Lo que todo organizador de eventos debe saber sobre las bodas de invierno

Las bodas de invierno no son tan únicas como usted puede pensar, pero cada temporada presenta su propio conjunto de desafíos para usted como planificador de bodas. Las bodas de invierno pueden ser particularmente exigentes y deben planificarse cuidadosamente con la posibilidad de que se te ocurran problemas técnicos de último minuto.

Si las nupcias de invierno están en las tarjetas para sus clientes, hay algunos consejos adicionales de planificación de eventos para agregar a la lista de verificación de planificación de su boda.

Aquí hay algunos puntos esenciales que todo organizador de eventos debe saber sobre bodas de invierno.

Planificar una boda de invierno

TIEMPO

Lo único que no puede predecir es el clima, pero es una buena idea estar preparado y obtener información histórica de años anteriores para guiarlo. Consulte con anticipación a la oficina local de turismo para saber cuánto desafío puede presentar el clima.

Además de Google, los consejos de turismo pueden proporcionarle información, basada en datos anteriores, sobre las temperaturas probables, la lluvia, el viento e incluso la posibilidad de nieve. Una palabra de advertencia, sin embargo. Como resultado del calentamiento global, los patrones climáticos son cada vez más erráticos y cada vez más difíciles de predecir. Use la información que recopila como guía, pero siempre esté preparado para circunstancias imprevistas al planear una boda de invierno. Si el clima decide que no quiere jugar a la pelota, debes estar un paso adelante del juego en todo momento.

RETRASOS DE VUELO

Si parte de su brief como organizador de bodas es organizar los horarios para los huéspedes que implican vuelos de conexión, es una buena idea usar los aeropuertos lo más al sur posible. De esta manera, minimizará las posibilidades de que los vuelos de conexión se retrasen debido al mal tiempo.
Por ejemplo, si tuviera la opción de conectar vuelos en Dallas o Chicago, elija Dallas en los meses de invierno.

CONFORT PARA INVITADOS

El desafío más importante al que se enfrenta cuando planifica una boda invernal es asegurarse de que los huéspedes se sientan cómodos, especialmente si hace mucho frío afuera. Estos son algunos pasos que puede seguir para asegurarse de que los invitados a la boda de invierno se mantengan abrigados y cómodos:

• Transporte : es importante prestar mucha atención al transporte que proporcionará a los huéspedes que asistan a una boda invernal. Si los invitados llegan desde aeropuertos o estaciones de tren, su primera impresión de qué tan bien está organizado el evento será cómo serán transportados al evento en sí.
  Negocie solo con proveedores de servicios de buena reputación y asegúrese de inspeccionar personalmente los vehículos que utilizarán para transportar a sus invitados.
• Estacionamiento : si los huéspedes llegan en automóvil, asegúrese de tener el estacionamiento arreglado con el lugar. Póngase en la posición de sus invitados.¿Le gustaría caminar cientos de yardas en el frío glacial o llegar mojado y miserable en el lugar? Por supuesto, no lo haría ni tampoco sus invitados.
  Arregle el estacionamiento lo más cerca posible del evento. Si eso es inevitable y los huéspedes tienen que caminar una distancia desde el estacionamiento disponible más cercano, brinde transporte desde su vehículo hasta la entrada del lugar.
• Calentadores autónomos : es posible que deba confiar en los calentadores autónomos si el lugar o la ubicación del evento no está equipado con calefacción adecuada. Si la recepción nupcial de invierno está en una marquesina, por ejemplo, la calefacción puede ser un verdadero desafío.
  Tenga en cuenta que es invierno y no será el único que busque alquilar calentadores independientes. No deje este detalle en el último minuto: reserve los calentadores al principio del proceso de planificación.
• Alojamiento : del mismo modo que desea causar una impresión positiva con el transporte de primera clase, también es necesario que revise minuciosamente el alojamiento de los huéspedes.
  Verifique que las habitaciones estén limpias, con calefacción adecuada y que haya mantas y calentadores adicionales disponibles para sus invitados si es necesario.

CANCELACIÓN

A pesar de toda su planificación cuidadosa, la posibilidad de cancelar o retrasar una boda de invierno debido a circunstancias imprevistas nunca debe pasarse por alto.

Revise todos los contratos cuidadosamente y asegúrese de que su cliente tenga pleno conocimiento de todos los costos en los que puede incurrir en caso de una cancelación.
A nadie le gustan las sorpresas, así que no pases por alto este detalle. Asegúrese de que todos los involucrados entiendan las consecuencias y los costos involucrados si sucede lo peor.

Las bodas de invierno pueden ser muy exitosas y los huéspedes a menudo disfrutan de la singularidad de un evento de temporada bien administrado. Con un poco de previsión y cuidadosa atención a los detalles, su boda de invierno puede ser una ocasión especial para recordar.