Video: 5 Razónes por la cual debes Automatizar Tu Negocio | Alex Linares 2025
Antes de 1440, el proceso de creación de un libro era, por lo menos, minucioso. Todo se hizo a mano, y crear incluso una copia de un libro era un trabajo de tiempo completo.
Ingresó a Johannes Gutenberg, un orfebre de oficio que revolucionó la impresión con su imprenta, que incluía el tipo móvil, lo que permite la producción en masa de materiales impresos. La adopción fue rápida, y la historia no miró hacia atrás. Pero eso no quiere decir que no hubo algunos holdouts.
Por ejemplo, muchos nobles del siglo XV criticaron la práctica de la producción masiva de impresos, negándose incluso a permitir libros impresos en sus bibliotecas e insistiendo en que no estaban tan bien hechos como los libros impresos a mano.
Lo que la imprenta ha hecho para imprimir y publicar, la automatización lo ha hecho para los negocios. Al igual que con todas las nuevas tecnologías, la tasa de adopción cae a lo largo de una curva de campana, y hay algunos rechazos fervientes: las formas antiguas son más familiares, hay una sensación de control involucrada en ingresar datos manualmente a mano o escribiendo una factura tú mismo. Pero, al igual que la imprenta, las empresas que dan el salto a los sistemas automatizados básicos no miran hacia atrás.
¿Cuáles son los procesos automatizados más importantes que su empresa debería adoptar en 2016 para aumentar drásticamente su productividad y eficiencia?
Seguimiento del tiempo, nómina y facturación.
Estos tres procesos no solo funcionan de manera sinérgica para reducir costos y mejorar la eficiencia de forma drástica, sino que eliminan horas de tedioso trabajo manual y entrada de datos, liberando ese tiempo para un trabajo empresarial más estratégico.
Seguimiento del tiempo
Para la mayoría de las empresas, los costos directos de mano de obra son el gasto n. ° 1. Y las horas necesarias para rastrear, revisar e ingresar los datos de hojas de asistencia en papel requieren una gran cantidad de tiempo para contables y administradores, sin mencionar el tiempo que los empleados dedican a tratar de recordar en qué trabajaron realmente.
La Asociación Americana de Nómina estima que, en promedio, demora 5 minutos procesar una tarjeta de tiempo del empleado escrita a mano, y que una solución automatizada de seguimiento del tiempo puede reducir el tiempo necesario para procesar una tarjeta de tiempo a 1 minuto empleado .
Chris Langford, que dio el salto desde el ingreso de tiempo manual al seguimiento de tiempo automático el año pasado, dice: "Cuatro horas de nómina cada semana se han convertido en 15 minutos. Lo que significa que estaba pasando 16 horas al mes ejecutando la nómina antes de comenzar [automatizar el seguimiento del tiempo]. Ahora es una hora. "Agrega:" Cuando los empleados me entregan su tiempo ahora, mi trabajo está básicamente hecho. Todo lo que tengo que hacer es escanear todo y asegurarme de que sea correcto. "
Y esa no es la única ventaja de automatizar los datos de tiempo: según Robert Half International y la Asociación Americana de Nóminas (APA)," robo de tiempo "(e.gramo. , cuando los empleados "borran" su tiempo redondeando a la hora más cercana o no registran almuerzos largos o descansos) excede los 10 minutos por día, por empleado. Los sistemas de seguimiento de tiempo automatizado de alto valor incluirán una vista de qué empleados están en el reloj y dónde están ubicados a través del GPS; un registro de todas las ediciones, adiciones y eliminaciones de datos de tiempo; opciones de administración de tiempo extra; configuraciones de seguimiento de tiempo que son compatibles con DCAA; y la capacidad de integrarse fácilmente con otros procesos clave como la nómina y la facturación.
Nómina
La nómina de pago precisa y automatizada puede marcar una diferencia increíble en su empresa, sin mencionar cumplir con las demandas cada vez más estrictas de auditorías, conflictos laborales, regulaciones gubernamentales y obligaciones tributarias.
La Federación Nacional de Negocios Independientes, o NFIB, descubrió que el 64% de las pequeñas empresas tienen su propia nómina interna, y que el 62% usa una hoja de cálculo para procesar la nómina. ¿Por qué dedicar el tiempo y el arduo esfuerzo a ingresar manualmente los datos de tiempo en una hoja de cálculo? Treinta y siete por ciento respondió que se hizo en un esfuerzo por "ahorrar dinero", mientras que el 32% citó un intento de "mantener un mayor control". "
En lo que respecta al ahorro de dinero, la Asociación Estadounidense de Nómina encuentra que las empresas ahorran un promedio de 2-8 por ciento del salario de un empleado al automatizar la nómina. En cuanto al control y la precisión, con las horas en tiempo real que fluyen desde su solución automatizada de seguimiento del tiempo, no se requiere ninguna entrada manual o se requieren conjeturas, los resultados hablan por sí mismos.
Si tiene 20 empleados, cada uno gana $ 20 por hora, es decir $ 20,000 en ahorros anuales, simplemente al cambiar al seguimiento de tiempo automático.
Además de eliminar el ingreso manual y aumentar la velocidad y precisión en la ejecución de la nómina, también obtendrá los beneficios de pagar a los empleados de manera oportuna y tener un registro preciso y fácilmente accesible de los cheques de pago.
Facturación
Evitar las disputas de los clientes y recibir el pago a tiempo puede significar la diferencia entre las emergencias de flujo de efectivo y la navegación fluida. Asegurar la capacidad de generar facturas de forma rápida, precisa y automática es la única opción para el éxito a largo plazo .
Con la sinergia combinada de los datos horarios automatizados y la facturación, es fácil arrastrar y soltar el tiempo facturado por cliente, ubicación o proyecto en una factura detallada que muestra claramente cuándo se completó el trabajo, la tarifa facturable y las notas adjuntas los datos de tiempo En lo que respecta al tiempo de respuesta, ahora es posible facturar a un cliente casi de inmediato, mientras que el servicio que se realiza sigue siendo prioritario, lo que fomenta un pago más rápido.
Al automatizar, también obtendrá un registro de fácil acceso, en caso de que necesite retirar una factura anterior o identificar los gastos a partir de la fecha de impuestos.
El cambio no es fácil. Pero "probado y verdadero" puede ser una pendiente resbaladiza a "lento y desactualizado". "Pruebe estas tres actualizaciones de negocios modernas. Si eres como la mayoría de los dueños de negocios, no mirarás hacia atrás.
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Acerca de Kelly Bistriceanu
Kelly es conocida como el "Contable Big Cheese" en la oficina de TSheets.Ella tiene un compromiso inquebrantable de trabajar junto con contadores y contables mientras navegan por las aguas a veces traicioneras de la industria en constante evolución. Su eslogan, "I <3>
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