Una guía de precios para conferencias y reuniones

A diferencia de Estados Unidos, es una práctica común que los hoteles europeos ofrezcan paquetes corporativos de conferencias y reuniones como opciones para los planificadores de eventos que organizan seminarios, conferencias y otras reuniones en el hotel. La idea detrás de ofrecer servicios empaquetados para el lugar de eventos corporativos es combinar todos los diversos elementos del espacio de la sala de reuniones, alimentos y bebidas y necesidades audiovisuales en un paquete de reunión por una tarifa diaria fija por asistente.

No solo esta práctica puede ser generalmente más eficiente para aquellos involucrados en la planificación del evento, sino que hace que la administración y predicción de los costos asociados con el lugar sea un proceso mucho más directo.

En los Estados Unidos, por otro lado, todavía es mucho más común que los hoteles construyan los costos de la conferencia línea por línea según las necesidades detalladas y personalizadas de cada reunión o evento. Aunque la práctica permite que el planificador de eventos tenga un mayor control sobre cada detalle del evento, también crea con frecuencia complicados pedidos de eventos para banquetes y más dificultad para administrar los costos y el presupuesto general del evento.

A pesar de que los principales actores de la industria continúan cambiando la forma en que hacen negocios, el modelo europeo y el modelo estadounidense todavía tiende a reflejar estas diferencias en su enfoque de eventos corporativos y de conferencias. Para una inmersión más profunda, echemos un vistazo a dos ejemplos de paquetes corporativos de eventos y conferencias: uno del antiguo Fira Palace en Barcelona (ejemplo europeo) y el otro en Wynn Resorts en Las Vegas (ejemplo estadounidense).

Ejemplo de paquetes de conferencias y reuniones europeas

Las tarifas empaquetadas diarias son muy populares en el Reino Unido y también se han abierto camino en Europa continental. "El mercado del Reino Unido fue el primero en solicitar este tipo de paquete, y siempre tratamos de adaptar nuestras propuestas para satisfacer las necesidades de nuestros clientes", explica el ex gerente general de Fira Palace en Barcelona (ahora el Crowne Plaza Barcelona), un negocio hotel que es popular entre los organizadores de eventos corporativos y reuniones que organizan reuniones internacionales.

Clientela del hotel europeo

Cuando el Crowne Plaza Barcelona todavía funcionaba como el Fira Palace, aproximadamente el 20% de los clientes del hotel eran de España. El resto de la clientela anual provenía del Reino Unido (19%), los Estados Unidos (17%), Francia (7%), Italia (6%), Japón (4%) y Alemania (4%). Además, cerca de la mitad de los eventos de negocios que allí se realizaron fueron de la industria farmacéutica, y el resto incluye clientes de tecnología, alimentos y bebidas, banca y industria automotriz.

Demanda europea de precios de paquetes de conferencias

Durante este tiempo, el paquete de reuniones diarias en Fira Palace incluyó el uso de la sala de reuniones, coffee break (s), almuerzo, pantalla y más.Los paquetes de reuniones disponibles esencialmente incluían todo lo que un planificador podría necesitar incluir en una reunión.

A medida que la industria evolucionó, las solicitudes de paquetes de conferencias y reuniones continuaron cambiando con el tiempo. Inicialmente, los planificadores de eventos corporativos solicitaban precios fijos para conferencias para salas de reuniones y alimentos y bebidas. Con el tiempo, estas solicitudes se expandieron para incluir otros elementos, como pantallas, acceso a Internet, rotafolios y sistemas de sonido. Pero la demanda todavía era de precios empaquetados y de tarifa plana.

Para aquellos que requirieron habitaciones para pasar la noche, también solicitaron una tarifa especial / negociada para las acomodaciones en sus tarifas de eventos generales de la conferencia.

Si bien estos paquetes cubrirían la mayoría de las necesidades del evento, los planificadores seguirían negociando otros requisitos del evento, como área de exhibición, cenas de gala, cócteles y otros elementos de la agenda del evento.

Pros y contras del Enfoque Europeo

Está claro que el enfoque principalmente europeo de planificación y fijación de precios de conferencias puede ser útil para los planificadores de eventos por varias razones, incluida la percepción de ahorro de costos, previsibilidad de costos y facilidad de presentación y aprobaciones del cliente.

Dicho esto, este enfoque definitivamente impone una mayor carga sobre el hotel para predecir las necesidades de sus clientes mientras logra su propia rentabilidad. "Desde nuestro punto de vista, es mucho más fácil hacer eventos 'a la carta'. De hecho, la operación es mucho más complicada. Pero el beneficio para nosotros es la satisfacción del cliente ", dice el ex gerente general de Fira Palace.

Ejemplo de paquetes de conferencias y reuniones estadounidenses

Mientras que el mercado europeo está relativamente maduro la aceptación y el uso de paquetes de conferencias o reuniones, más hoteles de EE. UU. pueden comenzar a considerar cambiar la forma de empaquetar y también las conferencias y precios de precios. Esto es especialmente importante ahora cuando los planificadores de eventos deben tomar decisiones de reuniones en plazos más cortos y más frecuentemente.

En mayo de 2009, Wynn Las Vegas tomó la iniciativa de introducir tres tipos de lo que ellos llaman tarifas de paquete de conferencias y reuniones con todo incluido para el mercado de reuniones más pequeñas, es decir aquellas con menos de 80 asistentes. Hoy todavía están ofreciendo esos paquetes. Incluyen:

• Paquete delegado de conferencia de día completo
• Paquete delegado de conferencia de medio día "AM"
• Paquete delegado de conferencia de medio día "PM"

Tal como los planificadores de eventos europeos esperan, las opciones empaquetadas de Wynn son con un precio por delegado (es decir, asistencia), incluida la sala de reuniones, comida y bebida, refrigerios para descansos y proyector LCD y pantalla.

La idea de Wynn de desarrollar sus opciones de paquetes de conferencias surgió del enfoque del mercado europeo. De hecho, André Link, el ex gerente de ventas nacional de Wynn, previamente vino de Europa. "En su mayor parte en Europa, esta es la única forma en que vendimos reuniones … Era muy raro que preparemos propuestas a la carta que enumeraran los costos de F & B, alquiler de habitaciones, cargos de AV, etc.", Explica Link.

Un cambio en la industria estadounidense de conferencias y eventos corporativos

Con el lanzamiento de su paquete de reuniones pequeñas, Wynn Resorts anticipó que las tarifas de las conferencias empaquetadas serían más populares entre sus clientes corporativos porque la mayoría de las reuniones de la asociación son de mayor tamaño. . Tenían razón. Desde entonces, varias cadenas hoteleras estadounidenses de alto perfil han comenzado a ofrecer paquetes corporativos de reuniones y conferencias que reflejan mejor el modelo europeo de planificación de eventos corporativos.

Para estar seguro, las tarifas de paquetes de reuniones y conferencias no satisfarán las necesidades de cada evento. De hecho, la mayoría de los planificadores reconocen que renunciarán a algunas preferencias de detalle para su programa o requieren que el lugar personalice el paquete para incluir elementos adicionales. Siempre existe la precaución de depender de las tarifas de los paquetes si los planificadores anticipan que sus programas pueden durar más de lo inicialmente previsto, lo que puede generar tarifas adicionales. Pero para aquellos planificadores de reuniones y eventos que están mirando de cerca su presupuesto, estos paquetes de reuniones y conferencias ofrecen una previsibilidad clara para el presupuesto de la conferencia.