Por qué su empresa necesita una cuenta de cheques separada

He encontrado diferencias de opinión entre los profesionales de impuestos en la blogósfera sobre este tema.

June Walker dice que no necesita una cuenta de cheques comercial separada. De hecho, ella dice que es más fácil sin eso.

El experto en impuestos itinerantes Robert Flach dice que necesita una cuenta de cheques comercial.

Entonces, ¿quién tiene razón?

¿Por qué necesita una cuenta de cheques comercial separada

Independientemente de la estructura legal de su empresa, Robert Flack cita a varias autoridades fiscales y legales que dicen que debería tener una cuenta corriente comercial.

June Walker está hablando de profesionales independientes que trabajan como propietarios únicos, pero incluso en esta situación puede estar tentando al destino (y a una auditoría del IRS) al no mantener los gastos comerciales y personales y los ingresos por separado.

Uso de un sistema de contabilidad personal para cuentas domésticas y comerciales

Algunos programas de software de contabilidad en línea tienen la capacidad de realizar un seguimiento de los gastos comerciales y personales en una sola cuenta. Por ejemplo, Quicken le permite hacer un seguimiento de los ingresos y gastos comerciales y personales por separado de una cuenta de cheques. Puede clasificar los ingresos y los gastos como relacionados con los negocios (y los impuestos) o los personales (fiscales y no tributarios).

Pero se necesita tiempo de configuración y concentración para garantizar que el sistema de mantenimiento de registros funcione todos los meses, de modo que no tenga que resolver las cosas y separar los ingresos y los gastos al final del año. Si puede hacer eso, es posible que use la misma cuenta de cheques para negocios y personales.

Si su empresa es una propiedad única

Una empresa de propiedad única es una entidad comercial que no está separada del propietario. Si usted es un propietario único y combina gastos comerciales y personales, puede ser difícil para el IRS determinar si realmente está en el negocio.

Pero eso no significa que el único accesorio no tenga que separar los gastos comerciales y personales.

Si un propietario único elige mantener registros comerciales y personales en una cuenta de cheques, eso no es un gran problema, siempre que haya un registro de todos los gastos comerciales que se reclaman como deducciones fiscales para el negocio, y como siempre que ningún gasto personal se etiquete erróneamente como gasto comercial.

Un propietario único puede mantener solo una cuenta de cheques, siempre que se asegure de que los gastos comerciales y personales estén correctamente etiquetados.

Si su empresa es LLC, sociedad o corporación

Para estas entidades comerciales, particularmente para corporaciones, existe la preocupación adicional de mantener la empresa y las empresas personales totalmente separadas. Estas entidades comerciales son, por su naturaleza, entidades totalmente independientes con fines financieros.

Si no se separan los gastos comerciales y personales mediante la combinación de cuentas corrientes, se puede demandar al propietario por los pasivos del negocio y por el propietario como responsable de los pasivos corporativos.

No olvide el tema del Hobby Business

En el caso de una empresa que pierde dinero en la fase inicial y que podría considerarse un pasatiempo (como un negocio de artesanía o un negocio de caballos), el la separación de la verificación personal y comercial puede ayudar a aumentar la credibilidad de este esfuerzo como un negocio, no solo como un hobby.

Digamos que tiene un negocio que vende su obra de arte. Puede llevarte más de un año vender suficientes obras de arte para ser rentable. Si combina sus gastos comerciales y personales en su cuenta de cheques personal, será difícil sacar los gastos comerciales.

Lea este artículo del IRS "¿Negocio o afición?" para más información.

… ¿Y qué pasa con el negocio basado en el hogar?

Si dirige su negocio desde su casa, es aún más difícil, y más importante, mantener separados sus gastos comerciales y personales.

En tiempo de impuestos, es probable que desee tomar una deducción por el espacio de su negocio familiar. En ese punto, necesitará retirar solo algunos de los gastos de su hogar para hacer ese cálculo. Pero no todos, y no el 100% de esos gastos. Es mucho mejor, y más fácil, tomar los gastos comerciales de la cuenta de cheques comercial y agregar los gastos de la casa para la deducción de la vivienda.

En conclusión

Si su empresa es una empresa unipersonal, probablemente pueda continuar manteniendo solo una cuenta de cheques si lo desea, pero solo asegúrese de que los gastos y los ingresos comerciales y personales están etiquetados y que no se reclaman gastos personales como gastos comerciales.

Para todos los demás tipos de entidades comerciales, obtenga una cuenta de cheques comercial por separado.

Descargo de responsabilidad: no soy CPA, abogado o preparador de impuestos inscrito. Mi propósito es brindarle información general y sugerencias, pero su situación puede variar de las presentadas aquí. Antes de tomar decisiones sobre impuestos o contabilidad, hable con su CPA o profesional de impuestos.