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¿Qué es el viaje de un empleado?
En general, se debe pagar el tiempo de viaje de los empleados por actividades relacionadas con el trabajo. Los viajes que son incidentales a los deberes del empleado y el tiempo que pasa viajando (entre el hogar y el trabajo) no se pagan. El tiempo de viaje puede incluir tanto viajes locales como viajes fuera de casa.
Tiempo de viaje vs. Tiempo de traslado
Los desplazamientos van y vuelven a funcionar. Todos (al menos todos los que no trabajan en casa) viajan a un trabajo.
El tiempo de viaje es el tiempo personal, no el horario de trabajo. El IRS no permite a las empresas deducir el tiempo de viaje como un gasto comercial, y no se les debe pagar a los empleados por el tiempo de viaje.
El Departamento de Trabajo (DOL) habla sobre los empleados que conducen vehículos proporcionados por el empleador. El DOL considera que el tiempo empleado en un viaje de regreso a casa por un empleado en un vehículo proporcionado por el empleador, o en actividades realizadas por un empleado que son accesorias al uso del vehículo para viajar diariamente, generalmente no es "horas trabajadas" y, por lo tanto, no tiene que ser pagado.
Aquí hay una regla general: si autoriza un viaje, sin importar cómo viaje el empleado (automóvil, tren, autobús, etc.), se debe pagar el tiempo de viaje.
Pagar por viaje para empleados por hora
Pagar a los empleados por el tiempo de viaje local solo se aplica a los empleados no exentos (por hora), no a los empleados exentos (profesionales o gerenciales). A los empleados exentos se les paga su experiencia por el trabajo, no por la hora.
Ejemplos de viajes: ¿Pagado o no pagado?
- Un empleado maneja para trabajar desde su casa todos los días. Le pides que se pare en su camino y recoja panecillos para la reunión del personal. Este tiempo de conducción no es pagado. Tiempo de viaje al trabajo nunca es tiempo pagado; el momento de detenerse para los bagels es "incidental" para los desplazamientos y no es parte del trabajo del empleado.
- Le pide a un empleado que maneje a una tienda en el horario de trabajo para obtener bagels para la reunión de la oficina. Si el empleado hace este viaje durante las horas normales de trabajo, se le debe pagar.
- Un LPN (enfermera profesional con licencia) trabaja para un centro de enfermería y viaja entre las dos ubicaciones de este centro según lo indicado, brindando atención a los pacientes en ambos lugares. Su tiempo de viaje diario debe incluirse en su salario porque no viaja, sino que viaja entre lugares de trabajo.
Pagar a los empleados por el tiempo empleado en viajar desde su hogar
Los empleados que viajan a otro lugar con fines comerciales son un caso diferente. En general, debe pagar a los empleados por el tiempo pasado que está bajo su control y el tiempo que no pueden gastar como lo deseen. Entonces, si un empleado viaja de Cleveland a Pittsburgh para un seminario de dos días bajo la dirección de la compañía, se debe compensar parte del tiempo del empleado.
En el caso de los empleados asalariados, pagar por el tiempo de viaje no es un problema, porque a los empleados asalariados se les paga por el trabajo, no por las horas trabajadas. Sin embargo, pagar por el tiempo de viaje de negocios puede ser un problema en el caso de un empleado por hora.
Pagar por el tiempo de viaje por estadía de un día o por una noche es complicado.
Póngase en contacto con la oficina del distrito más cercana del Departamento de Trabajo de los EE. UU. Para obtener información sobre instancias específicas de tiempo de viaje que afectan su negocio. También puede contactar a un abogado de empleo para discutir estos asuntos.
Pagar los gastos de viaje
Además de pagar a los empleados por el tiempo de viaje, debe pagar sus gastos de viaje. El Departamento de Trabajo no requiere el reembolso de los gastos de viaje, pero tiene sentido pagarle a los empleados si los requiere para viajar. Los gastos de viaje son deducibles para su negocio, y los empleados pueden deducir los gastos de viaje no reembolsados. Si los empleados mezclan viajes personales y de negocios, debe clasificar la parte relacionada con el negocio y pagar solo estos gastos.
Reglamentaciones estatales sobre el pago de viajes de empleados
Consulte con el departamento laboral de su estado para ver si existen reglas que puedan reemplazar las reglas federales.
Para obtener más información
The Balance tiene algunos consejos para reducir el costo de los viajes de los empleados.
SHRM (la Society for Human Resource Management) tiene más información sobre cómo pagar el tiempo de viaje de los empleados.
Para obtener más detalles del IRS sobre el tiempo de viaje de los empleados, consulte la Publicación 535 del IRS: Gastos comerciales.
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