Solicitud de documento de propuesta (RFP)

Introducción

Cuando se ha definido un requisito comercial complejo, una empresa está lista para encontrar un proveedor que cumpla con los requisitos. El primer paso para encontrar un proveedor es crear y enviar una Solicitud de propuesta (RFP). El documento RFP debe contener en detalle todos los aspectos del requisito comercial, y lo que la compañía requiere de un posible proveedor para cumplir con los requisitos especificados en la RFP.

El vendedor realizará una oferta en función de su comprensión de los requisitos especificados en la RFP, y las ofertas competidoras se evaluarán para producir la selección del proveedor ganador o una lista breve de vendedores que luego harán presentaciones a la compañía.

Definición del documento de solicitud de propuesta

El documento RFP es crucial para obtener un proveedor que pueda cumplir con los requisitos comerciales de un cliente. Si el documento es defectuoso, ya sea por requisitos ambiguos, requisitos faltantes o requisitos irrazonables para el proveedor, entonces el proceso de RFP dará lugar a ofertas incompletas o, en algunos casos, no se lanzarán ofertas. Los proveedores no están obligados a presentar ofertas para cada RFP que reciben, e incluso si pudieran cumplir con los requisitos de RFP, es posible que no tengan la capacidad de cumplir con los requisitos de manera oportuna. El último se encuentra a menudo cuando un cliente envía solicitudes de propuesta a proveedores más pequeños que pueden ser líderes en su campo pero que no tienen los medios o la capacidad para satisfacer las necesidades del cliente.

Cada RFP será diferente según los requisitos que se hayan definido y las necesidades específicas del cliente. Incluso dentro de la misma empresa, un documento RFP puede diferir en el enfoque dependiendo de los requisitos principales. Para algunas RFP, el enfoque puede estar en el precio, mientras que otras pueden enfocarse en los tiempos de entrega o los requisitos de calidad para los artículos necesarios.

Funciones específicas del documento RFP

Hay algunas características del documento RFP que se requieren. Por ejemplo, cada RFP debe tener una fecha y hora específicas en las que el cliente requiera que todos los posibles proveedores hayan enviado una oferta. Si las ofertas se envían después de esa fecha, deben descartarse. Si un proveedor no puede presentar una oferta a tiempo, esto podría indicar un posible problema con la organización y tal vez inquietudes sobre la entrega.

Sin embargo, el cliente debe dar a los proveedores el tiempo adecuado para enviar una oferta. Si los requisitos son particularmente complejos, los vendedores pueden necesitar armar un equipo de respuesta para dividir los requisitos en áreas que puedan entender y luego armar una oferta. Si el cronograma definido en el RFP es demasiado corto, las respuestas pueden apresurarse y los proveedores pueden estar adivinando la complejidad del proyecto, en lugar de comprenderlo por completo.Esto dará lugar a ofertas imprecisas y a un proceso de solicitud de propuestas desaprovechado.

El documento de RFP debe indicar el proceso si los proveedores tienen preguntas adicionales sobre los requisitos especificados en el RFP. No se debe permitir que los vendedores llamen al cliente, ya que esto puede llevar a que a un proveedor se le brinde información adicional que les brinde una ventaja competitiva.

Lo mejor es concertar una llamada de conferencia para que los representantes de cada proveedor puedan preguntar y escuchar las preguntas dirigidas al cliente. Esto asegura una equidad en el proceso de licitación.

Un documento de RFP también debe especificar claramente el formato de respuesta RFP del proveedor. Si esto no está claramente definido, se enviarán respuestas en diferentes formatos y sería imposible comparar las ofertas del vendedor. El formato de respuesta debe identificar qué se requiere del vendedor en cada sección, como referencias, hojas de vida de posibles miembros del equipo, un documento con la comprensión de los proveedores de los requisitos y un formato para el precio. Si cada proveedor se adhiere al formato de respuesta correcto, esto facilitará la comparación de las ofertas.