Cómo la regla 80/20 puede ayudar a mejorar su productividad

En 1906, el economista italiano Vilfredo Pareto creó una fórmula matemática para describir la distribución desigual de la riqueza en su país. Pareto observó que el veinte por ciento de las personas poseía el ochenta por ciento de la riqueza. A fines de la década de 1940, el gurú de la calidad, el Dr. Joseph M. Juran, atribuyó la Regla 80/20 a Pareto, llamándola el Principio de Pareto. El Principio de Pareto o la Ley de Pareto es una herramienta útil para ayudarlo a priorizar y administrar el trabajo en su vida.

Este artículo ofrece una descripción general de la regla y ejemplos de cómo puede ayudarlo a mejorar su productividad y efectividad personal y profesional.

Lo que significa

La regla 80/20 significa que en cualquier situación, el 20 por ciento de las entradas o actividades son responsables del 80 por ciento de los resultados o resultados. En el caso de Pareto, significaba que el 20 por ciento de las personas poseía el 80 por ciento de la riqueza. En el trabajo inicial de Juran aplicando la regla 80/20 a los estudios de calidad, identificó el 20 por ciento de los defectos que causan el 80 por ciento de los problemas. Los administradores de proyecto saben que el 20 por ciento del trabajo (el 10 por ciento y el 10 por ciento) consume el 80 por ciento del tiempo y los recursos.

Otros ejemplos que puede haber encontrado:

• El 80% de nuestros ingresos son generados por el 20% de nuestros clientes.
• El 80% de nuestras quejas provienen del 20% de nuestros clientes.
• El 80% de nuestros problemas de calidad ocurren con el 20% de nuestros productos.

O:

• 20% de nuestros colaboradores proporcionan el 80% de nuestros fondos.
• 20% de nuestros empleados son responsables del 80% de los días por enfermedad.
• 20% de mis ideas generan el 80% de mi tráfico en mi blog.

Hay una cantidad casi ilimitada de ejemplos a los que tendemos a aplicar la regla 80/20 en nuestra vida personal y laboral. La mayoría de las veces, hacemos referencia a la regla de Pareto sin aplicar un análisis matemático riguroso a la situación.

Generalizamos acerca de esta métrica de 80/20, pero incluso con esta matemática descuidada, la proporción es extrañamente común en nuestro mundo.

7 Áreas La regla 80/20 puede ayudar a su productividad:

1. Si analiza los elementos de su lista de tareas pendientes, es probable que algunos de los elementos estén relacionados con problemas importantes. Si bien podemos sentirnos satisfechos al cruzar una gran cantidad de problemas menores de nuestras listas de tareas, la regla 80/20 sugiere que debemos centrarnos en los pocos artículos más grandes que generarán los resultados más significativos. La lista podría no ser mucho más corta, pero estará practicando la priorización efectiva.
2. Al evaluar los riesgos para un próximo proyecto, no todos los riesgos tienen la misma importancia. Seleccione los principales riesgos que presentan el mayor potencial de daño (dada la probabilidad de que ocurra) y enfoque sus actividades de monitoreo y planificación de riesgos en esos elementos.Sin embargo, no ignore a los demás, distribuya su enfoque proporcionalmente.
3. Como representante de ventas, trabaje duro para comprender los atributos del 20 por ciento de sus clientes que constituyen la mayoría de sus ingresos e invierta su tiempo de búsqueda en identificar y calificar a clientes similares.
4. Evalúe regularmente el 80 por ciento de sus clientes que generan aproximadamente el 20 por ciento de su negocio e identifique oportunidades para arrojar esos clientes a aquellos que generan mejores resultados . Algunos gerentes y firmas seleccionan activamente sus listas de clientes cada pocos años, lo que les permite despedir a los clientes con los mejores resultados.
5. Si trabaja en atención al cliente o un centro de llamadas, busque la distribución 80/20 donde el 80 por ciento de las llamadas de sus clientes o problemas de soporte son atribuibles al 20 por ciento de sus ofertas o al 20 por ciento de su número total de clientes. Para las ofertas que generan todas las llamadas, concéntrese en el análisis de causa raíz para identificar problemas de calidad o documentación, y luego tome medidas correctivas. Para los clientes de llamadas altas, volumen, se esfuerzan por comprender el motivo de sus llamadas y ofrecen métodos alternativos para obtener respuestas.
6. Los emprendedores, solistas y profesionales independientes deberían evaluar sus cargas de trabajo y evaluar si dedican la mayor parte de su tiempo a actividades de valor pequeño , incluido el trabajo administrativo que se subcontrata de manera fácil y económica.
7. Al evaluar su progreso de mitad de año en sus metas, concéntrese en las pocas metas o actividades que son más críticas para su desarrollo o éxito. Similar a la lista de tareas, no todos los deberes y metas son creados iguales.

Límites prácticos para la regla 80/20:

Como hemos explorado, la Regla 80/20 tiene muchas aplicaciones en nuestro trabajo y nuestra vida personal. Sin embargo, hay oportunidades para aplicar incorrectamente esta herramienta y cometer errores críticos.

• No debe centrarse solo en el 20 por ciento de los mejores resultados en su equipo a expensas del otro 80 por ciento. Usted es responsable de aumentar la cantidad de personas con el mejor desempeño, así como de evaluar y potencialmente eliminar a aquellos que son consistentemente de bajo desempeño.
• La regla 80/20 podría sugerir reducir el nivel de diversificación que busca con las inversiones. Se debe prestar especial atención a la combinación general de su cartera y realizar ajustes si solo el 20 por ciento de sus inversiones genera el 80 por ciento de los resultados .
• Mientras que el 20 por ciento del tiempo invertido en un proyecto a través de la planificación y la ejecución puede generar la mayoría de los resultados o el progreso, no puede permitirse ignorar los detalles de la iniciativa.

The Bottom Line:

El principio de Pareto o la regla 80/20 es una construcción útil al analizar nuestros esfuerzos y resultados. No tiene precio cuando se aplica a listas de objetivos o tareas, y proporciona un marco analítico útil para muchas situaciones problemáticas. Úselo generosamente, pero no lo acepte como un absoluto o es probable que lo pierda.

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Actualizado por Art Petty