5 Errores críticos de planificación de eventos ¡Todo gestor de eventos debe evitarse!

Afrontémoslo, la ley de Murphy dice que si algo puede salir mal, ¡probablemente lo haga! Es solo un hecho básico de la vida con el que a menudo tenemos que vivir.

Pero cuando se trata de la planificación de eventos, un gerente de eventos competente siempre buscará mitigar la Ley de Murphy al reconocer la posibilidad de que las cosas salgan mal y planificar en consecuencia.

Como administrador de eventos, es absolutamente su responsabilidad asegurarse de que su evento especial se desarrolle sin contratiempos y con el menor número de contratiempos posible.

En el mundo real no es posible cubrir todas las posibilidades, pero al menos debe tener en cuenta los errores de planificación de eventos críticos que debe evitar cada administrador de eventos.

Prevenido está prevenido así que profundicemos en algunos consejos esenciales que bien pueden ayudarlo a evitar un desastre sin paliativos en su próximo evento especial.

1. Mala comunicación - este es probablemente el error más común cometido por planificadores de eventos inexpertos y debe evitarse a toda costa, ya que una mala comunicación puede significar literalmente un desastre.
   La mala comunicación es a menudo el resultado de una falta de atención a los detalles, especialmente cuando se trata de su lista de verificación de eventos. Es absolutamente crucial que se comunique efectivamente con su equipo interno de eventos y sus proveedores. Si bien no le conviene microgestionar o preocuparse por uno mismo, debe estar al tanto del proceso de comunicación y asegurarse de que todos los involucrados en el evento conozcan exactamente qué se espera de ellos y en qué escala de tiempo exactamente.

1. Planificación de contingencia pobre o faltante - ¿recuerda la Ley de Murphy? Es probable que las cosas vayan mal antes y, por supuesto, durante su próximo evento especial. Eso es normal y esperado. Un planificador de eventos profesional pensará en el futuro, identificará el potencial de que las cosas salgan mal y tendrá una buena planificación de contingencia. Por ejemplo, ¿qué pasa si su sistema de registro funciona mal en el día, qué pasa si se queda sin comida o bebida, qué pasa si no hay suficientes espacios de estacionamiento disponibles, y si su orador principal no llega a tiempo, ¿qué sucede si el sonido El sistema o sistema de proyección genera problemas el día del evento. ¿Sería capaz de sobrellevarlo? ¿Tendría un plan B?
2. Transporte inadecuado : ¿está absolutamente seguro de que el transporte que ha organizado para que los delegados y presentadores sean adecuados para su evento? Es importante verificar en las semanas previas a su evento e incluso (en el último minuto) el mismo día del evento que todos sus requisitos de transporte se cumplen adecuadamente. Nuevamente, piense en términos de contingencia aquí: ¿qué ocurre si un vehículo o un vehículo se avería el día de su evento? ¿Tiene un plan de respaldo?
3. Falta de señalización clara - no hay nada más frustrante para los delegados que asistir a un evento especial y no estar seguros o confundidos acerca de dónde se realizará la próxima presentación o demostración. Evita esto asegurándote de que muestres una señalización adecuada que sea fácil de leer y entender. Es mejor ir por la borda aquí que dejar a sus asistentes perdidos y desconcertados y continuamente pidiendo direcciones.
4. Personal insuficiente disponible : el día de su evento especial es probable que tenga que atender a un gran número de asistentes. No cometa el error de confiar solo en una o dos personas para atender las preguntas o inquietudes de los delegados. Asegúrese de que conoce sus números y, sobre todo, asegúrese de que entre el equipo de planificación de eventos y el personal proporcionado por los proveedores, tenga a su disposición el personal adecuado.

Y, por último, hay un viejo dicho que dice "la suposición nos deja en ridículo", y eso nunca ha sido más cierto que cuando se aplica a la gestión de eventos. Nunca, nunca asuma que todas las bases están cubiertas, ¡asegúrese de que lo estén! Si tiene alguna duda, la mejor política es verificar y verificar. No deje las cosas hasta el último minuto y se encuentre luchando contra incendios el día de su evento.