¿Qué pasa con un escritorio desordenado?

Cada día recibe más y más información. El correo nuevo, informes de varios comités, facturas, propuestas y más, llegan a su escritorio varias veces al día. Estás demasiado ocupado como para manejarlo de inmediato, así que comienza a acumularse. Su escritorio comienza a verse como una zona de guerra.

El problema aquí no es que su escritorio esté desordenado. El problema es que cosas importantes se pierden. O bien es enterrado por el nuevo material que entra, o está en el nuevo material, pero no se nota.

Como resultado, pasas demasiado tiempo en cosas que son simplemente urgentes en lugar de aquellas que son importantes.

Cuando su jefe desea saber qué tan pronto puede tener ese informe para el Vicepresidente, no quiere decirle que no notó la nota que le envió solicitando el informe. Tampoco su jefe estará encantado de escuchar que el diseño de la nueva línea de productos llega tarde porque lo dejó de lado y se cubrió y se olvidó de ello.

Algunas personas le dirán que la mejor manera de resolver este problema es con un escritorio limpio. Otros dicen que un desastre está bien. ¿Quién tiene la razón? Ninguno. Y ambos.

Escritorio desordenado, mente desordenada

No hace mucho tiempo, había una expresión popular "un escritorio abarrotado es una señal de una mente desordenada. "Esa expresión dio lugar a toda una industria diseñada para ayudar a los ejecutivos de negocios a limpiar sus escritorios como un signo de su agudeza mental.

Sin dudas, has visto películas en las que el jefe se sienta en su oficina en lo alto de un rascacielos del centro de la ciudad.

Se sienta detrás de una mesa de vidrio sin cajones. Los únicos adornos son el impresionante conjunto de lápices para firmar documentos importantes y un teléfono o intercomunicador para que pueda dar órdenes.

Por otro lado …

Muchas personas no ven nada malo con montones de papel que cubren el escritorio, incluso se derraman sobre los asientos de la silla y el piso de la oficina.

Citan dichos como "un escritorio abarrotado es un signo de genio" y "un escritorio desordenado es solo un signo de un escritorio desordenado". '

Todos conocemos a alguien cuyo escritorio es de esa manera. No se ve cómo pueden decir si el escritorio es de metal o madera. Sin embargo, cuando les pides algo, van directamente a una pila, hojean 2 o 3 hojas y sacan lo que pediste.

Lo que funciona para usted

Ambos lados son correctos. El problema no es cuál es correcto. El problema es que te hará más efectivo. Hay algunas pautas fundamentales que se aplican a ambos enfoques, pero la clave es trabajar de una manera que le permita ser más efectivo. Casi todo el mundo necesita deshacerse de un poco del desorden sobre su escritorio, pero no tener más de un elemento en su escritorio en un momento dado no funcionará para muchos de nosotros.

Muchas personas trabajan en varios proyectos al mismo tiempo (o casi al mismo tiempo).Los tipos creativos sienten la necesidad de tener inspiración que los rodea. Las personas orientadas a detalles necesitan volúmenes de material de referencia al alcance de la mano. Algunas personas sienten que las pilas de trabajo las hacen parecer ocupadas y, por lo tanto, las mantienen más seguras en tiempos de despidos. Otros sienten que un escritorio limpio muestra cuán eficientes son para realizar el trabajo.

Lo importante es hacer lo que funcione para usted.

Cómo domesticar al monstruo

Ya sea que elija el escritorio de vidrio estéril o simplemente desee darle un poco más de orden al caos de su escritorio, hay algunas pautas fundamentales:

• Realmente quiero mejorar.
  No recomiendo el enfoque realmente severo que algunos hacen. Desafortunadamente, eso deja excusas para ser demasiado fácil contigo mismo. Este intento de hacer que su escritorio esté menos desordenado y sea más eficiente depende de que haga un esfuerzo serio.
• Mantener, lanzar o mover.
  Encuentra tres contenedores. Etiqueta la más pequeña "mantener". Etiquete el "lanzamiento" más grande. Tener otro contenedor con la etiqueta "mover". Las cosas realmente importantes irán a su contenedor de mantenimiento para ser ordenadas más tarde. Todo lo que quieras llevar a casa o regalar entra en el contenedor "mover". Todo lo demás va al contenedor de lanzamiento. (Idealmente, su contenedor de lanzamiento será de dos partes. Una parte será basura para desechar. La otra serán productos de papel, que se pueden reciclar).
• Comience con el más antiguo.
  Puedes ver al mirar qué pila es la más antigua. Por lo general, está más alejado de su silla. Será más fácil tirar los artículos de esta pila.
• Evalúa cada pieza solo una vez
  Observa cada elemento de la pila. Decide en qué contenedor entrará. No puede volver a configurarlo en su escritorio para más adelante, debe decidir ahora. Pon todo en uno de los tres contenedores. No hay otra opción.
• Pregúntate esto …
  La primera pregunta es "¿tengo esto en otro lado, o puedo obtenerlo de alguien?" Si tiene una copia en su correo electrónico, en un informe o en el escritorio de la persona que preparó el análisis de mercado, etc., no necesita guardar otra copia. Echarlo. Luego pregunta "¿por qué necesito esto?" Si la respuesta es a) para tomar medidas al respecto, b) hacer algo con ella cuando obtengo más información de alguien, o c) referirme a como hago otro trabajo, ponerlo en la pila de reserva. (Después de deshacerte del desorden, volverás a clasificar tu pila de reserva por esas tres categorías, así que siéntete libre de separarlas ahora. Ahorra tiempo más tarde). Si tu respuesta fue otra cosa, tira ese objeto.
• Sé despiadado. Sé valiente.
  A medida que avances en cada montón, acercándote y acercándote a las cosas que acaban de llegar, sé implacable en tus decisiones. No tomar prisioneros. Si realmente no lo necesita, agréguelo. Y sé valiente. No te aferres a algo solo porque alguien podría preguntarte algo al respecto algún día. No construyas una fortaleza de papel para protegerte.

Administre el problema

Su escritorio no tiene que ser estéril y carecer completamente de papel, aunque puede ser si eso ayuda.Su objetivo es organizar su escritorio para que maximice su eficiencia. Si eso significa un montón más de pilas en su escritorio que la persona de al lado, está bien, siempre que todo lo que mantiene le ayude a cumplir su objetivo de mayor eficiencia.