¿Qué puedo hacer si un cliente simplemente no paga?

Pregunta: ¿Qué puedo hacer si un cliente simplemente no paga?

La regla de cobros n.º 1 establece que cuanto más tiempo esté pendiente una factura, es menos probable que se pague. La regla de cobros n.º 2 es casi tan importante:

Regla de cobros n.º 2: Algunas personas no pagarán, pase lo que pase.

En estos casos, tiene un recurso: quitar el monto de sus ventas y deducir los impuestos de la deuda incobrable.

Antes de tomar una deducción por deudas incobrables, debe utilizar el sistema de contabilidad de acumulación.

La mayoría de las pequeñas empresas usan el sistema de efectivo. Según el sistema de acumulación, puede registrar una venta en el momento de facturar al cliente, pero si no recibe el pago, puede terminar con una cuenta incobrable.

Entonces, digamos que está usando el sistema de acumulación y desea cobrar el dinero o deducir el impuesto por la cantidad.

Primero, asegúrese de comprender y aplicar las leyes relacionadas con el crédito al consumidor y el cobro de las deudas incobrables. No desea tener que enfrentar una demanda de un cliente iracundo o ser acusado de acoso.

Cómo comenzar el proceso de cobranzas

Ha intentado por meses hacer que un cliente pague, enviar cartas, incluso llevar a este cliente a una agencia de cobros. Nada ha funcionado. Sin embargo, hay un punto brillante en esta oscuridad financiera; puede tomar una deducción fiscal para eliminar esta deuda incobrable de sus cuentas por cobrar. Así es como funciona este proceso:

• Durante el año, tiene cuentas por cobrar que recolecta … y algunas cuentas por cobrar que tiene problemas para cobrar.
• Al final del año, ejecute un Informe de antigüedad de cuentas por cobrar para ver quién no le ha pagado durante mucho tiempo y con quién ha intentado cobrar con diligencia.
• Si el cliente deja de estar activo o deja de pagar, es posible que pueda reducir el saldo de este cliente de sus ventas totales para reducir sus ingresos.
• Sume todas las deudas incobrables que quiera cancelar. Asegúrese de que realmente desea cancelar estas deudas. Si posteriormente recibe el dinero del cliente, deberá cancelar la cancelación y declarar el pago como ingreso.
• Revise la lista con su asesor fiscal y sume los que no pagan. Luego puede reclamar una deducción por el monto total de sus deudas incobrables, en su declaración de impuestos comerciales.

¿Qué pasa si el cliente paga después? A veces los clientes que creía que nunca pagarían volverán más tarde y le pagarán. Tendrá que contar estos ingresos, y su contador tendrá que dar cuenta de la reversión de la deuda incobrable en su declaración de impuestos.

¿Cómo puedo documentar que esto es realmente una deuda incobrable?

Al igual que con otras deducciones de impuestos, el IRS quiere documentación; quieren asegurarse de que sus deducciones por deudas incobrables sean legítimas.Algunas formas en que puede documentar estas deudas incobrables:

• Mantenga el papeleo en sus esfuerzos de recaudación: cartas a los clientes, fechas de llamadas telefónicas y resultados
• Mantenga el informe de antigüedad de sus cuentas por cobrar para mostrar cuánto tiempo estuvieron pendientes estas deudas.
• Si contrató una agencia de cobro, conserve los documentos o el contrato relacionados con esta transacción y cualquier correspondencia que muestre los esfuerzos de la agencia de cobros por cobrar.
• Registre cualquier información que lo lleve a creer que estos clientes no pagarán o que ha llegado a un callejón sin salida en sus esfuerzos de cobro, como un aviso de bancarrota en un periódico, o una carta que le ha sido devuelta como no entregada.

En otras palabras, conserve cualquier registro relacionado con esta deuda incobrable, para justificar su cancelación ante el IRS.

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