Consejos sobre cómo preparar una factura proforma

Una factura proforma tiene todos los componentes familiares de una factura nacional ordinaria: una descripción del producto, una lista detallada de cargos y términos de venta, excepto que indica claramente "Factura proforma". " En este artículo, hablo de lo que es una factura proforma, por qué debería usar una, y cómo prepararla.

¿Qué es una factura proforma?

Una factura proforma se considera un documento de asesoramiento previo y sirve como una guía de acción sobre cuáles son las expectativas de una venta de exportación.

También prepara el escenario para el proceso de negociación. Hay una explicación detallada de este tema en el libro "Exportación: la guía definitiva para vender en el extranjero de manera rentable".

¿Por qué usar una factura proforma?

Una factura proforma ayuda a ajustar la venta de exportación. Aquí hay algunas formas en que una factura proforma es útil:

Minimiza los errores.
Sirve como un acuerdo legal y vinculante.
Describe toda la información relevante relacionada con la transacción de exportación.
Es una estructura de documento de ventas ampliamente aceptada en la industria de exportación.
Permite a los bancos establecer un método de pago en nombre del importador.

Supongamos que desea obtener un presupuesto de aterrizaje de su cliente para un envío de cepillos para el cabello a su puerto de entrada, en este caso, CNF (costo y flete) Rotterdam. Así es como prepara la factura.

Cómo preparar una factura proforma

Ejemplo:

Factura proforma
U. S. A Widgets a Rotterdam vía Océano - Cálculo del precio de salida por unidad

Tiene 100 cajas de cepillos para el cabello, empacadas 12 unidades en un estuche. Cada caja tiene un precio de $ 120 o $ 12 por unidad. El costo total del pedido es de $ 12, 000.

Precio de venta: $ 12, 000 - FOB puerta de fábrica en EE. UU.
Transporte interior: $ 700
Transporte marítimo: $ 1, 500
Obligación: $ 300 > CAF: $ 1, 250
Documentación: $ 125
Precio total de venta (o Total CNF Rotterdam)

El precio de venta es su costo para comprar el producto del fabricante, más su margen de ganancia.

Agregue esa cifra a los costos totales de envío y divida ese total por el número de casos. Eso le da su precio de desembarque por caja. Divida esa cifra por el número de unidades en un caso. Eso le proporciona su precio de desembarque por unidad. Delante de la palabra "factura", escriba "proforma".

Ha finalizado su cotización de precio y ha creado una factura proforma. No se olvide de especificar un período de tiempo específico durante el cual su cotización sea válida, y agregue el número de referencia de cotización del promotor de carga (especialista en logística).

¿Hay alguna diferencia entre una oferta de precio y una factura proforma? Hay muy poca diferencia entre los dos. La factura proforma sirve como una cita en un formulario de factura. Una cita se redacta más bien como una carta comercial o un correo electrónico detallado que describe una oferta acordada que generalmente se realiza por escrito, mientras que una factura proforma aparece exactamente igual que una factura, a excepción de la declaración de "Factura proforma" en la parte superior.

Una vez que su cliente aprueba la factura proforma, se convertirá en su factura real para el pedido. El cliente también usará la factura proforma para obtener los fondos necesarios o las licencias de importación. Su cliente debe comunicar la aceptación en una oración breve escrita o dos como la siguiente (generalmente por correo electrónico o fax), con una firma: "Aceptamos su factura proforma No.

1234 contra nuestra P. O. No. ABCD". Luego responderá: "Confirme y confirme su P. O. No. ABCD contra nuestra factura proforma No. 1234".

Eso es todo. Tienes una venta. ¡Estás en el negocio! A partir de este punto, usted o su cliente no deberán realizar cambios adicionales en la transacción hasta después de la fecha de vencimiento indicada en la proforma. Sin embargo, antes de liberar el pedido, usted y su cliente deben negociar los términos de pago. Hay muchos factores a considerar al elegir un método de pago de exportación. Asegúrese de examinarlos todos antes de finalizar su transacción.