¿Qué es una factura y qué incluye?

¿Qué es una factura?

Una factura , a veces llamada factura de venta, es una factura enviada por el proveedor de un producto o servicio al comprador. La factura establece una obligación por parte del comprador de pagar, creando una cuenta por cobrar. En otras palabras, la factura es una verificación escrita del acuerdo entre el comprador y el vendedor de los bienes o servicios.

Las facturas son una parte importante del sistema de contabilidad y contabilidad de su empresa porque registran las transacciones de venta.

¿Qué incluye una factura?

Las secciones habituales en una factura incluyen:

• Fecha en que se creó la factura. ¡No olvide esto! La fecha de la factura comienza el reloj marcando al cliente. Si tiene términos (un límite de tiempo para el pago), desea incluir la fecha para que todos sepan cuándo vence el pago.
• Nombres y direcciones de cliente y proveedor. Si está creando la factura en el software de contabilidad, es posible que solo necesite la dirección de correo electrónico del cliente, pero aún así es una buena idea recopilar e incluir la dirección física, en caso de que necesite enviar una carta o documento real.
• Nombres de contacto de individuos en los dos negocios (o empresa e individuo). Es una buena regla de relaciones con los clientes asegurarse de que deletrea los nombres correctamente.
• Descripción de los artículos comprados , ya sean productos o servicios, incluidos los precios y cantidades. A menudo tendrá descripciones de artículos estándar y números de inventario. Pero sea lo más específico y detallado posible cuando cree la factura. Esto evita confusiones y problemas de "no sé".

• Condiciones de pago. Por ejemplo, el proveedor puede especificar "neto 30 días", lo que significa que el monto total vence dentro de los 30 días.

Cómo facturar a un cliente

Es posible que esté utilizando software de contabilidad comercial en línea, o tal vez esté utilizando una factura preimpresa que completará. El proceso funciona de la misma manera para ambos procesos de facturación.

Preparará una factura solo después de haber enviado o entregado el producto o servicio al cliente.

• Comience por identificando al cliente . En algunos casos, es posible que también desee identificar un subcliente o trabajo dentro del archivo de ese cliente.
• Incluya números de documentos previos relacionados con esta venta, incluida cualquier orden de compra o acuerdo de venta o estimación.
• Identifique los artículos vendidos y entregados . Por lo general, debe incluir el nombre del producto o servicio, la cantidad (o el tiempo, para los servicios) y la tarifa (por artículo o por hora). Si está utilizando un software en línea, se calcula el total de cada artículo. Este es el lugar donde es posible que necesite clasificar un artículo como "en espera"."
• Cada elemento obtiene su propia línea, y se agrega el total de todas las líneas.
• A continuación, incluirá información sobre cualquier depósito ya realizado por el cliente, o cualquier descuento < aplicado a esta factura. Es posible que desee ofrecer a los clientes diferentes métodos de pago, posiblemente otorgando un descuento por el pago en efectivo.
• Incluya los
• términos de envío para productos enviados. Hay dos tipos : Punto de envío FOB o destino FOB. (FOB significa "gratis a bordo".) Si los términos son punto de envío FOB, el remitente (es decir, el vendedor) paga el envío. Si los términos son FOB, el comprador paga el envío. También es una buena idea observar si el cliente recoge el artículo o los artículos, en caso de que haya alguna pregunta sobre el artículo que se está recibiendo. Incluya los
• términos de venta. Es decir, cuándo usted quiere que el comprador pague y ¿dará algún descuento por el pago anticipado? Los términos se expresan así 2/10 netos / 30. Eso significa que usted dará un descuento del 2% si paga Se recibe un plazo de 10 días y el saldo total vence en 30 días. Las facturas pueden enviarse por correo electrónico o por fax a un cliente.

Cuando un cliente paga, el número de factura debe anotarse en el recibo de venta y coincidir con el recibo de venta en su software de contabilidad, por lo que está claro que la factura ha sido pagada. El pago toma el monto pendiente de su cuenta de cuentas por cobrar.

Facturas frente a órdenes de compra

Las facturas a veces se confunden con las órdenes de compra. Las órdenes de compra (PO) están antes de la transacción y las facturas son posteriores a la transacción. Las órdenes de compra registran un pedido de un cliente a un proveedor o proveedor. Una factura, por otro lado, registra el recibo del producto o servicio y, como se indicó anteriormente

Algunos ejemplos de facturas

Susan Ward, Experta de Small Business-Canada, tiene una factura de muestra , que incluye información canadiense, pero le dará una idea de lo que incluye una factura . Allena Tapia, Freelance Writing Expert, tiene instrucciones paso a paso para crear una factura.