¿Cómo es útil la facilitación para los empleadores?

La facilitación es un proceso que los capacitadores, los creadores de equipos, los líderes de reuniones, los gerentes y los comunicadores utilizan para agregar contenido, procesar y estructurar para satisfacer las necesidades de un individuo, grupo o equipo. En una descripción general, la facilitación se utiliza para ayudar a un grupo de personas a lograr su objetivo, el motivo por el que se realiza la reunión.

La facilitación es brindada por una persona, llamada facilitador, que lidera pares de personas o grupos para obtener conocimiento e información, trabajar en colaboración y lograr sus objetivos.

Un facilitador debe agregar un gran valor a cualquier sesión de planificación grupal o reunión ya que el facilitador mantiene al grupo enfocado en la tarea, avanzando juntos en la misma dirección y asegurando la participación de cada miembro del grupo.

Facilitación grupal

La facilitación para grupos o equipos es proporcionada por personas internas o externas que son expertas en:

• Presentación de contenido e información,
• Diseñar y formular un proceso que ayude a un grupo a alcanzar sus objetivos,
• Proporcionar una estructura adecuada para una reunión, sesión de formación o trabajo en equipo, u otro trabajo evento, para que la misión del grupo se cumpla en la sesión,
• Promoviendo la responsabilidad compartida para el resultado de la reunión, y,
• Extrayendo de los participantes las respuestas a sus preguntas, decisiones necesarias y soluciones a los problemas .

Facilitación individual

Con objetivos similares a los enumerados para la facilitación grupal, la facilitación para individuos se brinda con mayor frecuencia cuando dos o más empleados experimentan conflicto, desacuerdo, necesidad de establecer metas mutuas, o el deseo de informar un proyecto, proceso o experiencia.

Un facilitador capacitado puede proporcionar la estructura, el contenido y el proceso que necesitan los empleados para llegar a una solución mutuamente satisfactoria para sus problemas.

Características de las personas que brindan facilitación

La facilitación es una habilidad aprendida que resulta más cómoda para las personas que demuestran características tales como:

• Habilidades fuertes de liderazgo grupal,
• Conocimiento profundo sobre procesos y estructuras grupales, > Conocimiento de dinámicas grupales e interpersonales y comprensión de la comunicación verbal y no verbal,
• La capacidad de presentar creativamente el contenido de formación y trabajo en equipo de forma que fomente la participación de los asistentes a la sesión,
• Empatía para las personas y sus situaciones, < Potentes habilidades de escucha y comunicación, y
• La capacidad de estructurar intervenciones y eventos grupales para producir los resultados deseados para el grupo.
• La facilitación es una herramienta poderosa que se utiliza para ayudar a individuos y grupos a alcanzar su propósito de manera más efectiva y eficiente.Bajo el liderazgo de un facilitador capacitado (uno que proporciona servicios de facilitación), las reuniones, las sesiones de formación de equipos y las clases de capacitación logran resultados que no son posibles sin la facilitación.
• Dejados en sus propios dispositivos, los participantes de grupos y equipos a menudo carecen de las habilidades, el permiso y el apoyo necesarios para facilitar de manera efectiva sus propios procesos de trabajo.

Haga frente a las conversaciones en competencia en las reuniones utilizando la facilitación efectiva

¿Desea desarrollar relaciones de trabajo efectivas con las personas en el trabajo? La interacción efectiva con personas en reuniones de negocios puede contribuir a relaciones laborales efectivas.

La facilitación efectiva de grupos en reuniones administra la interacción de personas difíciles que mantienen conversaciones en competencia.

Las conversaciones fuera de tema entre dos o más miembros de la reunión pierden tiempo, inhiben el progreso del grupo y limitan las contribuciones de las personas a la reunión del equipo como un todo.

Son una distracción para los participantes de la reunión que desean participar en todas las interacciones del equipo. Las personas comienzan a sentir que las reuniones son una pérdida de tiempo si se permite que las conversaciones paralelas continúen y esto se convierte en una profecía autocumplida. Dejan de prepararse para las reuniones que saben que se desviarán del tema y se dispersarán.

Además, las conversaciones en competencia en varios grupos pequeños, incluso cuando están sobre el tema, privan a los miembros del equipo de la información o el conocimiento que los miembros del equipo están discutiendo. Esto no solo da como resultado ideas limitadas, sino que también puede abrirse a reclamos de discriminación racial y de género.

Si las personas que tienen conversaciones paralelas son de una raza o género diferente de las personas que esperan la reunión para volver al tema, los participantes pueden creer que está ocurriendo discriminación.

Ya sea que sea el líder de la reunión, un gerente o un miembro del grupo, puede usar las siguientes ideas para reunir al grupo nuevamente cuando los miembros del grupo tengan más de una discusión a la vez.

Recomendaciones para reuniones Gestión de conversaciones en competencia

Usar comunicación no verbal:

Mire fijamente a los participantes por un momento. Levante las cejas mientras mira u saluda a los participantes. Detenga a la persona que tiene la palabra por un minuto mientras los otros participantes se reincorporan al grupo. No tengas miedo de hacer esto. Es parte del trabajo de un gerente o jefe de equipo controlar las reuniones.

• Haz una pregunta. Llamar a uno de los miembros del grupo que participan en la conversación de la competencia. Con un breve resumen de la discusión que ocurre en la reunión como un todo, solicite su opinión. Pídale que comparta sus ideas con el resto de la gente en la reunión.
• Diga: "Creo que todos estaríamos interesados ​​en tus pensamientos sobre este tema, John". Esto puede ser un poco incómodo para usted, pero tiene dos propósitos: lleva la conversación lateral a la conversación principal y les permite a todos saber que el comportamiento no es permisible. Nadie puede quejarse de que el jefe hizo una pregunta, ni decir que los reprendió. Intervenir verbalmente.
  Solicite directamente a los miembros del grupo que participan en la conversación de la competencia que se reincorporen al debate en grupo, sin usar sarcasmo ni enojo. Diga: "Me temo que nos estamos perdiendo buenas ideas cuando todos hablan a la vez. Sé que no puedo hacer un seguimiento de todos estos pensamientos". En general, es mejor utilizar esta táctica como un segundo o tercer intento para atraer a la gente. Es directo y muy efectivo, pero puede avergonzar a los miembros del equipo.
• Establecer una señal de grupo. La señal grupal les recuerda a los participantes que mantengan una discusión a la vez. Una señal que funciona de manera efectiva es hacer un signo de tiempo de espera no verbal seguido de levantar un dedo índice para indicar una reunión. Si existe una buena relación entre los miembros del equipo, una broma también puede ser una herramienta eficaz. "¡Oye, John y Jane, deja de intentar planificar tu toma de control del mundo y vuelve a la reunión! "
• Conclusión sobre conversaciones competitivas en reuniones de negocios Las personas pasan horas de su semana de trabajo asistiendo a reuniones de negocios, es su responsabilidad como gerente o líder de reunión asegurarse de que sean un buen uso del tiempo. Controlar las conversaciones secundarias puede garantizar que la reunión permanezca en el tema y produzca un trabajo de calidad.

La gestión efectiva de reuniones preserva su tiempo. Gestionar conversaciones competitivas en reuniones crea relaciones de trabajo positivas. Los compañeros de trabajo sienten que su tiempo y sus contribuciones son valorados y respetados cuando las relaciones interpersonales en las reuniones están bien administradas.