Utilice Capacitación y desarrollo de empleados para motivar al personal

¿Quiere mantener a su personal motivado para aprender nuevos conceptos? La calidad y la variedad de la capacitación de empleados que brinda son clave para la motivación. Las razones para ofrecer capacitación a los empleados son muchas, desde la capacitación operativa para nuevos empleados hasta la introducción de un nuevo concepto para un grupo de trabajo o la instalación de un nuevo sistema informático.

Cualquiera que sea su razón para conducir una sesión de capacitación para empleados, es fundamental desarrollar la capacitación de los empleados en el marco de un programa integral, continuo y consistente.

Este programa de capacitación de empleados de calidad es esencial para mantener a su personal motivado sobre el aprendizaje de nuevos conceptos y, finalmente, mantener su departamento rentable.

Componentes esenciales de los programas de capacitación de empleados

Un programa completo de capacitación para empleados incluye un programa formal de capacitación para nuevos empleados con una descripción general de las expectativas laborales y las habilidades de desempeño necesarias para realizar las funciones laborales. Un programa de capacitación para nuevos empleados proporciona una comprensión fundamental de la posición y cómo la posición se ajusta a la estructura de la organización.

Mientras más conocimiento básico tenga el nuevo asociado de las formas en que un grupo de trabajo se relaciona con los departamentos auxiliares, más comprenderá el nuevo asociado su impacto en la organización.

Otro aspecto de un programa integral de capacitación de empleados es la educación continua. Los programas de capacitación de empleados más eficaces asignan la responsabilidad de la educación continua a una persona en el departamento.

Esta es una función importante para mantener actualizados a todos los miembros del personal sobre las políticas, los procedimientos y la tecnología.

New Hire Training

Un sólido programa de capacitación para nuevos empleados comienza con la creación de un manual de capacitación para empleados. Este manual actúa como un bloque de construcción de habilidades prácticas y técnicas necesarias para preparar al nuevo individuo para su posición.

Para que el departamento comprenda las políticas y procedimientos actuales, un gerente debe asegurarse de que los manuales del departamento o la capacitación en línea del empleado se mantengan actualizados. Esto incluye cualquier mejora del sistema o cambios en la política o el procedimiento.

Además, concéntrese en el usuario cuando diseñe manuales de capacitación o capacitación en línea. Use un lenguaje que no sea corporativo, incluya imágenes y multimedia, y manténgalo interesante para el lector. Cuando sea posible, incorpore imágenes visuales de la pantalla de la computadora con capturas de pantalla para ilustrar funciones, ejemplos y cómo hacerlo.

Capacitación en el trabajo

Otra forma de capacitación para nuevos empleados incluye la capacitación de un nuevo asociado directamente al lado de un asociado existente. Algunos lo llaman Capacitación en el trabajo (OJT) o capacitación paralela. Esta estrategia permite al nuevo asociado ver de primera mano las diferentes facetas de la posición.Además, OJT le permite al nuevo empleado la oportunidad de desarrollar una relación de trabajo con un asociado existente.

Aquí hay recursos adicionales para la capacitación y orientación de nuevos empleados.

• Incorporación de empleados: una oportunidad para una experiencia positiva de nuevos empleados.
• Consejos para una mejor orientación de nuevos empleados.
• Orientación del empleado: mantener nuevos empleados a bordo.
• Orientación vs. Integración.

Educación continua en capacitación para empleados

Un programa de educación continua para un departamento es tan importante como la capacitación para nuevos empleados. Cuando entreno a un nuevo asociado, descubrí que solo conservará aproximadamente el 40 por ciento de la información aprendida durante la sesión de capacitación inicial.

Por lo tanto, debe recordarse al personal sobre los diversos procedimientos y conceptos que deben ser continuos, ya sea con un enfoque formal o informal. (La preferencia del autor es siempre con un enfoque más informal.)

El enfoque formal o tradicional para la capacitación de los empleados a menudo incluye a un miembro de la administración que envía una nota a cada asociado. El enfoque informal ya menudo más atractivo para un alumno visual es enviar una hoja de información de una página.

Esta hoja de información, llamada alerta de capacitación, debe ser informativa y presentada de manera no amenazante.

Si una política o procedimiento cambia, el enfoque informal prepararía mejor al departamento para recibir esta actualización.

Antes de armar un programa de capacitación para empleados de educación continua, el equipo de administración debe decidir sobre el resultado deseado. Una pregunta importante a considerar: "¿Desea que el programa mejore las habilidades del asociado o desea ayudar al asociado en el desarrollo personal?"

Si bien hay algunas características comunes entre estas respuestas, la principal diferencia es la oportunidad para que el equipo de gestión moldee a los futuros miembros del equipo de gestión. Si el resultado deseado es simplemente mejorar las habilidades sin desarrollo personal, el departamento tendrá un personal que simplemente sepa cómo hacer su trabajo un poco mejor.

Si bien ese es un resultado positivo, desea que su empresa piense de manera "creativa" y diseñe un programa que permita e incluso fomente el pensamiento crítico y la resolución de problemas.

Por lo tanto, al diseñar un programa de educación continua, el resultado deseado debe combinar la mejora técnica y personal. Este tipo de programa de capacitación le permite al personal la oportunidad de desarrollar habilidades sólidas de gestión junto con una mejor comprensión de su posición y función, y comprender cómo encajan en la organización.

Capacitación técnica combinada con desarrollo personal

Si descubre durante el proceso de evaluación, por ejemplo, que las habilidades de escritura en el departamento son bajas, deberá mejorar esas habilidades desarrollando una sesión de capacitación correspondiente. Esta sesión de escritura podría incluir temas sobre los aspectos básicos de la escritura, como la ortografía, la puntuación, la estructura de las oraciones y el uso correcto de las palabras. Sobre la base de estos conceptos básicos, puede darles a sus participantes un ejercicio aplicable, como escribir una carta a un cliente disculpándose por un envío retrasado.

Proporcione la información de fondo del participante sobre el cliente. Dígales que el cliente ha comprado durante diez años y siempre ha hecho los pagos con prontitud. Deles diez o quince minutos para redactar un borrador y luego presentar su carta al grupo.

Una vez que alguien haya leído una carta, solicite a los participantes que ofrezcan comentarios para las mejoras; como entrenador, señale los aspectos positivos de la carta.

Otro mecanismo que ayudará con la educación continua continua es permitir que los miembros del personal desarrollen una afiliación con una asociación o grupo industrial. Este tipo de educación es tangible y se ha demostrado que tiene un historial positivo con las oficinas locales y sus grupos comerciales de la industria. Los miembros del personal tienen la oportunidad de reunirse periódicamente y discutir los problemas que están experimentando en sus negocios.

Esta es una experiencia positiva para todos los involucrados: la información obtenida puede ser útil para otros que pueden tener la posibilidad de participar en una situación similar, mientras que las personas que han experimentado una situación similar tienen la oportunidad de hablar sobre sus soluciones que funcionaron eficazmente.

Consejos del programa de capacitación efectiva

Aquí hay algunos pensamientos finales sobre el diseño de un programa de capacitación para empleados de educación continua.

• Según el Wall Street Journal , la mayoría de los adultos escriben a un nivel de octavo grado. Por lo tanto, siempre siga el acrónimo de KISS. (Manténgalo simple, estúpido.)
• Al programar la sesión de capacitación, intente mantener sus grupos diversos. Esto promueve una buena discusión y se relaciona con la organización y / o grupos de trabajo en sí.
• Intente posicionar a una persona de punto o a un entrenador en cada área de trabajo. Si se introduce un nuevo sistema o procedimiento, la persona de contacto puede aprender el sistema o procedimiento y capacitar al personal. (Las personas siempre aprenden mejor cuando se les pide que enseñen el concepto.)
• También ayuda a tener un recurso local dentro del grupo de trabajo. Esto permite más preguntas cuando el nivel de comprensión es bajo. Los asociados no se sentirán amenazados por alguien a quien se sientan al lado todos los días en lugar de un entrenador de recursos humanos o del área de desarrollo organizacional.

El mejor tipo de programa de capacitación de empleados para un grupo de trabajo es uno adaptado a sus necesidades. Entonces, ¿cómo sabes cuáles son sus necesidades? Una forma es trabajar con los miembros del personal que son responsables del área. Si es posible, haga un muestreo al azar de los planes de desarrollo de desempeño del personal y busque consistencia en cualquier área de desarrollo necesaria. Otro enfoque es llevar a cabo una evaluación de las necesidades de capacitación y preguntarles a los miembros mismos qué habilidades les gustaría desarrollar.

No importa cómo determine qué tipos de sesiones de capacitación de empleados se necesitan, recuerde que al desarrollar el curso, mantenga el concepto original. Si se considera más de un concepto durante el proceso de planificación, divida los conceptos en dos talleres.

Tenga en cuenta que una sesión productiva de capacitación para empleados puede y debe realizarse en menos de dos horas.

Algo más de dos horas y perderás tu audiencia. Finalmente, durante la sesión de entrenamiento real, tenga al menos una o dos actividades para mantener activas las mentes de los participantes y para evitar quedarse dormido o soñar despierto.

¿Realmente necesita una sesión de capacitación para empleados?

Si bien una sesión de capacitación para empleados puede ser efectiva, puede que no siempre sea el mejor enfoque para satisfacer las necesidades de capacitación. Si el concepto que está presentando se define como conocimiento elemental o común, cree en su lugar una alerta de capacitación del empleado.

Una alerta de capacitación del empleado es un excelente método para comunicar y reforzar conceptos que se considerarían conocimiento común o información sobre nuevos empleos. Coloque las alertas de capacitación de los empleados en línea, distribuya por correo electrónico o, en algunos casos, cuando los empleados no tengan acceso a la computadora, escriba las alertas de capacitación de los empleados en formato de viñeta en una copia impresa.

Use papel de color y agregue algunas bengalas y / o gráficos a la pieza del documento. Descubrí que cuando los miembros del personal reciben un papel verde fluorescente en su buzón en lugar de uno blanco, es más probable que lo levanten y lo lean.

Manteniendo el aprendizaje activo

• Si las capacidades están disponibles y el departamento desea divertirse mientras aprenden, desarrolle un juego. Esto puede ser cualquier cosa desde Family Feud hasta Jeopardy y más. Haga que el personal responda preguntas creadas por la gerencia del departamento relacionadas con situaciones de trabajo y / o personas. Es sorprendente lo que las personas recordarán de una situación divertida en comparación con una experiencia de aprendizaje forzado.
• Mantenga las clases de capacitación de los empleados informativas y livianas. Si bien la comunicación de las ideas es importante, el objetivo principal debe ser mantener al personal interesado, involucrado y entretenido durante el taller. (Esto puede ser difícil si no emplea un entrenador animado).
• Presente el departamento al concepto de aprendizaje combinado. Permitir que el personal logre sus niveles de aprendizaje a partir de diferentes recursos. Si bien las alertas de capacitación de los empleados y las sesiones de capacitación de los empleados provienen directamente de la administración, desafíe al personal a buscar en línea otras ideas que puedan funcionar en su departamento.

Antes que nada, recuerda que el aprendizaje puede y debe ser divertido. Los miembros de su personal desean absorber el conocimiento, y lo más probable es que quieran aprender conceptos cuando se presentan de una manera fresca, animada y emocionante.

Dar un giro a los métodos actuales de capacitación de empleados puede ayudar a las personas a entusiasmarse con el aprendizaje.

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