cuidado infantil para los empleados, como subvencionar los costos o incluso proporcionar opciones de cuidado infantil en el lugar o cerca del trabajo. El 83 por ciento de los empleados que tienen beneficios de cuidado de niños dicen que esto les ayuda a reducir el estrés y aumentar el equilibrio entre el trabajo y la vida.

Cuando se trata de beneficios de cuidado de niños, los empleados apreciarán la ayuda y el único límite es la forma creativa en que puede acercarse al beneficio (y lo que la compañía puede pagar y acomodar).

Ayude a los empleados a disfrutar de un descanso familiar relajante, no estresante, y asegúrese de que el negocio se atiende adecuadamente mientras están fuera y cuando regresan.

Siga las reglas y establezca pautas para garantizar el cumplimiento y el trato justo para todos los empleados que toman licencia familiar.

Los grandes cambios en las vidas de los empleados son emocionantes y una transición para todos. Con un poco de planificación, puede navegar por las hojas de la familia con facilidad.