Consejos fiscales para conductores de viaje compartido

Hoy en día, es posible ganar algo de dinero simplemente conduciendo su automóvil. Si está trabajando (o está pensando en trabajar) a través de Uber, Lyft, Sidecar o redes similares para compartir viajes, hay varios asuntos fiscales que debe tener en cuenta. Lo que estos (y sitios web similares) tienen en común es que hacen que sea fácil para las personas compartir un viaje en automóvil. Estos servicios son parte de la economía colaborativa: una forma de compartir bienes y servicios, posible gracias a la tecnología que conecta a los consumidores con los proveedores de servicios.

Aunque pueda compartir un viaje o llevar a alguien en su automóvil, los ingresos que obtiene al proporcionar un servicio de viaje compartido están sujetos a impuestos, y puede deducir sus gastos relacionados con el trabajo.

¿Quién soy? ¿Soy un contratista independiente o un empleado?

Esta es la pregunta clave para cualquier persona que trabaje en la economía compartida. Después de hablar con varias personas que trabajan en la economía compartida, Derek Davis , un contador público certificado en el sur de California, descubrió que las personas "ni siquiera sabían qué estaba pasando" con su situación laboral. Esto es lo que necesita saber:

¿Eres un contratista independiente? Lo más probable es que la respuesta sea sí. Mire el contrato al que estuvo de acuerdo cuando se inscribió en el sitio web.

En general, consideramos tres aspectos generales de la relación entre usted y la empresa para la que trabaja. El IRS lo describe de esta manera:

1. "Comportamiento: ¿La empresa controla o tiene el derecho de controlar lo que hace el trabajador y cómo hace su trabajo el trabajador?

> "Financiero: ¿Los aspectos comerciales del trabajo del trabajador están controlados por el pagador? (estos incluyen cosas como cómo se paga al trabajador, si se reembolsan los gastos, quién proporciona herramientas / suministros, etc.)

1. "Tipo de relación: ¿Existen contratos escritos o beneficios de tipo empleado (es decir, plan de pensiones, seguro, pago de vacaciones, ¿La relación continuará y el trabajo realizado será un aspecto clave del negocio? " - del IRS. gov.
2. Si la empresa puede ejercer control sobre su trabajo, como establecer horas, supervisar y proporcionarle las herramientas y el equipo que necesita para realizar su trabajo, entonces podría ser un empleado.

Si la empresa le deja establecer sus propios horarios, le exige que provea sus propias herramientas, equipos, vehículos, etc., y no proporciona capacitación o supervisión, entonces es probable que sea un contratista independiente.

Los profesionales de impuestos están capacitados para ayudar a los clientes a analizar su situación para determinar si son empleados o contratistas independientes. Asegúrese de pedirle a su contador que revise cualquier inquietud que tenga.

¿Cuál es el impacto fiscal?

Supongamos por ahora que está trabajando como contratista independiente.Y eso se relaciona directamente con la forma en que se gravarán los ingresos derivados de la conducción. Los conductores de viaje compartido "pueden entender que no son empleados", dice

Iain Howe , contador público certificado en Austin, Texas. "No sé si realmente entienden lo que eso significa desde el punto de vista fiscal. [ Existe el] impuesto a la renta pero también el 15. 3 por ciento [cargo] por impuestos de trabajo por cuenta propia. " A diferencia de un trabajo tradicional donde el empleador retiene impuestos, un contratista independiente es responsable de enviar los pagos de impuestos ellos mismos, un proceso llamado pagando impuestos estimados

Al calcular la cantidad estimada de impuestos a pagar, es importante darse cuenta de que los contratistas independientes pagan ambas mitades de los impuestos de la Seguridad Social y Medicare, mientras que los empleados solo pagan la mitad de estos impuestos y el empleador retira la otra mitad ". puede ser 30-40 por ciento de los ingresos recibidos ", señala Howe." El impacto fiscal de 30-40% es una combinación del 15. 3% de impuestos sobre el trabajo por cuenta propia además de un impuesto sobre la renta en una categoría impositiva del 15% para 25% (o más) ", explicó Howe en una conversación de seguimiento por correo electrónico.

Básicamente, el "dinero ingresado en (su) cuenta bancaria no es todo suyo", dice Howe, "establezca un margen para los impuestos".

A continuación se detalla brevemente cómo se gravan los ingresos del trabajo por cuenta propia de forma salarios:

Empleados	Contratistas independientes	Cómo se gravan los ingresos:
Salarios brutos, menos beneficios antes de impuestos. Sujeto al impuesto sobre la renta, la Seguridad Social y los impuestos de Medicare.	Recibos brutos, menos las deducciones comerciales permitidas. Sujeto al impuesto sobre la renta y el impuesto al trabajo por cuenta propia.	Impuesto sobre la renta federal
sí	sí	Impuesto de la Seguridad Social
sí (pago medio)	sí (pago por ambas partes)	Impuesto Medicare
sí (pago medio)	sí (pague ambas mitades)	Impuesto estatal sobre la renta
sí	sí
		Documentos fiscales recibidos a fin de año:
Formulario W -2	Formulario 1099-MISC y / o Formulario 1099-K	Donde se informa en la declaración de impuestos:
Formulario 1040, línea 7	formulario 1040, planilla C	Documentos que completa cuando comenzando a trabajar
Formularios I-9 y W-4	Formulario W-9	Cómo se pagan los impuestos
Mediante retención de nómina	Mediante impuestos estimados	Cómo se deducen los gastos relacionados con el trabajo
Como gastos comerciales de los empleados en el Anexo A	Como deducciones comerciales en el Anexo C

Ahora hablemos de deducciones y documentación

Sugerencias específicas sobre impuestos

Mantenga un registro de kilometraje detallado. (Hay aplicaciones para eso).

• El registro de millas recorridas es necesario para que pueda obtener un porcentaje de millas conducidas por motivos de trabajo.
• Necesitará este porcentaje para calcular cuánto de sus gastos de automóvil se pueden deducir.
• Deberá llevar un registro de los gastos relacionados con el trabajo. No solo reparaciones de automóviles y recibos de gasolina, sino también mapas, suministros, etc.
• Tendrá que hacer pagos estimados.
• La importancia de los registros de millaje

"Lo que el IRS dice [es que] debe mantener la documentación contemporánea, todo lo que significa [es] anotar millas cada vez que hacen un viaje, todos los días", dice Howe.

Puede encontrar aplicaciones en App Store o Google Play para ayudarlo a rastrear su millaje. Pero a Howe se le ocurrió su propia solución. Él creó una hoja de cálculo de Excel en su escritorio. Y en la aplicación de notas en su teléfono, creó una nueva nota para millas Uber. En cada viaje anotaba el kilometraje inicial y final. Luego, al final de la semana, transfiere el kilometraje de su aplicación de notas a su hoja de cálculo.

Hacer un seguimiento de sus millas rinde frutos de tres maneras en el momento de los impuestos.

1) Usted tiene un recuento exacto de sus millas, por lo que puede calcular sus gastos deducibles utilizando la tasa de millaje estándar, "que es enorme, 56 centavos para 2014, hasta 57, 5 para 2015", dice Howe.

2) Si el IRS cambia la tasa de millaje a mitad de año, podrá calcular su deducción de millas con precisión. "Sospecho que lo que hará el IRS, puede disminuir la tasa de millaje estándar efectiva para la segunda mitad del año. Es por eso que es importante realizar un seguimiento del millaje diario, para que tenga [un] colapso ", dijo Howe. ¿Cuál es el motivo de esta sospecha? "Caída de los precios de la gasolina", explicó Howe por correo electrónico, "dado que una parte de la tarifa estándar por millaje es para dar cuenta del gas (además de reparaciones, mantenimiento, seguro, etc.), con los precios del combustible bajados El IRS puede ajustar la tarifa de millaje estándar desde el 1 de julio hasta el 31 de diciembre como lo hicieron en años anteriores. "

3) Tendrá documentación" contemporánea ". A continuación, le mostramos cómo el IRS describe la situación ideal: "Debe registrar los elementos de un gasto o de un uso comercial al momento del gasto o uso, y al mismo tiempo, y debe respaldarlo con suficiente evidencia documental. Un registro mantenido a tiempo tiene más valor que una declaración preparada más tarde, cuando en general hay una falta de recuperación precisa. No necesita anotar los elementos de cada gasto el día del gasto. Si mantiene un registro semanal que representa el uso durante la semana, el registro se considera un registro mantenido a tiempo. "

¿Qué se incluye en su registro de kilometraje?

Millas dedicadas a conducir a las personas, además de otras formas de conducir relacionadas con los negocios, como un viaje al banco o para obtener suministros. Como empleado, "conducir a la oficina es commut [in] y no deducible", dice Howe. Pero para un conductor de viaje compartido, "ya que [su] automóvil es su oficina, su viaje diario es el camino hacia el automóvil. Tan pronto como encienda la aplicación, estará en marcha. Si tuviera la aplicación, en su automóvil y no encendió, y decidió tomar un café, no es deducible, porque técnicamente no está trabajando. Pero, al conducir al banco o a Office Max, porque esas millas están relacionadas con negocios, se consideran deducibles ", Dijo Howe.

¿Qué pasa si no mantiene un registro de kilometraje?

Si el IRS cuestiona sus gastos relacionados con el automóvil en su declaración de impuestos, "y no hay documentación", dijo Howe, "pueden resolverlo todo". En otras palabras, el registro de kilometraje ayuda a respaldar la deducción de gastos de automóvil reportada en su declaración de impuestos.

¿Qué puedes cancelar?

Su Anexo C es la mejor referencia de los gastos que puede deducir y que están relacionados con su comercio o empresa.Cosas como mapas, un teléfono celular o tableta, teléfono móvil y servicios de datos, y otras herramientas y equipos que necesita para hacer su trabajo. Howe dio un ejemplo: una montura para fijar su teléfono a su automóvil sería un gasto deducible, y es especialmente necesario en ciudades que tienen leyes de manejo de manos libres.

"Las bebidas y refrigerios comprados para los pasajeros también son deducibles como un gasto comercial, por ejemplo, agua, chicles, mentas, etc.", explicó Howe por correo electrónico.

"Otra consideración es una parte de la factura de su teléfono celular". Howe continuó diciendo en su correo electrónico: "Si su uso aumentó debido al tiempo dedicado a conducir para Uber o si se les exigió comprar un plan de mayor costo para acomodar el mayor uso de datos, se puede considerar una parte de la cuenta del teléfono". Los conductores deben conservar documentación que respalde cómo determinaron la porción de uso personal de la porción de uso comercial. "

Para reparaciones de automóviles, lavados de automóviles, llantas nuevas y otros gastos relacionados con automóviles, puede elegir entre la tarifa de millaje estándar o los gastos reales del año. Así que lleve un registro de sus gastos reales relacionados con el automóvil, para que usted y su contador puedan comparar y ver qué método producirá un mejor resultado en su declaración de impuestos. ¿Qué se aplica a los gastos relacionados con el automóvil? Gasolina, reparaciones y mantenimiento, seguro y el costo de compra del automóvil. Los peajes y el estacionamiento se pueden deducir por separado, además de la tarifa de millaje estándar, así que asegúrese de realizar un seguimiento de los peajes. Tenga en cuenta que "si desea utilizar la tarifa de millaje estándar para un automóvil que posee", dice el IRS en la Publicación 463, "debe optar por usarlo en el primer año en que el automóvil esté disponible para su uso en su negocio. en años posteriores, puede optar por utilizar la tarifa estándar de millaje o los gastos reales. "

Mantenimiento de registros Do's

Configure un sistema de mantenimiento de registros para realizar un seguimiento de sus ingresos y gastos relacionados con el negocio.

"Un registro deficiente y un seguimiento de los gastos" son problemas comunes, dice Davis. Él recomienda que los controladores de Uber "mantengan buenos registros de gastos. Guardar el recibo (a partir de ahora) es lo mejor". Es importante mantener registros de "cuatro cosas", dice Davis, "fecha, hora, monto y naturaleza comercial". Estas son las cuatro cosas que el IRS desea ver en sus registros si auditan los gastos de su negocio.

Howe recomienda que los clientes mantengan "todo junto en una hoja de cálculo". Mantenga un registro de todos sus gastos, "incluso los gastos que consideran deducibles pero no seguros", dice Howe, "entonces [un] CPA puede determinar si [es] deducible o no. De esa manera no se perderá una deducción. "

Además, Howe dice que tener todos los números de ingresos y gastos en un solo lugar hace que sea mucho más eficiente con el tiempo preparar la declaración de impuestos. "Cualquier cosa que el cliente pueda hacer para reducir la cantidad de tiempo que toma preparar la devolución generalmente reducirá la tarifa general".

Lo que debe vigilar en su 1099

Uber, Lyft y otros servicios de viaje compartido enviarán ya sea un Formulario 1099-MISC o un Formulario 1099-K, o ambos, para informar sus ganancias del año.Estas formas generalmente salen en enero.

Después de revisar los formularios de impuestos 1099 que recibió de Uber, Howe brinda algunos consejos sobre qué buscar y cómo manejar estos formularios.

"El Formulario 1099-K reflejará los ingresos recibidos de tarifas (tarifa básica + tiempo + distancia) más la tarifa de transporte seguro más las tarifas de tarifa dividida y puede contener otras tarifas también", dijo Howe. Señala que "los conductores deben prestar mucha atención al desglose provisto en el Resumen fiscal 2014 provisto por Uber."

"Para fines impositivos en el Anexo C, los conductores deben incluir la cantidad total reflejada en el Formulario 1099-K, así como monto total reflejado en el Formulario 1099-MISC (estos se ingresan en dos áreas separadas en la mayoría de los programas de software impositivo). Es importante tener en cuenta que incluso si un conductor no recibió un Formulario 1099-MISC porque el ingreso adicional recibido puede haber sido menor que $ 600, ese ingreso aún es reportable ", dijo Howe.

"Los conductores deben asegurarse de ingresar un gasto por la cantidad de tarifas de transporte seguro y tarifas de tarifas divididas (y posiblemente otras) en su declaración de impuestos, ya que estos cargos no son retenidos por el conductor sino que se pagan a Uber".

"Los conductores también deben asegurarse de ingresar un gasto por la comisión de Uber (20%, 28%, etc.) que se pagó a Uber", dijo Howe, "Esta cantidad se refleja en el Resumen de impuestos que Uber proporciona . "

Pagar sus estimaciones

Como persona que trabaja por cuenta propia, nadie retendrá los impuestos de sus ingresos. Tendrá que pagar sus impuestos usted mismo. Lo hacemos mediante el envío de pagos de impuestos estimados, "lo que significa ejecutar los números", señala Davis. El impuesto estimado, en su forma más simple, significa enviar al IRS un cheque por los impuestos de este año. Pero debido a que los impuestos son un gran costo, es importante asegurarse de pagar la cantidad correcta. Pagar demasiado le deja sin acceso a su efectivo hasta que presente un reembolso de su sobrepago. Pagar muy poco crea una crisis de efectivo en el momento de los impuestos, ya que usted paga el impuesto del año anterior antes del 15 de abril y paga su primer cálculo del impuesto del próximo año, que también vence el 15 de abril. Nuestro objetivo es pagar la cantidad correcta de impuestos en el momento adecuado, para que las cosas se suavicen. Estos objetivos se logran fácilmente con un buen mantenimiento de registros y un cálculo de impuestos cada cierto tiempo.

Conozca sus riesgos

Hable con su abogado sobre los riesgos que conlleva conducir en Uber y qué pasos puede seguir para minimizar los riesgos de demandas. Dado que este es un problema legal, su contador fiscal no podrá proporcionar ningún consejo. Un abogado podría hablar con usted sobre la formación de una entidad comercial, como una sociedad de responsabilidad limitada o una corporación, como una forma de proteger sus activos personales de demandas. Seamos claros, el impacto tributario será más o menos lo mismo ya sea que configure una entidad o permanezca como archivador de Schedule C. Un abogado puede asesorarlo más específicamente sobre lo que tendrá sentido para usted.

Además, revise su póliza de seguro de automóvil y cualquier cobertura de seguro proporcionada por Uber o Lyft. Comprenda por lo que estará enganchado y qué se cubrirá.

Finalmente, hablemos de los riesgos relacionados con los impuestos. Lo que estamos viendo es el riesgo de que el IRS pueda rechazar algunas de sus deducciones. "Recuerde que el IRS tiene un estatuto de limitaciones de 3 años para auditar", advierte Howe, "por lo que una declaración de impuestos presentada el 15 de abril de 2015 puede ser auditado hasta el 15 de abril de 2018. Por lo tanto, es muy importante conservar la documentación durante al menos tres años a partir de la fecha de presentación de la declaración de impuestos ". En una auditoría, el IRS mira su documentación. Si respalda tus deducciones, ganas. Pero si no tiene un comprobante de compra, el IRS puede rechazar una deducción por ese gasto.

Fuentes:

Iain Howe es contador público certificado en Austin, Texas. Se lo puede contactar en la web en atchleycpas. com.

Derek Davis es contador público certificado y fundador de Tabby, una aplicación de seguimiento de gastos. Se le puede contactar en la Web en SharedEconomyCPA. com.

William Perez es un agente inscrito. Si tiene una pregunta sobre impuestos sobre el viaje compartido, no dude en ponerse en contacto con William por correo electrónico o a través de Twitter @wperez.