Consejos para contratar al mejor organizador de eventos o productor

Contratar a un planificador de eventos externo o productor no tiene por qué ser una tarea desalentadora, pero debe asegurarse de dedicar tiempo a buscar los mejores planificadores de eventos y seleccionarlos cuidadosamente antes de comprometerse con uno para su empresa evento.

Hay varias variables a considerar al hacer su selección, incluido el objetivo de su evento, el presupuesto con el que está trabajando, su motivo de contratación externa y los candidatos disponibles para el trabajo, y afortunadamente, hay una número de grandes recursos que las empresas pueden utilizar para elegir al mejor planificador de eventos o productor para ayudar a crear su evento de empresa.

Use la siguiente guía para ayudarlo a determinar si necesita o no un planificador de eventos para su próximo evento de la compañía, y si lo hace, cómo seleccionar el mejor candidato para el trabajo.

Determine el objetivo de su evento y la necesidad de un organizador de eventos

La mayoría de las personas piensa que contratar un planificador de eventos externo comienza por determinar el presupuesto del evento, pero la verdad es que es más importante comenzar por definir por qué desea mantenerlo un evento en primer lugar. Antes de comunicarse con un recurso externo o interno que lo ayudará a planificar ese evento, quiere estar en condiciones de compartir los objetivos importantes del evento. Responda sus propias preguntas relevantes sobre quién, qué, dónde, cuándo, por qué y cómo; habrá suficiente tiempo para hacer ajustes más adelante.

Una vez que haya definido sus objetivos, comenzarán a surgir algunas ideas claras sobre qué tema y mensaje desea transmitir en su evento, pero lo más importante es que querrá determinar qué actividades y servicios que necesita el recurso externo para manejar en su nombre.

Deberá determinar qué presupuesto tiene para un planificador y si ayudarán a seleccionar el lugar, crear menús y hacer recomendaciones sobre opciones de alimentos y bebidas, oradores originales y entretenimiento, estar en el sitio para el día de las necesidades de producción, y / o ayudan a crear los documentos de comunicación importantes, como las invitaciones y la lista de invitados.

Si planifica su evento solo y todavía tiene alguna de estas necesidades sin satisfacer, es probable que desee contratar a un planificador de eventos para administrar estas tareas y responsabilidades.

Usar fuentes locales para encontrar un planificador de eventos calificado

A menudo, las personas piensan que el boca a boca es la mejor manera de contratar un planificador de eventos para su fiesta de aniversario, reunión de negocios de desayuno, retiro de fin de semana u otro tipo de evento. y aunque ciertamente ayuda, probablemente este no sea el enfoque más efectivo.

Si está tratando de encontrar el mejor planificador de eventos para su aventura, lo mejor es buscar a alguien con experiencia y que tenga una sólida reputación dentro de la comunidad de planificadores de eventos.El boca a boca brinda una oportunidad de ventas fáciles para un planificador que desea encontrar nuevos clientes, pero la reputación de los colegas es muy efectiva.

Independientemente de si se trata de un evento social o una reunión corporativa, en términos generales, las reglas para contratar un planificador de eventos o servicio de catering siguen siendo las mismas: desea contratar a alguien que tenga experiencia en la creación de su tipo de evento.

Considere capítulos de grupos de miembros profesionales o consulte con el capítulo nacional o local de Meeting Professionals International, la Sociedad Internacional de Eventos Especiales, la Asociación Nacional de Ejecutivos de Catering o la Asociación de Profesionales de la Boda; también es relevante averiguar quién publica artículos en su industria.

Si desea saber quién tiene la reputación de ofrecer servicios o experiencia en un mercado en particular, consulte con la oficina local de convenciones y visitantes ya que muchos planificadores de eventos son miembros activos y también mantienen relaciones con las cámaras de comercio locales; Otra forma de obtener expertos es acercarse al departamento de ventas de convenciones del hotel; ellos compartirán con usted en quién confían.

Entrevistas y discusión de necesidades de eventos con solicitantes

La mayoría de los planificadores de eventos estarán ansiosos por conocer su evento específico, pero bríndenles al principio detalles breves y concéntrese un poco más en su experiencia en la ronda inicial de entrevistas. durante ese tiempo debe reducir el número de candidatos a los tres candidatos más fuertes.

Luego, debe pedirle a cada planificador de eventos o a su empresa que compartan información sobre su negocio, experiencia con eventos pasados ​​y cómo planean las contingencias, prestando especial atención a la forma en que responde el solicitante y cualquier pregunta de seguimiento que él o ella podría tener para su empresa, el evento o sus objetivos.

Un buen planificador lo guiará en una discusión para conocer los objetivos generales, el cronograma, el presupuesto, el recuento de invitados y las preferencias personales de su evento. Los buenos planificadores le harán preguntas sobre su organización y conocerán sus objetivos y su evento en particular; busque estos signos al entrevistar para encontrar candidatos que sobresalgan por encima del resto.

Aunque no siempre es posible conocer a alguien en persona durante la primera ronda de entrevistas, especialmente si su programa está fuera de la ciudad, este puede ser un paso crítico para elegir al planificador o productor adecuado para su evento y compañía.

Las reuniones cara a cara brindan información más allá de la experiencia o experiencia de un planificador en relación con el equipo de su empresa que ayudará a crear este evento; usted querrá elegir un candidato que no solo tenga un gran historial de producción de eventos de calidad, sino también uno que se lleva bien con su equipo.

Reducir opciones y hacer una selección

No es lo suficientemente bueno como para seguir tu instinto instintivo, el consejo de tus amigos o incluso colegas y compañeros de trabajo, o la reunión presencial en solitario: este es tu evento, y < su nombre y estarán asociados a su reputación ; también deberá consultar las referencias de sus candidatos.Asegúrese de preguntar los nombres de los clientes con los que los candidatos trabajaron anteriormente, pero también investigue la historia de cada planificador para encontrar eventos que tal vez no haya mencionado; es posible que descubra que cometió algunos errores con un cliente en particular que no los mencionó. No hagas su currículum. Una vez que haya verificado que un candidato cumple satisfactoriamente con su empresa, demuestra experiencia en el campo y comprende bastante bien el evento que desea producir con él, es hora de reducir su selección a una sola. y escucha sus ideas sobre el evento. En función de sus objetivos e ideas, un buen planificador de eventos le presentará un plan que lo ayudará a lograr su tema: si se trata de una noche privada y una cena para un grupo íntimo de personas, el planificador debe acudir a usted con ideas que incluyen muchas de los detalles para tu programa

En este punto, el planificador de eventos debe presentarle ideas que le harán sentir que han tomado su presupuesto y duplicado su valor. Esto debería ser evidente en la forma en que desarrollan su visión para su evento.

Comparando su presupuesto con el planificador de eventos

En función de los objetivos de su evento, es posible crear una idea general de cuánto costará para varios elementos de su programa, lo que variará según el tipo de evento que sea hosting y lo que incluye. Muchas personas que organizan un evento por primera vez a menudo caen en la trampa de querer planear un evento de champaña con un presupuesto cervecero, por lo que muchas personas recurrirán a su planificador de eventos en busca de ayuda.

Un candidato ideal tomará el presupuesto que usted presente y lo convierta en algo mágico, pero esas ideas tendrán un precio y es importante que le pida al planificador que revele todos sus costos y posibles fuentes de cómo estas tarifas serán cubiertas e incorporadas en el presupuesto general; las tarifas del planificador de eventos variarán de planificador a planificador o empresa de eventos a compañía de eventos.

Dependiendo de la naturaleza de su evento, se le pedirá que proporcione depósitos, trámites y contratos para el planificador de eventos y los lugares de eventos y servicios que ofrecen. Esta es una forma perfectamente aceptable de manejar negocios, pero el mejor consejo en este momento es buscar asesoramiento profesional y nunca firmar un contrato que no haya sido revisado por su propio asesor legal, especialmente cuando se trata de personas privadas que pueden no tener el mismos recursos de una gran empresa.

Quédese con su planificador y prepárese para despedir y volver a contratar

La mayoría de las historias malas que suceden relacionadas con la planificación de eventos suelen ser el resultado de una falta de seguimiento. La planificación de eventos requiere la coordinación efectiva de la logística y diferir estos a una tercera persona puede ser contraproducente si el planificador de eventos que contrató no es totalmente responsable ante las metas y objetivos de su empresa para el evento.

Por esta razón, como gerente de contratación debería trabajar en estrecha colaboración con el planificador o productor para asegurarse de que cada elemento de la producción se active sin contratiempos, desde asegurarse de que los lugares y proveedores estén listos para el evento hasta asegurarse de que los pagos hayan sido efectuados. hecho a cada vendedor antes y después.Esto no quiere decir que la mayoría de los planificadores de eventos no cumplen con los servicios prometidos, simplemente significa que debe asegurarse de que la logística se haya confirmado.

Si todo va según lo planeado, tendrá un evento exitoso y un excelente recurso de planificador de eventos para el futuro, pero si el proceso de planificación no funciona sin problemas para los servicios acordados por escrito, entonces es importante revisar si el proyecto encaja bien con el planificador.

Si bien es razonable ser paciente y trabajar en la logística y cualquier posible malentendido en el camino, si no está recibiendo los servicios que desea, entonces debe estar preparado para tener algunas discusiones serias. Si debe hacerlo, esté listo para despedir a un planificador malo y tener una opción de respaldo en todo momento.