Cómo leer y aprobar una orden de evento de banquete (BEO)

Los locales quieren asegurarse de que los grandes eventos se desarrollen sin problemas o, si hay un problema, quieren asegurarse de que no es su culpa. Con esto en mente, crean Órdenes de Eventos de Banquete (BEO) cuidadosamente elaboradas, que los coordinadores de eventos deben firmar. Si bien puede ser difícil demandar si no se sigue un BEO al pie de la letra, es a todos los efectos un contrato legal; sin duda, debe leerse cuidadosamente antes de firmarlo.

¿Qué es una orden de evento de banquete (BEO)?

Casi todos los eventos importantes planificados en un hotel o instalación de eventos especiales requieren una orden de evento de banquete o BEO, que es un contrato que describe cada detalle del evento. Si es un planificador de eventos, querrá familiarizarse con los BEO para que pueda asegurarse de que todos los detalles estén cubiertos correctamente.

El acuerdo se describe a menudo en un formulario que detalla las selecciones de alimentos y bebidas, audiovisuales, configuración de la sala, incluidos centros de mesa, requisitos de personal y todos los demás elementos relacionados con su evento. Incluido en el BEO se encuentra una lista desglosada de los costos que deberá pagar.

El acuerdo probablemente incluya "bloques" de información bajo subtítulos, como información de contacto, horario, arreglos de alimentos y bebidas, configuración de la sala, audio visual, términos y condiciones, y los bloques de firma.

Lectura del pedido de banquete de eventos

Si bien es obvio que necesita leer el BEO y aceptar los términos delineados en el acuerdo, asegúrese de leer también la letra pequeña.

Asegúrese de estar completamente informado de lo que está aceptando, incluidos todos los costos.

Compruebe que se describe lo siguiente en la sección general de BEO:

• Información del contacto en el sitio, incluido un número de teléfono celular
• Uso del espacio para el día del evento (verifique para asegurarse de que el los espacios mencionados son los espacios que recorrió en realidad)
• Configuración, inicio y finalización del evento
• El número total de invitados esperado

Disposiciones de alimentos y bebidas

Se dedicará una sección del BEO a los arreglos de comida y bebida. Desea asegurarse de que se detallan a continuación en esta sección:

• Todo el menú, incluidos todos los cursos
• Todos los artículos en un buffet, y cómo se establecerá y colocará cada estación en la sala
• ¿Cómo es el lugar? tiene la intención de atender las necesidades de los huéspedes que tienen preocupaciones dietéticas especiales (como dietas sin gluten o vegetarianas)
• Tiempos de servicio
• Artículos especiales relacionados con el servicio, como vino y agua con gas en las mesas
• Un desglose de todos los precios de los alimentos
• Lista detallada de bebidas alcohólicas, marcas de alcohol y cervezas disponibles en el bar

Configuración de la sala

El BEO debe describir específicamente toda la configuración de la sala. Esto incluye:

• Colocación de mesas
• Número de asientos por mesa
• Colocación de estaciones de comida
• Lugar de entretenimiento (y detalles sobre el alojamiento de los animadores, si corresponde, incluido el almacenamiento de los equipos, el acceso a los alimentos y beber, cambiar el espacio, etc.)
• Ubicación de la barra / s

Algunos BEO incluso pueden incluir un diagrama de la configuración de la sala.

Proveedores audiovisuales y externos

Los acuerdos audiovisuales a veces aparecerán en un BEO, pero dado que muchos lugares contratan servicios de audio y video a un tercero, bien puede haber un contrato por separado.

Si está incluido en el BEO, asegúrese de que todos los detalles estén finalizados antes de firmar el contrato.

Términos y condiciones

Todos los contratos, incluidos los BEO, tienen términos y condiciones a los que debe adherirse. Asegúrese de conocer todos los términos y condiciones antes de firmar el documento. Por ejemplo, ¿cuáles son los términos del acuerdo en caso de una cancelación? ¿Cómo se resolverán las disputas si, por ejemplo, un invitado se resbala y cae?

Es importante que haga las preguntas al gerente de la instalación y confirme los detalles con su cliente antes de firmar. Una vez que haya firmado el BEO, se trata de un contrato vinculante.