Buena administración de oficina para su pequeña empresa

La desorganización y la confusión son irritantes, pero también son simplemente malas para los negocios. Piense en ello como una fórmula si lo desea: el aumento del caos equivale a la disminución de las ganancias. ¿La respuesta? Buena administración de oficinas. A continuación, le mostramos cómo puede usar una buena administración de oficinas para controlar el caos en su pequeña empresa:

1. Establezca rutinas de administración de la oficina y cumpla con ellas.

Las tareas de rutina necesitan procedimientos de rutina si desea mantenerse organizado y mantener las cosas funcionando sin problemas.

Configurar rutinas para el manejo de papeleo y sistemas de oficina. Por ejemplo, si es posible, cada papel que ingrese a su oficina debe manejarse una vez, actuarse y archivarse, sin amontonarse al azar en un escritorio. De manera similar, las comunicaciones digitales, como los correos electrónicos, deben priorizarse y actuarse de inmediato si es posible o marcarse para futuras acciones.

Los sistemas de oficina, incluidos los equipos de escritorio, portátiles, servidores de archivos, impresoras multifunción y dispositivos móviles, necesitarán procedimientos administrativos y de emergencia. Cuando el sistema se cuelga o falla un equipo relacionado con la computadora, todos en su oficina necesitan saber a quién llamar y qué no hacer (como tratar de resolver el problema ellos mismos). Conozca los 3 pasos para proteger sus datos comerciales críticos.

2. Establezca responsabilidades claramente delineadas.

Una buena administración de la oficina depende de que las personas sepan quién es responsable de qué; son las personas responsables las que hacen las cosas.

¿Qué sucedería, por ejemplo, si la compra de su pequeña empresa fuera hecha por quien sea? ¿Sería capaz de encontrar el papel de la impresora cuando lo necesitara? Poner a una persona a cargo de ordenar todo el equipo y los suministros resuelve el problema y mantiene las cosas funcionando sin problemas. Haga que los empleados envíen por correo electrónico a la persona designada cualquier solicitud de suministros, o publique una lista escrita a mano en un lugar visible donde las personas puedan agregar lo que necesitan.

Lo mismo ocurre con la administración de sistemas (de computadoras). Es necesario que una persona sea responsable de la seguridad de sus sistemas informáticos y del seguimiento de cosas tales como cuentas, contraseñas y software. El uso de sistemas basados ​​en la nube para aplicaciones de oficina, software de contabilidad y almacenamiento de datos es una solución ideal para pequeñas empresas, pero aún necesita tener una persona de confianza asignada para realizar tareas administrativas tales como agregar / eliminar usuarios, asignar permisos, etc. > 3. Mantenga registros y mantenga sus registros comerciales actualizados.

Mantener registros suena como la parte más fácil de una buena administración de la oficina, hasta que considere la necesidad de mantener esos registros accesibles y actualizados. Pero la primera regla para ser un buen gerente de oficina lo ayudará a controlar esto; hacer que la actualización grabe una rutina de oficina.Cuando obtiene un nuevo cliente o cliente, por ejemplo, solo le lleva un momento ingresarlo en su base de datos de contactos. Luego, solo tomará uno o dos segundos actualizar el registro después de haber hablado con él por teléfono.

(Tenga en cuenta también que la mayoría de las jurisdicciones tienen leyes de privacidad que regulan el manejo de la información del cliente).

4. Da un paseo por tu oficina y siéntate.

¿Su oficina es un ejemplo de gestión del espacio o mala administración del espacio?

Cuando camina por la oficina, ¿tiene que desviarse alrededor de obstáculos o correr el riesgo de tropezarse con algo?

Cuando te sientas en un escritorio, ¿podrías trabajar cómodamente allí? ¿Están las cosas organizadas de manera lógica para que las cosas que usarías más en el escritorio estén más cerca?

En la actualidad, hay muchas cosas en las oficinas, desde los soportes de las impresoras hasta los archivadores. Para una buena administración de la oficina, debe asegurarse de que todas las cosas en la oficina estén dispuestas para la máxima eficiencia y la máxima seguridad. Los conceptos básicos del diseño de la pequeña o la oficina en el hogar brindan consejos para satisfacer de manera segura las necesidades de energía, iluminación y ventilación de su espacio de oficina.

5. Programe el trabajo tedioso.

Es muy fácil posponer las cosas que no le gusta hacer, y la mayoría de los empresarios no disfrutan de tareas como la presentación, el envío y la recepción, ni la contabilidad, ni siquiera a los gerentes de oficina.

Desafortunadamente, una oficina, como una cocina, no funcionará bien sin las tareas que se realizan.

Si usted es propietario de una pequeña empresa y no puede asignar a otra persona lo que considera un trabajo aburrido o desagradable, oblíguese a hacerlo regularmente programando un horario semanal para ello. Tómese una mañana o una tarde, por ejemplo, y tómela haciendo llamadas en frío, devolviendo consultas por correo electrónico no prioritarias, haciendo publicaciones en redes sociales, poniéndose al día con la contabilidad o actualizando los registros.

6. Delegar y tercerizar.

En un mundo perfecto, todos solo estarían haciendo lo que tenían tiempo de hacer y lo hicieron bien. Como el mundo no es perfecto, en cambio muchas personas hacen cosas que no tienen el tiempo o el talento para hacerlo bien.

Delegar y tercerizar no solo puede mejorar la administración de la oficina de su pequeña empresa, sino también liberarlo para que se concentre en sus talentos, mejorando así sus resultados. Un asistente virtual o a tiempo parcial puede ser capaz de manejar muchas de sus tareas administrativas o de oficina. Para obtener más información sobre cómo delegar, vea Decide delegar.

7. Haga que la planificación comercial sea una prioridad.

Muchos propietarios de pequeñas empresas pasan sus días actuando y reaccionando, y luego se preguntan por qué parecen estar girando sus ruedas. La planificación comercial es un componente importante de una buena administración de la oficina y debe ser parte de la rutina regular de administración de la oficina.

Los propietarios de pequeñas empresas exitosos pasan tiempo todas las semanas en la planificación de negocios, y muchos utilizan las sesiones diarias de planificación empresarial como una herramienta para la fijación de objetivos y el crecimiento.

Esta guía de planificación empresarial es una excelente guía para poner en marcha sus esfuerzos de planificación de negocios; establece un marco de planificación de negocios para su pequeña empresa y proporciona recursos en todo, desde escribir una declaración de visión a través de las reglas para establecer objetivos comerciales.

Si tiene personal, involúcrelos en la planificación comercial, ya sea formal o informalmente.

Te encantará la diferencia

No dejes que el caos interfiera con tus negocios. Una vez que comience a aplicar estos siete principios de la buena administración de la oficina, se sorprenderá de la diferencia que hace la buena gestión de la oficina y de la cantidad de negocios que realiza.

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