Escribiendo un viaje de incentivo o una agenda de retiro ejecutivo

Los planificadores de eventos son los encargados de producir una agenda concisa pero informativa para las reuniones y eventos que organizan, incluidas las agendas para retiros corporativos de una semana. Ya sea que la agenda sea para un día de reuniones para gerentes de sucursales o cuatro días de ejercicios de formación de equipos para nuevos empleados, los elementos básicos siguen siendo los mismos.

Consejos para escribir la agenda

Escribir una agenda para un evento, especialmente un evento de varios días, a veces es desafiante porque la agenda (o el itinerario de un vistazo) debe ser breve y proporcionar toda la información necesaria.

Después de todo, la mayoría de los asistentes estarán familiarizados con los programas que se ofrecen y no quieren buscar un documento extenso para saber dónde deben estar y cuándo. Es su trabajo como planificador de eventos hacer que la vida de los asistentes sea lo más fácil posible.

Los elementos básicos de una agenda deberían contener la siguiente información:

• Nombre y ubicación del evento.
• Día y hora exacta de cada evento / actividad hasta el cuarto de hora.
• El tipo de evento, como la sesión creativa de tormenta de ideas frente a una sesión estratégica de establecimiento de metas, frente a la mesa redonda con los líderes del equipo
• Información pertinente sobre el evento, como cómo vestirse para una reunión si es un almuerzo, cena o cóctel (es decir, informal de negocios versus corbata negra)
• Consejo: Siempre informe a los asistentes dónde pueden encontrar información adicional, como el sitio web de la organización anfitriona.

Ejemplo de formato de agenda de reunión

La mayoría de los formatos de agenda tienen una sección de encabezado en el centro de la página con una o tres líneas de texto con el nombre del evento, el nombre de la organización que aloja el evento y la fecha en que comienza el evento.

La agenda se organiza en dos columnas: la columna del lado izquierdo contiene fechas y horas. En el lado derecho está el nombre del evento junto con detalles sobre la actividad.

Su agenda debe ser fácil de seguir, y si se trata de un evento de un día, intente obtener todo en una página. Recuerde, el itinerario general es uno de varios artículos que tiene la tarea de preparar junto con otros materiales de invitación formales, como invitaciones electrónicas e impresas.

Debido a que los asistentes recibirán varias piezas de material de comunicación de usted, habrá muchas oportunidades para proporcionar información detallada en otro documento.