Visión general de los sistemas de información de gestión

Visión general de los informes de gestión

Como sugiere la frase, los sistemas de informes de gestión capturan el tipo de datos que necesitan los gerentes de una compañía para administrar el negocio. El tipo de información financiera que se presenta en los informes anuales suele ser esencial. Sin embargo, los sistemas robustos de informes de gestión incluirán datos a niveles mucho más detallados que los presentados al público inversionista. Por ejemplo, los resultados financieros generales de una empresa de servicios financieros podrían refundirse en estados de pérdidas y ganancias ordenados por:

• Organización (como división, unidad comercial o departamento)
• Región geográfica
• Producto
• Segmento cliente
• Clientes específicos (minoristas e institucionales)
• Asesor financiero

Mientras tanto, los indicadores financieros, como los ingresos, los gastos y los beneficios, no son la única preocupación de los sistemas de informes de gestión. En las empresas mejor administradas, también se usan para rastrear una variedad de variables no financieras que preocupan a la gerencia, como por ejemplo:

• Número de empleados
• Clientes, hogares y / o cuentas
• Activos del cliente en custodia
• Nuevo dinero neto depositado o retirado por clientes
• Desempeño de inversión de activos del cliente bajo administración

Diseñadores y usuarios de estos sistemas

Los controladores y los directores financieros (CFO) tienden a dedicar una cantidad significativa de su tiempo al diseño, implementación, mantenimiento y ajuste de los sistemas de informes de gestión, así como a monitorear y analizar sus resultados , y recomendar cursos de acción a la administración basados ​​en dicho análisis.

Los miembros del personal de ciencia de la tecnología de la información y la gestión a menudo son socios clave de los gerentes financieros y analistas financieros en el desarrollo y mantenimiento de los sistemas de informes de gestión.

Desktop Versus Mainframe

En muchos casos, sin embargo, los sistemas de informes de gestión se construyen y mantienen estrictamente usando computadoras de escritorio, construidas en hojas de cálculo de Excel y ejecutándose en computadoras personales, en lugar de programarse en entornos de mainframe.

Tanto en empresas grandes como pequeñas, las razones para utilizar la computación de escritorio (que a menudo requieren grandes cantidades de datos de entrada manual) generalmente son dos.

Primero, los costos de desarrollo y mantenimiento tienden a ser mucho menores que con las aplicaciones de mainframe.

Segundo, un entorno de computación de escritorio permite una flexibilidad mucho mayor en el cambio de algoritmos computacionales y formatos de informes que una aplicación típica basada en mainframe. Esta es una consideración vital en entornos comerciales dinámicos donde la estructura corporativa, ofertas de productos, procesos comerciales, métodos analíticos y / o requisitos de informes están en constante cambio, o donde la administración es propensa a hacer preguntas frecuentes no estándar o personalizadas de sus analistas financieros.

Automatización versus procesos manuales

En muchos casos, los denominados sistemas de informes de gestión son muy dependientes de los procesos manuales y están lejos de estar completamente (o incluso principalmente) automatizados. Por ejemplo, muchos de los informes que terminan en los escritorios de los ejecutivos en realidad pueden ser hojas de cálculo pobladas manualmente con datos y formateadas por el personal. En este sentido, los sistemas de informes de gestión a menudo son, en un sentido más estricto, procesos más que sistemas de información, ya que esa frase generalmente se entiende.

Aplicaciones de los informes de gestión

Los sistemas de informes de gestión con frecuencia son herramientas fundamentales para evaluar el rendimiento de las organizaciones y los administradores, y en ocasiones también de los empleados de niveles inferiores. Los resultados pueden ser determinantes clave de la compensación, como el establecimiento de grupos de bonificación. Por ejemplo, el jefe y el personal de una unidad de negocios pueden hacer que sus bonificaciones se vean expulsadas de las ganancias que un sistema de informes de gestión atribuye a esa unidad. Del mismo modo, para un gerente de producto, si la empresa tiene un sistema de medición de la rentabilidad del producto bien desarrollado. También para un gerente de marketing para el desarrollo y la rentabilidad de un segmento de cliente dado, si se mide el rendimiento de ese segmento.

Obstáculos para desarrollar sistemas de informes de gestión

Un problema común con el desarrollo de esquemas de informes de gestión es que los datos necesarios para completar el informe anual de la empresa, Formulario 10-K, Formulario 10-Q, declaraciones de impuestos corporativos e informes (entre otros distritos electorales externos), puede no ser lo suficientemente detallada o en un formato adecuado para realizar los tipos de análisis (algunos de ellos mencionados anteriormente) de que la gerencia puede necesitar evaluar la empresa y sus líneas de negocio constituyentes, y ajustar su estrategia dirección.

La información de gestión es un término general para este tipo de análisis que la administración utiliza internamente, en lugar de informar a entidades externas (como el público inversionista, las autoridades tributarias y los organismos reguladores).

Problemas analíticos clave

El desarrollo de sistemas de informes de gestión a menudo enfrenta obstáculos relacionados con cuestiones analíticas clave, como:

• Metodologías de precios de transferencia interna
• La atribución de gastos generales corporativos a productos o clientes individuales
• Desagregando los cambios en los activos del cliente en los impactos separados de los cambios en los precios de mercado (es decir, el rendimiento de la inversión) y de los depósitos y retiros netos

En la mayoría de los casos, estos desafíos analíticos son susceptibles de múltiples métodos, cada uno de los cuales tiene sus propios inconvenientes y no es demostrablemente superior en todas las situaciones.