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No hay muchas diapositivas bajo el radar del Servicio de Rentas Internas, por lo que no debería ser una sorpresa que el IRS requiera la presentación de informes de ingresos comerciales recibidos a través de pagos con tarjeta de crédito y débito. Esta regla entró en vigor en 2011. Si su empresa acepta pagos con tarjeta de crédito o débito, cada proveedor de servicios que procesa estas transacciones está obligado a enviar una información al IRS.
La Ley
del Código de Rentas Internas sección 6050W (c) (2) requiere que los bancos y servicios comerciales deban informar los pagos brutos anuales procesados por tarjetas de crédito y / o tarjetas de débito al IRS, como así como a los comerciantes que los recibieron. Los pagos con tarjeta de crédito se informan utilizando el Formulario 1099-K. Se envían copias del formulario tanto al negocio como al IRS.
Detalles de la tarjeta de crédito y los informes de pago del comerciante
Los bancos y otros servicios de liquidación de pagos deben informar los ingresos brutos anuales de cada comerciante. El informe de ingresos se aplica a "cualquier transacción en la que se acepte una tarjeta de pago como pago", según el IRS. Los bancos y otros proveedores de servicios financieros deben informar el monto bruto total de los pagos con tarjeta de crédito y débito del año para cada comerciante.
Excepción para De Minimis Pagos
En términos del IRS, "de minimis" generalmente significa que un evento es neutral a los impuestos. La regla de pago de minimis para el informe de pagos con tarjeta de crédito establece que los bancos y los servicios de liquidación de pagos no tienen que emitir el Formulario 1099-K en determinadas circunstancias.
Esta información no es obligatoria si:
- Las transacciones de pago totales de un comerciante del año no superan los $ 20, 000, y
- El número total de transacciones del comerciante no supera 200. < Consejos para informes de tarjetas de crédito
Las pequeñas empresas deben revisar y actualizar periódicamente sus prácticas de contabilidad y contabilidad para asegurarse de que puedan conciliar las declaraciones de información enviadas por los bancos cuando reciben copias.
Cualquier discrepancia en la presentación de informes debe abordarse para que las declaraciones de impuestos precisas se puedan presentar ante el IRS.
Se detallan más detalles sobre los informes de tarjetas de crédito y cuentas mercantiles en las regulaciones emitidas por el Servicio de Rentas Internas en REG-139255-08. Entre otros asuntos, el IRS detalla quién es responsable de informar, cómo se calculan los importes brutos, y declara que se puede exigir a las empresas de pagos mercantiles que retengan fondos para la retención de respaldo.
El IRS también ha publicado instrucciones para el Formulario 1099-K. Los propietarios de negocios y contadores deben revisar este formulario para familiarizarse con el formato.
Mantener registro de devoluciones de cargo
La ley exige que los bancos denuncien los recibos brutos o totales, pero los comerciantes a menudo tienen contracargos cuando el proveedor de la tarjeta revierte una transacción debido a fraude o debido a alguna disputa.Los comerciantes pueden emitir reembolsos o pueden tener transacciones con tarjeta de débito en las que el cliente recibe devolución de dinero. Los bancos y otros servicios de transacciones de pago solo reportan pagos brutos mensuales y anuales. Los honorarios, contracargos, reembolsos y otros artículos similares no se compensan con los montos brutos a los fines del informe del IRS, y esto puede reportar recibos más altos de los que realmente se recibieron.
Las empresas deben contar con procedimientos contables completos para realizar un seguimiento de estas transacciones por separado. En otras palabras, si está acostumbrado a registrar solo un depósito neto de una cuenta mercantil, sería conveniente separar esos importes netos en ingresos brutos y las tarifas y reembolsos asociados para que sus informes financieros internos puedan conciliarse más fácilmente con el Formulario. 1099-K.
Informes de tarjetas de pago Requiere identificación del comerciante
Los comerciantes deben proporcionarle a su procesador de pagos el nombre legal completo de sus negocios, sus direcciones y sus números de identificación de contribuyentes para que las instituciones financieras puedan informar recibos de tarjetas de crédito y débito. Para la mayoría de las empresas, el número de identificación del contribuyente sería su número de identificación patronal o EIN. Los procesadores de pagos pueden solicitar a las empresas que les proporcionen los Formularios W-9 para que puedan obtener esta información.
Posibles problemas de retención de respaldo
Los comerciantes que no proporcionen sus números de identificación de contribuyente podrían estar sujetos a una retención de respaldo en sus pagos a una tasa del 28 por ciento. Los comerciantes deben proporcionar a sus proveedores de servicios de pago con tarjeta sus nombres, direcciones y números EIN para evitar la retención de respaldo porque puede dejar a una empresa en graves dificultades financieras. Los dueños de negocios que están luchando con deudas fiscales deben trabajar con un profesional de impuestos para desarrollar una estrategia de pago que evite cualquier retención en sus pagos con tarjeta.
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