Los siete pecados capitales de las presentaciones de Powerpoint

No es sorprendente que las presentaciones de diapositivas Powerpoint © se hayan convertido en la norma para las imágenes en la mayoría de las presentaciones comerciales. Son rápidos de producir, fáciles de actualizar y efectivos para inyectar un interés visual en la presentación. Sin embargo, también pueden significar un desastre incluso para presentadores experimentados. La clave del éxito es asegurarse de que su presentación sea una ayuda visual y no una distracción visual. Para obtener los mejores resultados, evite estos "siete pecados capitales" comunes de las presentaciones de Powerpoint ©.

1. Deslice las transiciones y los efectos de sonido.
Se convierten en el foco de atención, lo que a su vez distrae a la audiencia. Peor aún, cuando una presentación que contiene varios efectos y transiciones se ejecuta en una computadora mucho más lenta que en la que se creó, el resultado es una reproducción lenta, casi cómica. Esos trucos rara vez mejoran el mensaje que intentas comunicar. A menos que esté presentando en una convención de ciencia ficción, ¡omita el texto guiado por láser!

Deje los desvanecimientos, desvanecimientos, toallitas, persianas, disolves, cuadros, cortes, cubiertas y divisiones entre los cineastas de Hollywood. Incluso las "construcciones" (líneas de texto que aparecen cada vez que se presiona el mouse) pueden distraer. Concéntrese en su mensaje, no en la tecnología.

2. Clipart estándar.
¡Muerte a los frijoles de pantalla! Powerpoint © ahora es tan utilizado que las imágenes prediseñadas incluidas se han convertido en un "cliché visual". "Muestra una falta de creatividad y una adherencia cansada a una forma estándar.

Primero, asegúrese de que necesita gráficos para mejorar su mensaje. Si lo hace, use sus propias fotografías escaneadas o gráficos de mejor calidad de compañías como PhotoDisc. Las capturas de pantalla pueden agregar realismo al presentar información sobre un sitio web o un programa de computadora. Dos populares programas de captura de pantalla son Snagit (www. Techsmith.com) para Windows y Snapz Pro (www. Ambrosiasw.com) para Macintosh.

Ambos están disponibles como shareware.

3. Plantillas de presentación.
Otro cliché visual. Las plantillas te obligan a adaptar tus ideas originales al molde preempaquetado de otra persona. Las plantillas a menudo contienen fondos que distraen y combinaciones de colores pobres. Elija un buen libro sobre gráficos web y aplique los mismos principios a sus diapositivas. Cree su propia apariencia distintiva o use el logotipo de su empresa en una esquina de la pantalla.

4. Diapositivas pesadas de texto.
Las diapositivas proyectadas son un buen medio para representar gráficamente una idea o proporcionar una visión general.Son un medio pobre para los detalles y la lectura. Evite párrafos, citas e incluso oraciones completas. Limite sus diapositivas a cinco líneas de texto y use palabras y frases para expresar sus puntos. El público podrá digerir y retener puntos clave más fácilmente. No use sus diapositivas como notas de orador o simplemente proyecte un esquema de su presentación.

5. El Paradigma "Yo".
Los presentadores a menudo escanean una tabla o gráfico directamente de su material corporativo impreso existente y lo incluyen en sus presentaciones de diapositivas. Los resultados casi siempre son subóptimos. Las imágenes impresas suelen verse desde 8 hasta 12 pulgadas en lugar de verse desde varios pies. Típicamente, son demasiado pequeños, demasiado detallados y demasiado textuales para una presentación visual efectiva.

Lo mismo es cierto para el tamaño de fuente; La fuente de 12 puntos es adecuada cuando el texto está frente a ti. En una presentación de diapositivas, apunte a un mínimo de fuente de 40 puntos. Recuerda a la audiencia y mueve el círculo de "mí" a "nosotros". "Asegúrese de que todos los elementos de una diapositiva en particular sean lo suficientemente grandes para que se puedan ver fácilmente. El tamaño realmente importa

6. Leyendo.
Una presentación oral debe enfocarse en hablar y escuchar interactivamente, no leer por el orador o la audiencia. Las demandas del lenguaje hablado y escrito difieren significativamente. El lenguaje hablado es más corto, menos formal y más directo. Leer texto arruina una presentación. Un punto relacionado tiene que ver con los folletos para la audiencia. Uno de sus objetivos como presentador es capturar y mantener la atención del público. Si distribuye materiales antes de su presentación, su audiencia leerá los folletos en lugar de escucharlo. A menudo, las partes de una presentación efectiva dependen de crear suspenso para atraer a la audiencia.

Si el público puede leer todo lo que va a decir, ese elemento se pierde.

7. Fe en la tecnología.
Nunca se sabe cuando un mal funcionamiento del equipo o interfaces incompatibles lo forzarán a dar su presentación en otra computadora. Prepárese haciendo una copia de seguridad de su presentación en un CD-ROM.

Mejor aún es una tarjeta de memoria flash compacta con un adaptador para la ranura PCMCIA en su computadora portátil. Con él, aún puede hacer cambios de último minuto. También es una buena idea preparar algunas transparencias en color de sus diapositivas principales. En el peor de los casos, ninguna de las tecnologías funciona y usted no tiene imágenes para presentar. Debería poder dar una presentación excelente si se concentra en el mensaje. Familiarícese siempre con la presentación, practíquela y prepárese para captar la atención del público, independientemente de la tecnología disponible. Es casi un arte perdido.

Dr. Joseph Sommerville se ha ganado el título de "The Presentation Expert" por ayudar a los profesionales a diseñar, desarrollar y ofrecer presentaciones más efectivas. Es el director de Peak Communication Performance, una firma con sede en Houston que trabaja en todo el mundo para ayudar a los profesionales a desarrollar habilidades en comunicación estratégica.